MARTINRILEY architects ▪ engineers: realizacja wielodyscyplinarnych projektów architektury i inżynierii z GanttPRO
„Na pewno był taki moment na początku, kiedy pomyśleliśmy: „To świetne. To dokładnie to, czego szukaliśmy”. A im więcej czasu spędzaliśmy, korzystając z GanttPRO, tym bardziej stawało się ono naturalną częścią naszych codziennych workflowów i długoterminowego planowania.”
Historia firmy architektonicznej i inżynieryjnej, która koordynuje projekty wielodyscyplinarne i aktualizuje klientów dzięki GanttPRO.
Przegląd firmy
Firma: MARTINRILEY
Role: Noah Donica, architekt i kierownik projektów
Typy projektów: projekty architektury i inżynierii wielobranżowej
Czynniki zewnętrzne: nakładające się działania projektowe, koordynacja między działami oraz stały kontakt z klientem
Historia narzędzi: narzędzie wewnętrzne, Excel
Sugerowane problemy: ograniczenia widoku osi czasu w poprzednich rozwiązaniach
Podsumowanie
Tło firmy
Na czym koncentruje się Twoja firma?
„MARTINRILEY to interdyscyplinarne biuro architektoniczno-inżynieryjne, które pomaga społecznościom, organizacjom i firmom rozwiązywać złożone wyzwania związane z obiektami (facility) dzięki przemyślanemu planowaniu, projektowaniu i inżynierii”.
Nasze działania obejmują cały cykl życia projektu — od studiów wykonalności i planowania strategicznego po remonty, rozbudowy, adaptacyjne ponowne wykorzystanie oraz nową budowę, obsługując klientów w obszarach miejskich (civic), edukacji, administracji publicznej, przemysłu, handlu, mieszkalnictwa oraz projektów społecznych. Znakiem rozpoznawczym naszej praktyki jest znajdowanie praktycznych, innowacyjnych rozwiązań, które maksymalizują wartość istniejących obiektów, przy jednoczesnym planowaniu przyszłego rozwoju. Niezależnie od tego, czy rewitalizujemy zabytkowe budynki, modernizujemy starzejącą się infrastrukturę, czy projektujemy nowe przestrzenie, łączymy architektów, inżynierów i specjalistów, aby tworzyć funkcjonalne, zrównoważone środowiska służące społecznościom przez dziesięciolecia.
Noah Donica, architekt i kierownik projektu, opowiada o tym, jak GanttPRO jest zintegrowany z procesami MARTINRILEY i pomaga zespołowi realizować projekty z zakresu architektury i inżynierii.
„Teraz bardzo dużo używamy programu Microsoft i nawet próbowaliśmy arkuszy Excela, które od razu okazały się niewygodne. Zawsze brakowało nam oprogramowania, które pozwalałoby zobaczyć nakładające się na siebie działania w jednym miejscu. Właśnie od tego zaczęliśmy poszukiwania i w końcu trafiliśmy na GanttPRO.”
Problem
Jak wyglądało twoje podejście przed GanttPRO?
Wcześniej wewnętrzne procesy zarządzania projektami zależały od firmowego oprogramowania stworzonego przez jednego z członków zespołu. Choć zapewniało podstawowe funkcje, których potrzebowali, jego możliwości planowania w oparciu o wykres Gantta były ograniczone.
„Na początku zaprojektowała to jedna osoba w naszym biurze, a gdy przeszła na inną ścieżkę kariery, po prostu nie było już nikogo, kto mógłby to utrzymywać. To było świetne narzędzie z małym wykresem Gantta, ale bardzo podstawowe i proste — oto projekt, oto oś czasu i tyle”.
Zespół testował powszechnie używane narzędzia, takie jak Excel i Microsoft Project, ale żadne z nich nie dawało tak jasnej osi czasu, jakiej potrzebowaliśmy: „Teraz używamy Microsoftu bardzo często i nawet próbowaliśmy arkuszy Excela, które od razu okazały się niewygodne. Zawsze brakowało nam oprogramowania, które pozwalałoby zobaczyć nakładające się aktywności w jednym miejscu. Właśnie stamtąd zaczęliśmy poszukiwania i w końcu trafiliśmy na GanttPRO”.
Po wersji próbnej i procesie wdrożenia wszystko poszło dość sprawnie, więc podjęto decyzję, by iść dalej z GanttPRO. „Stworzyliśmy własny krótki przewodnik opisujący, w jaki sposób chcieliśmy, aby ludzie konfigurowali rzeczy. Każdy dział w biurze ma własne szablony i po zakończeniu tej fazy adaptacji narzędzie zaczęło naturalnie wpasowywać się w nasze procesy”.
Rozwiązanie
Dla Noaha widok Portfolio jest szczególnie ważny jako sposób na koordynowanie obciążenia pracą w całym biurze. „Potrzebuję widoku Portfolio na każdym poziomie struktury — na poziomie biura, na poziomie mojego zespołu i na moim własnym. Mam co najmniej trzy różne portfolio, między którymi stale przełączam się, i dzięki temu bardzo szybko oraz łatwo rozumiem, co dzieje się w pracy.”
W branży architektonicznej, inżynieryjnej i budowlanej dotrzymywanie terminów jest zawsze kluczowe — niezależnie od tego, czy są one wyznaczane przez klienta, czy wewnętrznie. Dla Noaha i jego zespołu kamienie milowe odgrywają ważną rolę w podkreślaniu etapów, których nie można przegapić ani zignorować.
“Lubicie kamienie milowe wg daty, bo zapewniają czytelne przedstawienie znaczących nadchodzących etapów. Możliwość przybliżania i oddalania oraz wizualizacji różnych fragmentów czasu jest również bardzo przydatna. To prawdopodobnie moja ulubiona funkcja.”„Szablony znacznie ułatwiają start nowych projektów. Większość pracowników zaczyna właśnie od nich: to pomaga szybciej skonfigurować projekt i trzymać się jednego podejścia we wszystkich działach.”
„Poza naszymi wewnętrznymi działaniami, dzięki GanttPRO informujemy naszych klientów na bieżąco. Eksport do PDF oraz wspólny widok portfolio pomagają utrzymać spójność między wszystkimi i sprawiają, że omawianie zmian jest znacznie łatwiejsze.”
Wpływ
Jak teraz wygląda twoja praca z GanttPRO?
„Na początku z pewnością był taki moment, kiedy pomyśleliśmy: „To świetne — dokładnie tego szukaliśmy”. A kiedy zaczęliśmy korzystać z GanttPRO coraz dłużej, stało się ono znacznie bardziej naturalną częścią naszych codziennych procesów oraz długoterminowego planowania.”
Dziś, mając zespół liczący około 45 osób, GanttPRO pełni zarówno rolę narzędzia do komunikacji z klientem, jak i sposobu na monitorowanie wewnętrznych procesów. Pomaga organizacji utrzymać jasny obraz obciążenia pracą oraz pipeline’u projektów w nadchodzących miesiącach, tygodniach i dniach. Jest szeroko wykorzystywane przez kierowników projektów do prowadzenia ich projektów, a jednocześnie zapewnia kierownikom działów dodatkową warstwę przejrzystości na temat tego, nad czym pracuje każdy kierownik projektu.