MARTINRILEY architects ▪ engineers: toimitetaan monitieteisiä arkkitehtuuri- ja insinööriprojekteja GanttPRO:n avulla
”Alussa oli ehdottomasti se hetki, jolloin ajattelimme: ‘Tämä on hienoa. Tämä on juuri sitä, mitä olemme etsineet.’ Ja kun käytimme GanttPRO:ta enemmän ja enemmän, siitä tuli paljon luonnollisempi osa päivittäisiä työnkulkujamme ja pitkäjänteistä suunnittelua.”
Kertomus arkkitehtuuria ja insinöörityötä tekevästä yrityksestä, joka koordinoi monialaisia projekteja ja pitää asiakkaat ajan tasalla GanttPRO:n avulla.
Yrityksen yleiskatsaus
Yritys: MARTINRILEY
Haastatellut roolit: Noah Donica, arkkitehti ja projektipäällikkö
Projektityypit: monitieteiset arkkitehtuuri- ja insinööriprojektit
Ulkoinen paine: päällekkäiset projektitoiminnot, osastojen välinen koordinointi ja johdonmukainen viestintä asiakkaan kanssa
Työkaluhistoria: sisäinen työkalu, Excel
Vihjeitä ongelmista: aikajananäkymän rajoitukset aiemmissa ratkaisuissa
Yhteenveto
Yrityksen tausta
Mihin yrityksesi keskittyy?
"MARTINRILEY on monialainen arkkitehtuuri- ja insinööritoimisto, joka on omistautunut auttamaan yhteisöjä, organisaatioita ja yrityksiä ratkaisemaan monimutkaisia laitoksiin (facility) liittyviä haasteita huolellisella suunnittelulla, suunnittelulla ja insinööritöillä."
Työmme kattaa koko projektin elinkaaren aina toteutettavuustutkimuksista (feasibility studies) ja master planningista peruskorjauksiin (renovations), laajennuksiin (additions), mukautuvaan uudelleenkäyttöön (adaptive reuse) ja uuteen rakentamiseen (new construction). Palvelemme asiakkaita yli sektorirajojen, kuten civic, education, government, industrial, commercial, housing ja community. Käytäntömme tunnusmerkki on löytää käytännöllisiä ja innovatiivisia ratkaisuja, jotka maksimoivat olemassa olevien laitosten arvon samalla kun suunnitellaan tulevaa kasvua. Olipa kyse historiallisten rakennusten elävöittämisestä, ikääntyvän infrastruktuurin modernisoinnista tai uusien tilojen suunnittelusta, kokoamme yhteen arkkitehtejä, insinöörejä ja asiantuntijoita luodaksemme toimivia ja kestäviä ympäristöjä, jotka palvelevat yhteisöjä vuosikymmenten ajan.
Noah Donica, arkkitehti ja projektipäällikkö, kertoo, miten GanttPRO on integroitu osaksi MARTINRILEY:n prosesseja ja miten se auttaa tiimiä toimittamaan arkkitehtuuri- ja insinööriprojekteja.
“Käytämme nyt paljon Microsoftia, ja kokeilimme myös Excel-taulukoita, jotka osoittautuivat heti hankaliksi. Meillä oli aina puutetta ohjelmistosta, jonka avulla päällekkäisiä toimintoja voisi nähdä yhdessä paikassa. Siitä alkoi hakumme, ja lopulta löysimme GanttPRO:n.”
Taistelu
Miltä lähestymistapasi näytti ennen GanttPRO:ta?
Aiemmin sisäiset projektinhallinnan prosessimme perustuivat tiimin yhden jäsenen kehittämään omaan ohjelmistoon. Vaikka se tarjosi heille tarvitsemansa perustoiminnot, sen Gantt-kaavioihin perustuvat suunnittelumahdollisuudet olivat rajalliset.
“Se suunniteltiin alun perin yhdeltä ihmiseltä toimistossamme, ja kun hän siirtyi toiseen ammattiin, kukaan ei enää yksinkertaisesti ollut ylläpitämässä sitä. Se oli hyvä työkalu, jossa oli pieni Gantt-kaavio, mutta se oli hyvin alkeellinen ja yksinkertainen—tässä on projekti, tässä on aikajana, ja siinä kaikki.”
