
MARTINRILEY architects ▪ engineers: met GanttPRO multidisciplinaire architectuur- en ingenieursprojecten opleveren
“Er was zeker een moment in het begin waarop we dachten: ‘Dit is geweldig. Dit is precies waar we naar zochten.’ En naarmate we meer tijd besteedden aan het gebruik van GanttPRO, werd het veel meer een natuurlijke onderdeel van onze dagelijkse workflows en onze langetermijnplanning.”
Een verhaal over een architectuur- en ingenieursbureau dat multidisciplinaire projecten coördineert en klanten op de hoogte houdt met GanttPRO.

Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: MARTINRILEY
Geïnterviewde rollen: Noah Donica, architect en projectmanager
Soorten projecten: multidisciplinaire architectuur- en engineeringprojecten
Externe druk: overlappende projectactiviteiten, coördinatie tussen afdelingen en consistente communicatie met de klant
Toolgeschiedenis: intern hulpmiddel, Excel
Problemen die aan het licht kwamen: beperkingen van de tijdlijnweergave in eerdere oplossingen
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
"MARTINRILEY is een multidisciplinair architecten- en ingenieursbureau dat zich inzet om gemeenschappen, organisaties en bedrijven te helpen complexe facility-uitdagingen op te lossen via doordachte planning, ontwerp en engineering."
Ons werk beslaat de volledige levenscyclus van het project: van haalbaarheidsstudies en masterplanning tot renovaties, uitbreidingen, adaptief hergebruik en nieuwbouw. We bedienen klanten in de sectoren civic, education, government, industrial, commercial, housing en community. Kenmerkend voor onze aanpak is dat we praktische, innovatieve oplossingen vinden die de waarde van bestaande facilities maximaliseren, terwijl we tegelijk plannen maken voor toekomstige groei. Of we nu historische gebouwen nieuw leven inblazen, verouderde infrastructuur moderniseren of nieuwe ruimtes ontwerpen: we brengen architecten, ingenieurs en specialisten samen om functionele, duurzame omgevingen te creëren die gemeenschappen decennialang ondersteunen.
Noah Donica, Architect en Project Manager, vertelt hoe GanttPRO is geïntegreerd in de processen van MARTINRILEY en het team helpt om architectuur- en ingenieursprojecten op te leveren.
“We gebruiken nu heel veel Microsoft en we hebben ook al eens Excel-spreadsheets geprobeerd, die meteen onhandig bleken. Wat we altijd misten, was software waarmee we overlappende activiteiten op één plek konden zien. Daarom begonnen we onze zoektocht en uiteindelijk kwamen we bij GanttPRO uit.”
Strijd
Hoe pakte u projecten aan voordat u GanttPRO gebruikte?
Voorheen waren onze interne processen voor projectbeheer afhankelijk van interne software die door één van de teamleden was ontwikkeld. Hoewel die de basisfunctionaliteit bood die ze nodig hadden, waren de mogelijkheden voor planningen met Gantt-grafieken beperkt.
“Het was oorspronkelijk ontworpen door één persoon op kantoor. En toen hij naar een andere carrière overstapte, was er simpelweg niemand meer over om het te onderhouden. Het was een geweldig hulpmiddel met een kleine Gantt-grafiek, maar het was erg basaal en simpel: dit is het project, dit is de tijdlijn, en dat was het.”
Het team probeerde veelgebruikte tools zoals Excel en Microsoft Project, maar geen van beide gaf de duidelijke tijdlijn die we nodig hadden: “We gebruiken nu heel vaak Microsoft en hebben zelfs Excel-sheets geprobeerd, die meteen onhandig bleken. Wat er altijd ontbrak was software waarmee we overlappende activiteiten op één plek konden zien. Daar begonnen we onze zoektocht en uiteindelijk kwamen we bij GanttPRO uit.”
Na de proefversie en het onboardingproces verliep alles behoorlijk soepel en werd besloten om door te gaan met GanttPRO. “We hebben onze eigen korte handleiding gemaakt waarin we uiteenzetten hoe we wilden dat mensen alles zouden instellen. Elke afdeling op kantoor heeft zijn eigen sjablonen en zodra we die aanpassingsfase hadden afgerond, paste de tool zich op een natuurlijke manier in onze processen.”
Oplossing
Voor Noah persoonlijk is de Portfolio view vooral belangrijk als manier om de werkbelasting binnen het hele kantoor te coördineren. “Ik moet de Portfolio view op elk niveau van de structuur kunnen zien: op het niveau van het kantoor, op het niveau van mijn team en op mijn eigen niveau. Ik heb ten minste drie verschillende portfolio’s waartussen ik voortdurend overschakel, en dat maakt het begrijpen van wat er gebeurt heel snel en eenvoudig.”
In de architectuur-, engineering- en bouwsector is het halen van deadlines altijd cruciaal, of ze nu door een klant zijn vastgelegd of intern. Voor Noah en zijn team spelen mijlpalen een belangrijke rol bij het markeren van de fases die niet gemist of over het hoofd gezien mogen worden.
“We houden van mijlpalen op datum, omdat ze een duidelijk overzicht geven van belangrijke komende fases. Ook de mogelijkheid om in en uit te zoomen en verschillende tijdsfragmenten te visualiseren is erg handig. Dat is misschien wel mijn favoriete functie.”“Sjablonen maken het opstarten van nieuwe projecten veel eenvoudiger. De meeste medewerkers beginnen ermee: dat helpt om het project sneller in te stellen en een consistente aanpak in alle afdelingen te behouden.”
“Met GanttPRO houden we onze klanten niet alleen op de hoogte van onze interne activiteiten. Dankzij de PDF-export en de gedeelde portfolioweergave blijft iedereen op één lijn en is het veel eenvoudiger om aanpassingen te bespreken.”
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
“Er was zeker een moment in het begin waarop we dachten: ‘Dit is geweldig; dit is precies wat we hebben gezocht.’ En naarmate we meer tijd besteedden aan het gebruik van GanttPRO, werd het een veel natuurlijker onderdeel van onze dagelijkse workflows en onze langetermijnplanning.”
Vandaag, met een team van ongeveer 45 mensen, dient GanttPRO zowel als middel voor communicatie met klanten als ook als manier om interne workflows te monitoren. Het helpt de organisatie om een duidelijk beeld te behouden van de werkbelasting en de projectpijplijn in de komende maanden, weken en dagen. Het wordt veel gebruikt door projectmanagers om hun projecten aan te sturen en biedt bovendien hoofden van afdelingen een extra laag zichtbaarheid in wat elke projectmanager aan het doen is.



