MARTINRILEY architects ▪ engineers: реалізація багатодисциплінарних проєктів архітектури та інженерії за допомогою GanttPRO
«На самому початку був точно такий момент, коли ми подумали: «Це чудово. Це саме те, що ми шукали». І чим більше часу ми проводили за використанням GanttPRO, тим природніше воно ставало частиною наших щоденних робочих процесів і довгострокового планування».
Історія про архітектурну та інженерну компанію, яка координує багатодисциплінарні проєкти та тримає клієнтів у курсі за допомогою GanttPRO.
Огляд компанії
Компанія: MARTINRILEY
Посадові ролі: Ной Доника, архітектор і керівник проєктів
Типи проєктів: багатопрофільні проєкти з архітектури та інженерії
Зовнішні фактори: паралельні активності проєкту, координація між відділами та стабільна комунікація з клієнтом
Історія інструментів: внутрішній інструмент, Excel
Проблеми, які підказали: обмеження перегляду таймлайна в попередніх рішеннях
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
"MARTINRILEY — це багатопрофільна архітектурно-інженерна компанія, яка допомагає громадам, організаціям і бізнесам вирішувати складні виклики, пов’язані з об’єктами (facility), завдяки продуманому плануванню, проєктуванню та інженерії."
Наша робота охоплює весь життєвий цикл проєкту: від досліджень здійсненності та master planning до реконструкцій, добудов, адаптивного повторного використання та нового будівництва. Ми працюємо з клієнтами в секторах civic, education, government, industrial, commercial, housing і community. Візитівкою нашої практики є пошук практичних і водночас інноваційних рішень, які максимізують цінність наявних об’єктів, паралельно плануючи майбутнє зростання. Незалежно від того, чи йдеться про відновлення історичних будівель, модернізацію застарілої інфраструктури або проєктування нових просторів, ми об’єднуємо архітекторів, інженерів і фахівців, щоб створювати функціональні та сталi середовища, які служитимуть громадам десятиліттями.
Ноа Доніка, архітектор і проєктний менеджер, розповідає, як GanttPRO вбудований у процеси MARTINRILEY та допомагає команді реалізовувати проєкти з архітектури й інженерії.
“Зараз ми дуже багато використовуємо Microsoft і навіть пробували таблиці Excel — вони одразу виявилися незручними. Нам завжди бракувало програмного забезпечення, яке дозволило б бачити перетинні (накладені) активності в одному місці. Саме з цього почався наш пошук, і зрештою ми натрапили на GanttPRO.”
Виклик
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
Раніше внутрішні процеси керування проєктами залежали від програмного забезпечення, розробленого всередині компанії одним із членів команди. Хоч воно й давало потрібні базові функції, можливості візуального планування у вигляді діаграми Ганта були обмежені.
«Спочатку його розробив один чоловік у нашому офісі, а коли він перейшов у іншу сферу, підтримувати інструмент стало просто нікому. Це був хороший інструмент із невеликою діаграмою Ганта, але вона була дуже базовою й простою: ось проєкт, ось таймлайн, і на цьому все».
Команда пробувала різні популярні інструменти, зокрема Excel і Microsoft Project, але жоден з них не давав чіткої шкали часу, якої нам було потрібно: «Зараз ми дуже багато працюємо з Microsoft і навіть пробували таблиці Excel — але вони одразу виявилися незручними. Чого нам завжди бракувало, так це програмного забезпечення, яке дозволяло б бачити перетинні активності в одному місці. Саме з цього почався наш пошук, і зрештою ми натрапили на GanttPRO».
Після пробного періоду та процесу онбордингу все пройшло доволі гладко, тож було вирішено рухатися далі з GanttPRO. «Ми створили власний короткий посібник із описом того, як ми хочемо, щоб люди налаштовували все. У кожного відділу в офісі є власні шаблони, і після того, як ми завершили фазу адаптації, інструмент почав природно вбудовуватися в наші процеси».
Рішення
Для Ноя персонально Portfolio view є особливо важливим способом координувати навантаження по всьому офісу. «Мені потрібно мати Portfolio view на кожному рівні структури — на рівні офісу, на рівні моєї команди та на моєму власному рівні. У мене щонайменше три різні портфелі, між якими я постійно перемикаюся, і це робить розуміння того, що відбувається, дуже швидким і простим».
У галузях архітектури, інженерії та будівництва дотримання дедлайнів завжди критично важливе — незалежно від того, чи їх визначає клієнт, чи вони встановлені всередині компанії. Для Ноя та його команди віхи відіграють важливу роль, виділяючи етапи, які не можна пропустити або залишити без уваги.
“Нам подобаються віхи за датою, бо вони дають чітке уявлення про значущі етапи, які попереду. Можливість масштабувати й візуалізувати різні фрагменти часу також дуже корисна. Можливо, це моя особиста улюблена функція.”“Шаблони значно спрощують запуск нових проєктів. Більшість співробітників починають саме з них: це допомагає швидше налаштувати проєкт і дотримуватися єдиного підходу в усіх відділах.”
«Окрім наших внутрішніх активностей, за допомогою GanttPRO ми тримаємо клієнтів у курсі подій. Експорт у PDF та спільний перегляд портфеля допомагають зберігати узгодженість між усіма й значно полегшують обговорення змін.»
Вплив
Як зараз виглядає ваша робота з GanttPRO?
«На самому початку був момент, коли ми точно подумали: “Це чудово, це саме те, що ми шукали”. А коли ми почали більше часу витрачати на роботу з GanttPRO, це стало набагато природнішою частиною наших щоденних робочих процесів і довгострокового планування».
Сьогодні, маючи команду приблизно з 45 людей, GanttPRO служить і засобом комунікації з клієнтами, і способом моніторингу внутрішніх робочих процесів. Це допомагає організації підтримувати чітке бачення завантаженості та проєктної «пайплайна» на найближчі місяці, тижні й дні. Інструмент широко використовують менеджери проєктів, щоб вести свої проєкти, а також він дає керівникам підрозділів додатковий рівень видимості того, над чим працює кожен менеджер проєкту.