MARTINRILEY architects ▪ engineers: levere tverrfaglige arkitektur- og ingeniørprosjekter med GanttPRO
«Det var helt klart et øyeblikk helt i starten da vi tenkte: ‘Dette er flott. Dette er akkurat det vi har lett etter’. Og etter hvert som vi brukte mer tid på å bruke GanttPRO, ble det mye mer en naturlig del av de daglige arbeidsflytene våre og den langsiktige planleggingen.»
En historie om et arkitektur- og ingeniørfirma som koordinerer tverrfaglige prosjekter og holder kunder oppdatert med GanttPRO.
Bedriftsoversikt
Selskap: MARTINRILEY
Intervjuede roller: Noah Donica, arkitekt og prosjektleder
Prosjekttyper: tverrfaglige arkitektur- og ingeniørprosjekter
Eksternt press: overlappende prosjektaktiviteter, samordning mellom avdelinger og jevnlig kommunikasjon med kunden
Verktøyhistorikk: internt verktøy, Excel
Problemer som kom frem: begrensninger i tidlinjevisningen i tidligere løsninger
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
"MARTINRILEY er et tverrfaglig arkitektur- og ingeniørfirma som er dedikert til å hjelpe lokalsamfunn, organisasjoner og bedrifter med å løse komplekse utfordringer knyttet til anlegg (facility) gjennom gjennomtenkt planlegging, design og engineering."
Arbeidet vårt dekker hele prosjektets livssyklus, fra feasibility-studier og masterplanlegging til renoveringer, påbygg, adaptiv gjenbruk og nybygg, og vi betjener kunder på tvers av sektorene civic, education, government, industrial, commercial, housing og community. Et kjennetegn ved praksisen vår er å finne praktiske og innovative løsninger som maksimerer verdien av eksisterende anlegg, samtidig som vi planlegger for fremtidig vekst. Enten vi revitaliserer historiske bygg, moderniserer aldrende infrastruktur eller designer nye rom, samler vi arkitekter, ingeniører og spesialister for å skape funksjonelle og bærekraftige miljøer som gagner lokalsamfunn i tiår.
Noah Donica, arkitekt og prosjektleder, deler hvordan GanttPRO er integrert i MARTINRILEY sine prosesser, og hvordan det hjelper teamet å levere arkitektur- og ingeniørprosjekter.
“Vi bruker nå mye Microsoft, og vi prøvde til og med Excel-ark, som umiddelbart viste seg å være upraktiske. Det som alltid manglet, var programvare som lot oss se overlappende aktiviteter på ett sted. Det var der vi startet søket vårt, og til slutt kom vi over GanttPRO.”
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Før var våre interne prosesser for prosjektledelse avhengige av egenutviklet programvare som var utviklet av ett av teammedlemmene. Selv om den tilbød kjernefunksjonene de trengte, var mulighetene for planlegging via Gantt-diagramer begrenset.
«Den ble opprinnelig laget av én person på kontoret vårt, og da han gikk videre til en annen karriere, var det rett og slett ingen igjen som kunne vedlikeholde den. Det var et flott verktøy med et lite Gantt-diagram, men det var veldig grunnleggende og enkelt – dette er prosjektet, dette er tidslinjen, og så var det ikke mer.»
Teamet prøvde mye brukte verktøy som Excel og Microsoft Project, men ingen av dem ga den tydelige tidslinjen vi trengte: “Vi bruker Microsoft mye nå, og til og med prøvde vi Excel-ark som umiddelbart viste seg å være upraktiske. Det som alltid manglet var programvare som kunne la oss se overlappende aktiviteter på ett sted. Det var der vi startet søket, og til slutt kom vi over GanttPRO.”
Etter prøveversjonen og onboardingprosessen gikk alt ganske smidig, så det ble bestemt at vi skulle gå videre med GanttPRO. «Vi lagde vår egen korte veiledning som beskrev hvordan vi ønsket at folk skulle sette opp ting. Hvert avdelingskontor har sine egne maler, og når vi var ferdige med denne tilpasningsfasen, begynte verktøyet å passe naturlig inn i prosessene våre.»
Løsning
For Noah personlig er Portfolio-visningen spesielt viktig som en måte å koordinere arbeidsbelastningen på tvers av hele kontoret. «Jeg trenger Portfolio-visningen på hvert nivå i strukturen – på kontornivå, på nivået til teamet mitt og på mitt eget nivå. Jeg har minst tre forskjellige porteføljer som jeg stadig hopper mellom, og det gjør det mye raskere og enklere å forstå hva som skjer.»
I arkitektur-, ingeniør- og byggebransjen er det alltid avgjørende å overholde frister, enten de er satt av en kunde eller internt. For Noah og teamet hans spiller milepæler en viktig rolle i å markere stadiene som ikke kan gås glipp av eller overses.
“Vi liker milepæler etter dato fordi de gir en tydelig fremstilling av viktige kommende stadier. Muligheten til å zoome inn og ut og visualisere ulike tidsfragmenter er også veldig nyttig. Det kan godt være min personlige favorittfunksjon.”“Malene gjør oppstart av nye prosjekter mye enklere. De fleste begynner nettopp med dem: det hjelper å sette opp prosjektet raskere og å holde en enhetlig tilnærming på tvers av alle avdelinger.”
“Utover våre interne aktiviteter holder vi kundene våre oppdatert med GanttPRO. PDF-eksporten og den delte porteføljevisningen hjelper oss å sikre at alle er på samme side, og gjør det mye enklere å diskutere justeringer.”
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
“Det var definitivt et øyeblikk helt i starten da vi tenkte: ‘Dette er flott, dette er nøyaktig det vi har lett etter.’ Og etter hvert som vi brukte mer tid på GanttPRO, ble det en mye mer naturlig del av de daglige arbeidsflytene våre og den langsiktige planleggingen.”
I dag, med et team på rundt 45 personer, fungerer GanttPRO både som en måte å kommunisere med kunder på og som en måte å overvåke interne arbeidsflyter. Det hjelper organisasjonen med å opprettholde et tydelig bilde av arbeidsbelastning og prosjektpipeline i de kommende månedene, ukene og dagene. Verktøyet brukes mye av prosjektledere for å lede prosjektene sine, og det gir også avdelingsledere et ekstra lag med innsyn i hva hver prosjektleder jobber med.