MARTINRILEY architects ▪ engineers: Multidisziplinäre Architektur- und Ingenieurprojekte mit GanttPRO umsetzen
„Ganz am Anfang gab es definitiv einen Moment, in dem wir gedacht haben: ‚Das ist großartig. Das ist genau das, wonach wir gesucht haben.‘ Und je mehr Zeit wir damit verbracht haben, GanttPRO zu verwenden, desto natürlicher wurde es zu einem Teil unserer täglichen Workflows und unserer langfristigen Planung.“
Eine Story über eine Architektur- und Ingenieurfirma, die multidisziplinäre Projekte koordiniert und Kunden mit GanttPRO auf dem Laufenden hält.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: MARTINRILEY
Interviewte Rollen: Noah Donica, Architekt und Projektmanager
Projekttypen: multidisziplinäre Architektur- und Ingenieurprojekte
Externer Druck: sich überschneidende Projektaktivitäten, Koordination zwischen Abteilungen und eine konsistente Kommunikation mit dem Kunden
Tool-Verlauf: internes Tool, Excel
Angedeutete Probleme: Einschränkungen der Zeitleistenansicht in früheren Lösungen
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
„MARTINRILEY ist eine interdisziplinäre Architektur- und Ingenieurgesellschaft, die sich dafür einsetzt, Gemeinden, Organisationen und Unternehmen dabei zu helfen, komplexe Herausforderungen rund um Einrichtungen (facility) durch durchdachte Planung, Gestaltung und Ingenieurleistungen zu lösen.“
Unsere Arbeit erstreckt sich über den gesamten Projektlebenszyklus – von Machbarkeitsstudien und Masterplanung über Renovierungen, Erweiterungen, adaptive Wiederverwendung bis hin zu Neubauten. Dabei betreuen wir Kunden aus den Bereichen kommunal, Bildung, öffentlicher Sektor, Industrie, Gewerbe, Wohnen und Community. Ein Kennzeichen unserer Praxis ist es, praktische und innovative Lösungen zu finden, die den Nutzen bestehender Einrichtungen maximieren, während gleichzeitig die Planung für zukünftiges Wachstum erfolgt. Ganz gleich, ob wir historische Gebäude revitalisieren, alternde Infrastruktur modernisieren oder neue Räume entwerfen: Wir bringen Architekten, Ingenieure und Spezialisten zusammen, um funktionsfähige und nachhaltige Umgebungen zu schaffen, die Gemeinschaften über Jahrzehnte hinweg unterstützen.
Noah Donica, Architekt und Projektmanager, berichtet, wie GanttPRO in die Prozesse von MARTINRILEY integriert ist und dem Team hilft, Architektur- und Ingenieurprojekte umzusetzen.
„Wir nutzen mittlerweile sehr viel Microsoft und haben sogar Excel-Tabellen ausprobiert, die sich sofort als unpraktisch erwiesen. Was uns immer gefehlt hat, war eine Software, mit der wir überlappende Aktivitäten an einem Ort sehen können. Genau damit haben wir unsere Suche begonnen und sind schließlich bei GanttPRO gelandet.“
Herausforderung
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Zuvor hingen unsere internen Prozesse im Projektmanagement von einer hausinternen Software ab, die von einem Teammitglied entwickelt wurde. Obwohl sie die Kernfunktionen bot, die wir brauchten, waren die Möglichkeiten mit Diagrammen (Gantt) begrenzt.
„Ursprünglich wurde sie von einer Person in unserem Büro entworfen. Als er dann in eine andere berufliche Richtung gewechselt ist, gab es schlicht niemanden mehr, der sie pflegen konnte. Es war ein gutes Tool mit einem kleinen Gantt-Chart, aber sehr rudimentär und simpel: Projekt, Zeitleiste, und das war’s.“
Das Team hat zwar weit verbreitete Tools wie Excel und Microsoft Project ausprobiert, aber keines lieferte die klare Zeitleiste, die wir brauchten: „Wir nutzen Microsoft mittlerweile sehr viel und haben auch Excel-Tabellen getestet, die sich sofort als unpraktisch erwiesen. Uns hat immer eine Software gefehlt, mit der wir überlappende Aktivitäten an einem Ort sehen können. Genau dort haben wir angefangen zu suchen, und am Ende sind wir bei GanttPRO gelandet.“
Nach der Testversion und dem Onboarding-Prozess lief alles ziemlich reibungslos, daher wurde entschieden, mit GanttPRO weiterzumachen. „Wir haben eine kurze Anleitung erstellt, in der wir beschrieben haben, wie wir uns die Einrichtung vorgestellt haben. Jede Abteilung im Büro hat ihre eigenen Vorlagen, und nachdem wir diese Anpassungsphase abgeschlossen hatten, hat sich das Tool natürlich in unsere Prozesse eingefügt.“
Lösung
Für Noah persönlich ist die Portfolio-Ansicht besonders wichtig, um die Auslastung im gesamten Büro zu koordinieren. „Ich muss die Portfolio-Ansicht auf jeder Ebene der Struktur haben – auf der Ebene des Büros, auf der Ebene meines Teams und auf meiner eigenen Ebene. Ich habe mindestens drei verschiedene Portfolios, zwischen denen ich ständig wechsle, und so ist das Verständnis, was gerade passiert, sehr schnell und unkompliziert.“
In den Bereichen Architektur, Ingenieurwesen und Bauwesen ist das Einhalten von Deadlines immer entscheidend – ganz gleich, ob sie vom Kunden vorgegeben werden oder intern. Für Noah und sein Team spielen Meilensteine eine wichtige Rolle, um die Etappen hervorzuheben, die man nicht verpassen oder übersehen darf.
“Wir mögen Meilensteine nach Datum, weil sie eine klare Darstellung der bedeutenden anstehenden Etappen bieten. Die Möglichkeit, rein- und rauszuzoomen und unterschiedliche Zeitabschnitte zu visualisieren, ist ebenfalls sehr nützlich. Das könnte mein persönliches Lieblings-Feature sein.”„Vorlagen erleichtern den Start neuer Projekte erheblich. Die meisten Mitarbeitenden beginnen genau damit: Das hilft, das Projekt schneller einzurichten und in allen Abteilungen einen einheitlichen Ansatz beizubehalten.“
„Über unsere internen Aktivitäten hinaus halten wir mit GanttPRO unsere Kunden auf dem Laufenden. Der PDF-Export und die gemeinsame Portfolio-Ansicht helfen dabei, alle auf eine Linie zu bringen, und machen es deutlich einfacher, Anpassungen zu besprechen.“
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
„Ganz am Anfang gab es definitiv einen Moment, in dem wir dachten: ‚Das ist großartig – genau das haben wir gesucht.‘ Und als wir mehr Zeit damit verbracht haben, GanttPRO zu nutzen, wurde es zu einem viel natürlicheren Bestandteil unserer täglichen Abläufe und unserer langfristigen Planung.“
Heute, mit einem Team von rund 45 Personen, dient GanttPRO sowohl als Mittel zur Kommunikation mit Kunden als auch dazu, interne Workflows zu überwachen. Es hilft dem Unternehmen, ein klares Bild von der Auslastung und der Projektpipeline über die kommenden Monate, Wochen und Tage hinweg zu behalten. Es wird von Projektleitern häufig eingesetzt, um ihre Projekte zu steuern, und gibt zudem den Bereichsleitern eine zusätzliche Transparenz darüber, woran jeder Projektleiter gerade arbeitet.