Peter Communication Systems : planifier la capacité des techniciens avec GanttPRO
« Nous avons testé d’autres outils, mais aucun ne propose la vue de charge de travail comme nous en avions besoin. »
Une histoire sur une entreprise technologique qui propose des solutions centrées sur le client grâce à la fonctionnalité Charge de travail et aux ressources virtuelles de GanttPRO.
Aperçu de l'entreprise
Société : Peter Communication Systems
Rôles interrogés : Marc Becker, responsable IT et opérations techniques
Types de projets : projets IT clients à cycle court
Pressions externes : attentes des clients, délais de livraison courts
Historique des outils : Microsoft Project
Problèmes pressentis : capacités limitées de charge dans les outils précédents
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Peter Communication Systems est une entreprise technologique qui propose un large éventail de solutions pour accompagner sur site ou pour des projets individuels, dans les domaines de la technologie réseau, des infrastructures basées sur le cloud, des services gérés et des composants de la sécurité informatique. L’équipe d’environ 20 spécialistes mène des projets d’une durée pouvant aller jusqu’à quatre semaines, aidant les clients à gérer des tâches en dehors de leur expertise principale.
Marc Becker, Responsable IT & Opérations Techniques, explique pourquoi GanttPRO a été choisi et comment il s’intègre à leur workflow aujourd’hui.
« Notre travail est très axé sur les clients et nous devons évaluer rapidement si nous pouvons accepter un nouveau projet. Workload nous aide à comprendre cela sans effort. »
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
« Avant de trouver GanttPRO, nous utilisions Microsoft Project, puis nous avons basculé sur Microsoft Planner. Notre département technique grandissait et nous avions besoin d’un environnement partagé où chacun pouvait voir qui était disponible et dont la capacité lui permettait d’assumer des tâches supplémentaires sur une courte période. Microsoft Planner ne pouvait pas répondre pleinement à cette exigence. »
Solution
Comme le flux de travail de l’équipe repose sur les exigences des clients et des cycles de projets courts, la gestion des initiatives à cycle court tout en affectant les techniciens est leur priorité n°1. C’est pourquoi Workload a été le point fort et la principale raison de l’adoption de GanttPRO.
« Notre travail est très axé sur les clients et nous devons évaluer rapidement si nous pouvons accepter un nouveau projet. Workload nous aide à comprendre cela sans effort. »
« Nous avons testé d’autres outils, mais ils n’ont pas la vue Workload comme nous en avions besoin. »La fonction de charge s’appuie sur les ressources virtuelles, qui, ensemble, créent une structure cohérente : « Les ressources virtuelles sont utilisées pour la planification initiale des capacités, car nous ne savons généralement pas qui sera finalement affecté à une tâche. À ce stade, nous surchargeons légèrement nos techniciens afin d’aider à prévenir les goulots d’étranglement de capacité. Une fois que nous recevons la confirmation du client, ces places virtuelles sont remplacées par des membres réels de l’équipe. »
« La phase d’intégration a été plutôt facile. Quelques membres de l’équipe ont suivi une période d’onboarding de plusieurs semaines, puis nous avons organisé une grande réunion au cours de laquelle nous avons présenté l’outil à tout le monde et expliqué comment l’utiliser. En plus, GanttPRO s’est révélé très intuitif. »
Impact
À quoi ressemble votre travail aujourd’hui avec GanttPRO ?
Actuellement, GanttPRO sert de mécanisme de planification stratégique à l’équipe, permettant à chacun de comprendre la capacité pour les prochains mois et de déterminer si des spécialistes supplémentaires devront être mobilisés. La partie plus spontanée du travail est elle aussi devenue plus simple à gérer, ce qui permet d’évaluer rapidement si un spécialiste peut prendre en charge une nouvelle tâche. Au cœur de ce processus se trouve la fonctionnalité Charge de travail, associée aux ressources virtuelles, qui rend l’allocation des ressources plus prévisible et les décisions de staffing plus sûres.