MARTINRILEY : comment une entreprise d’architecture et d’ingénierie gère des projets complexes avec GanttPRO
« Il y a eu sans aucun doute un moment au début où nous nous sommes dit : « C’est génial. C’est exactement ce que nous recherchions ». Et en passant plus de temps à utiliser GanttPRO, cela est devenu une partie beaucoup plus naturelle de nos workflows quotidiens et de notre planification à long terme. »
Une histoire à propos d’un cabinet d’architecture et d’ingénierie qui coordonne des projets multidisciplinaires et tient les clients informés grâce à GanttPRO.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : MARTINRILEY
Rôles interrogés : Noah Donica, architecte et chef de projet
Types de projets : projets d’architecture et d’ingénierie multidisciplinaires
Contraintes externes : activités de projet qui se chevauchent, coordination entre les services et communication régulière avec le client
Historique des outils : outil interne, Excel
Problèmes évoqués : limites de la vue du planning dans les solutions précédentes
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
« MARTINRILEY est un cabinet pluridisciplinaire d’architecture et d’ingénierie, dédié à l’accompagnement des communautés, des organisations et des entreprises pour résoudre des enjeux complexes liés aux infrastructures, grâce à une planification, une conception et une ingénierie attentives. »
Notre intervention couvre l’ensemble du cycle de vie du projet : des études de faisabilité et de la planification stratégique aux rénovations, aux extensions, à la réutilisation adaptative et à la construction nouvelle, au service de clients dans les secteurs civique, éducation, gouvernement, industriel, commercial, logement et territoire. L’un des marqueurs de notre approche consiste à trouver des solutions concrètes et innovantes qui maximisent la valeur des infrastructures existantes tout en planifiant la croissance future. Qu’il s’agisse de revitaliser des bâtiments historiques, de moderniser des infrastructures vieillissantes ou de concevoir de nouveaux espaces, nous réunissons architectes, ingénieurs et spécialistes pour créer des environnements fonctionnels et durables qui servent les communautés pendant des décennies.
Noah Donica, architecte et chef de projet, explique comment GanttPRO s’intègre aux processus de MARTINRILEY et aide l’équipe à mener à bien des projets d’architecture et d’ingénierie.
« Nous utilisons beaucoup Microsoft à présent et nous avons même essayé des feuilles Excel, qui se sont révélées immédiatement peu pratiques. Ce qui nous manquait toujours, c’était un logiciel nous permettant de visualiser des activités qui se chevauchent au même endroit. C’est là que notre recherche a commencé, puis nous sommes finalement tombés sur GanttPRO. »
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Auparavant, les processus internes de gestion de projet dépendaient d’un logiciel développé en interne par l’un des membres de l’équipe. Même s’il couvrait les fonctionnalités principales dont ils avaient besoin, ses capacités de diagramme de Gantt étaient limitées.
« À l’origine, il a été conçu par une seule personne dans notre bureau, et lorsqu’il a changé d’orientation professionnelle, il n’y avait tout simplement personne pour l’entretenir. C’était un excellent outil, avec un petit diagramme de Gantt, mais il était rudimentaire et très simple : voilà le projet, voilà la timeline, et c’était tout. »
L’équipe a testé des outils largement utilisés comme Excel et Microsoft Project, mais aucun n’offrait la timeline claire dont ils avaient besoin : « Nous utilisons beaucoup Microsoft maintenant et même essayé des feuilles Excel, qui se sont révélées immédiatement peu pratiques. Ce qui manquait toujours, c’était un logiciel qui nous permettrait de voir les activités qui se chevauchent au même endroit. C’est là que nous avons commencé notre recherche et que nous sommes finalement tombés sur GanttPRO. »
Après la version d’essai et le processus d’onboarding, tout s’est passé assez facilement, et il a été décidé d’aller de l’avant avec GanttPRO. « Nous avons créé notre propre guide bref, qui explique comment nous voulions que les gens configurent les choses. Dans chaque département, au bureau, il y a ses propres modèles, et une fois la phase d’adaptation terminée, l’outil s’est intégré naturellement à nos processus. »
Solution
Pour Noah, la vue Portfolio est particulièrement importante pour coordonner la charge de travail à l’échelle de tout le bureau. « J’ai besoin de la vue Portfolio à chaque niveau de la structure : au niveau du bureau, au niveau de mon équipe, et au niveau de mon périmètre. J’ai au moins trois portfolios différents sur lesquels je passe constamment, et cela rend la compréhension de ce qui se passe beaucoup plus rapide et simple. »
Dans les secteurs de l’architecture, du génie et de la construction, respecter les délais est toujours crucial, qu’ils soient fixés par un client ou en interne. Pour Noah et son équipe, les jalons jouent un rôle important pour mettre en évidence les étapes qu’il ne faut pas manquer ni ignorer.
“Nous aimons les jalons par date : ils offrent une représentation claire des étapes importantes à venir. La possibilité de zoomer et de dézoomer, et de visualiser différents fragments de temps, est également très utile. C’est peut-être ma fonctionnalité préférée.”« Les modèles facilitent énormément le lancement de nouveaux projets. La plupart des personnes commencent directement avec eux : cela permet de configurer le projet plus rapidement et de garantir une approche cohérente dans tous les services. »
« Au-delà de nos activités internes, avec GanttPRO, nous tenons nos clients informés. L’export PDF et la vue partagée du portefeuille aident à aligner tout le monde et rendent beaucoup plus facile la discussion des ajustements. »
Impact
À quoi ressemble votre travail aujourd’hui avec GanttPRO ?
« Il y a eu, au tout début, un moment où nous nous sommes dit : “C’est génial, c’est exactement ce que nous cherchions”. Et en passant plus de temps à utiliser GanttPRO, cela est devenu une partie beaucoup plus naturelle de nos workflows quotidiens et de notre planification à long terme. »
Aujourd’hui, avec une équipe d’environ 45 personnes, GanttPRO sert à la fois de moyen de communication avec les clients et de dispositif pour suivre les flux de travail internes. Il aide l’organisation à conserver une vision claire de la charge de travail et du pipeline de projets sur les mois, semaines et jours à venir. Largement utilisé par les chefs de projet pour piloter leurs projets, il offre aussi aux responsables de service une couche de visibilité supplémentaire sur ce que chaque chef de projet est en train de faire.