Tiimi kokeili paljon käytettyjä työkaluja, kuten Exceliä ja Microsoft Projectia, mutta mikään niistä ei tarjonnut sitä selkeää aikajanaa, jota tarvitsimme: “Käytämme nyt paljon Microsoftia ja jopa kokeilimme Excel-taulukoita, jotka osoittautuivat heti hankaliksi. Sitä, mitä aina puuttui, oli ohjelmisto, joka mahdollistaisi päällekkäisten aktiviteettien näkemisen samassa paikassa. Siitä me aloimme etsiä, ja lopulta löysimme GanttPRO:n.”
Kun kokeiluvaihe ja käyttöönoton (onboarding) prosessi sujuivat melko hyvin, päätettiin edetä GanttPRO:n kanssa. “Loimme oman lyhyen oppaan, jossa kuvasimme, miten halusimme ihmisten asettavan asiat. Jokaisella toimiston osastolla on omat mallinsa, ja kun olimme saaneet sovitusvaiheen valmiiksi, työkalu alkoi sopia luontevasti osaksi prosessejamme.”
Ratkaisu
Noahille Portfolio view on erityisen tärkeä tapa koordinoida työkuormaa koko toimistossa. “Minun täytyy nähdä Portfolio view kaikilla rakenteen tasoilla – toimistotasolla, tiimini tasolla ja omalla tasollani. Minulla on vähintään kolme eri portfoliota, joiden välillä hyppelen jatkuvasti, ja siksi on paljon nopeampaa ja helpompaa ymmärtää, mitä on meneillään.”
Arkkitehtuurin, suunnittelun ja rakennusalan yrityksissä aikataulujen pitäminen on aina ratkaisevan tärkeää, riippumatta siitä, onko ne asetettu asiakkaan toimesta vai sisäisesti. Noahin ja hänen tiiminsä kannalta maamerkit ovat tärkeässä roolissa, kun halutaan korostaa vaiheita, joita ei saa jättää huomioimatta tai joiden on pakko toteutua.
“Pidämme maamerkeistä päivämäärän mukaan, koska ne antavat selkeän kuvan merkittävistä tulevista vaiheista. Myös mahdollisuus zoomata sisään ja ulos sekä visualisoida erilaisia aikajaksoja on erittäin hyödyllistä. Se voi olla minun henkilökohtainen suosikkitoimintoni.”“Mallit helpottavat uusien projektien käynnistämistä huomattavasti. Useimmat työntekijät aloittavat niistä: näin projekti saadaan määritettyä nopeammin ja kaikissa osastoissa voidaan noudattaa yhtenäistä toimintatapaa.”
“GanttPRO:n avulla pidämme asiakkaamme ajan tasalla myös silloin, kun kyse ei ole vain sisäisestä toiminnastamme. PDF-vienti ja jaettu salkkunäkymä auttavat varmistamaan, että kaikki ovat samalla linjalla, ja tekevät muutosten läpikäynnistä paljon helpompaa.”
Vaikutus
Miltä työsi näyttää nyt GanttPRO:n kanssa?
”Alussa oli ehdottomasti hetki, jolloin ajattelimme: ’Tämä on mahtavaa, tämä on juuri sitä, mitä olemme etsineet.’ Ja kun käytimme GanttPRO:ta yhä enemmän, siitä tuli paljon luonnollisempi osa päivittäisiä työprosessejamme ja pitkäjänteistä suunnittelua.”
Tänä päivänä, kun tiimissä on noin 45 henkilöä, GanttPRO toimii sekä asiakasviestinnän välineenä että keinona seurata sisäisiä työprosesseja. Se auttaa organisaatiota pitämään selkeän kuvan työkuormasta ja projektien pipeline-toiminnasta tulevien kuukausien, viikkojen ja päivien aikana. Projektipäälliköt käyttävät sitä laajasti omien projektien johtamiseen, ja se antaa myös osastopäälliköille lisätason näkyvyyttä siihen, mitä kukin projektipäällikkö tekee.