MARTINRILEY: cómo una empresa de arquitectura e ingeniería gestiona proyectos complejos con GanttPRO
“Al principio hubo un momento en el que pensamos: “Esto es genial. Esto es exactamente lo que estábamos buscando”. A medida que pasamos más tiempo usando GanttPRO, se volvió mucho más una parte natural de nuestros flujos de trabajo diarios y de la planificación a largo plazo.”
Una historia sobre una empresa de arquitectura e ingeniería que coordina proyectos multidisciplinarios y mantiene a los clientes informados con GanttPRO.
Descripción de la empresa
Empresa: MARTINRILEY
Roles entrevistados: Noah Donica, arquitecto y gerente de proyectos
Tipos de proyectos: proyectos multidisciplinarios de arquitectura e ingeniería
Presiones externas: actividades superpuestas, coordinación entre departamentos y comunicación constante con el cliente
Historial de herramientas: herramienta interna, Excel
Problemas señalados: limitaciones de la vista de cronograma en soluciones anteriores
Resumen
Contexto de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
"MARTINRILEY es un estudio multidisciplinar de arquitectura e ingeniería dedicado a ayudar a comunidades, organizaciones y empresas a resolver retos complejos de instalaciones mediante una planificación, diseño e ingeniería cuidadosos."
Nuestro trabajo abarca todo el ciclo de vida del proyecto: desde los estudios de viabilidad y el plan maestro hasta las reformas, ampliaciones, reutilización adaptativa y la nueva construcción, dando servicio a clientes de los sectores cívico, educación, gobierno, industrial, comercial, vivienda y comunitario. Una seña distintiva de nuestra práctica es encontrar soluciones prácticas e innovadoras que maximicen el valor de las instalaciones existentes, al tiempo que se planifica el crecimiento futuro. Ya sea revitalizando edificios históricos, modernizando infraestructuras envejecidas o diseñando nuevos espacios, reunimos a arquitectos, ingenieros y especialistas para crear entornos funcionales y sostenibles que sirvan a las comunidades durante décadas.
Noah Donica, arquitecto y project manager, comparte cómo GanttPRO se integra en los procesos de MARTINRILEY y ayuda al equipo a entregar proyectos de arquitectura e ingeniería.
“Ahora usamos mucho Microsoft e incluso probamos hojas de Excel, que de inmediato demostraron ser poco convenientes. Lo que siempre nos faltaba era un software que nos permitiera ver actividades superpuestas en un solo lugar. Ahí empezó nuestra búsqueda y, finalmente, dimos con GanttPRO.”
Desafíos
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
Antes, los procesos internos de gestión de proyectos dependían de un software hecho a medida, desarrollado por uno de los miembros del equipo. Aunque cubría las funciones básicas que necesitaban, las capacidades de planificación con diagrama de Gantt estaban limitadas.
“Al principio lo diseñó una sola persona en nuestra oficina y, cuando cambió de carrera, simplemente ya no quedó nadie para mantenerlo. Era una herramienta excelente con un diagrama de Gantt pequeño, pero era muy rudimentaria y sencilla: este es el proyecto, esta es la línea de tiempo y ya está”.
El equipo probó herramientas muy utilizadas como Excel y Microsoft Project, pero ninguna de ellas ofrecía la línea de tiempo clara que necesitaban: “Ahora usamos Microsoft mucho y, aun así, probamos hojas de Excel que resultaron incómodas al instante. Lo que siempre nos faltaba era un software que nos permitiera ver las actividades superpuestas en un solo lugar. Ahí empezó nuestra búsqueda y, finalmente, encontramos GanttPRO”.
Después de la versión de prueba y el proceso de incorporación, todo salió bastante bien, por lo que se decidió avanzar con GanttPRO. “Creamos una guía breve propia en la que explicábamos cómo queríamos que la gente configurara todo. Cada departamento en la oficina tiene sus propias plantillas y, después de completar esa fase de adaptación, la herramienta empezó a encajar de forma natural en nuestros procesos”.
Solución
Para Noah, la vista de Portfolio es especialmente importante como forma de coordinar la carga de trabajo en toda la oficina. “Necesito tener la vista de Portfolio en cada nivel de la estructura: a nivel de oficina, a nivel de mi equipo y a nivel del mío. Tengo al menos tres portfolios diferentes entre los que voy saltando constantemente, y eso hace que entender lo que está pasando sea muy rápido y fácil.”
En las industrias de arquitectura, ingeniería y construcción, cumplir los plazos es siempre crucial, tanto si los marca un cliente como si se establecen internamente. Para Noah y su equipo, hitos desempeñan un papel importante a la hora de resaltar las etapas que no se pueden pasar por alto ni dejar de lado.
“Nos gustan los hitos por fecha porque ofrecen una representación clara de las etapas importantes que se avecinan. La posibilidad de acercar y alejar y de visualizar diferentes fragmentos de tiempo también es muy útil. Quizá esa sea mi función favorita.”“Las plantillas facilitan mucho el arranque de proyectos nuevos. La mayoría de las personas empieza por ahí: ayuda a configurar el proyecto más rápido y a mantener un enfoque uniforme en todos los departamentos.”
“Más allá de nuestras actividades internas, con GanttPRO mantenemos a nuestros clientes informados. La exportación a PDF y la vista compartida de portafolio ayudan a mantener a todos alineados y hacen mucho más fácil hablar de los ajustes.”
Impacto
¿Cómo es su trabajo ahora con GanttPRO?
“Sin duda hubo un momento al principio en el que pensamos: ‘Esto es genial, esto es exactamente lo que hemos estado buscando’. Y a medida que pasamos más tiempo usando GanttPRO, se fue convirtiendo en una parte mucho más natural de nuestros flujos de trabajo diarios y de la planificación a largo plazo.”
Hoy, con un equipo de unas 45 personas, GanttPRO sirve tanto como medio de comunicación con el cliente como para supervisar los flujos de trabajo internos. Ayuda a la organización a mantener una visión clara de la carga de trabajo y del pipeline de proyectos en los próximos meses, semanas y días. Ampliamente utilizado por los project managers para liderar sus proyectos, también les ofrece a los responsables de departamento una capa adicional de visibilidad sobre en qué está trabajando cada project manager.