Interkarto is een team van ingenieurs en architecten dat werkt aan stedelijke vormgeving. Projecten in dit vakgebied duren doorgaans langer dan zes maanden en volgen een meerfasige structuur, waarbij elke volgende fase pas kan beginnen nadat de vorige is afgerond. Tegelijkertijd beheert het team meer dan 50 projecten van verschillende omvang. Daardoor hadden ze behoefte aan een duidelijke visualisatie van middelen, controle over de volgorde van de fasen en de mogelijkheid om vooraf de werklast van specialisten in te schatten.

Toen de scope van het werk groeide, namen ook de risico’s toe op het overbelasten van individuele specialisten en het maken van fouten bij het toewijzen van taken. Handmatige controle werd onmogelijk. Een tijdlijnweergave was de natuurlijke keuze voor het bedrijf in dit veld, maar het team moest nog steeds het juiste product kiezen: een product dat alle elementen kon visualiseren en hielp om taken correct te verdelen onder specialisten.

Resource management was een bijzonder belangrijke vereiste: “Wanneer het moeilijk is om alle details handmatig bij te houden, wordt het heel gemakkelijk om de werkbelasting van één specialist over het hoofd te zien. Daardoor kan één persoon uiteindelijk tegelijk betrokken raken bij meerdere projecten, wat leidt tot overbelasting, verstoorde deadlines en een vertraging van het hele proces.”

Van Clickup tot Monday testte het team verschillende producten, maar geen ervan combineerde eenvoud met de functionaliteit voor effectief risicomanagement en resource allocation.

“Je Gantt-diagram is ongelooflijk visueel. En de tool voor de resource-werkbelasting is gewoon uitstekend.”