Interkarto: Verwaltung von 50 Projekten mit GanttPRO
„Das Gantt-Diagramm ist bei Ihnen unglaublich anschaulich. Das Ressourcenupload-Tool ist einfach der Hammer.“
Wie hält man Dutzende von langfristigen Projekten unter Kontrolle, wenn die Überlastung eines Spezialisten die Arbeit um Monate verzögern kann? Interkarto hat ein transparentes Planungssystem aufgebaut und gelernt, Risiken im Voraus zu erkennen, basierend auf den Möglichkeiten von GanttPRO.
Unternehmensübersicht
Bereich: Stadtplanung (https://interkarto.ru/)
Gesprächspartner: CEO, Grigori Shuturminski.
Projektmerkmale: Mehrstufigkeit, strikte Abfolge der Phasen, enge Spezialisierung der Ausführenden.
Problem: Unfähigkeit, Prozesse manuell zu steuern und Ressourcenrisiken zu berechnen.
Lösung: Gantt-Diagramm und GanttPRO-Ressourcen-Upload-Modul für strategische Planung
Ergebnis: Die Umsetzung von langfristigen Projekten ist vorhersehbarer geworden. Die Prognose der Auslastung für die nächsten sechs Monate ermöglicht es den Managern nun, die Ressourcenverteilung genauer zu planen und Entscheidungen über Einstellungen zu treffen.
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Interkarto ist ein Team von Ingenieuren und Architekten, die im Bereich der Stadtplanung tätig sind. Das Besondere an diesem Bereich ist der lange Projektzyklus von mehr als sechs Monaten und eine mehrstufige Struktur: Jede nächste Phase beginnt erst nach Abschluss der vorherigen. Gleichzeitig kann das Team mehr als 50 Projekte unterschiedlicher Größenordnungen durchführen, weshalb bei der Auswahl eines Werkzeugs die wichtigsten Anforderungen die Visualisierung von Ressourcen, die Kontrolle der Reihenfolge der Phasen und die Möglichkeit waren, die Belastung der Ausführenden im Voraus zu bewerten.
«Das Diagramm ist die klarste Visualisierung der gesamten Arbeit. Man kann die Dauer, den Maßstab ändern und die Verbindungen sehen. Auf einem großen Bildschirm sieht man alles auf einen Blick.»
Kampf
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Allmählich wurde die manuelle Kontrolle unmöglich: Die Anzahl der Projekte nahm zu, und Fehler bei der Verteilung der Aufgaben sowie die Risiken einer Überlastung einzelner Spezialisten wurden unvermeidlich. Das Gantt-Diagramm war das am besten geeignete Format für den Bereich, aber es war notwendig, ein Produkt zu finden, das nicht nur die Arbeit visualisieren, sondern auch die Aufgabenlast korrekt zwischen den Spezialisten verteilen konnte.
Die Arbeit mit Ressourcen war eine äußerst wichtige Anforderung: “Es ist unmöglich, alles im Blick zu behalten, und es ist durchaus möglich, dass, sagen wir, ein Monat oder anderthalb Monate nach der Verteilung der Last, mit zunehmender Anzahl von Aufgaben, einem Mitarbeiter mehr Aufgaben zugewiesen werden können, und es stellt sich heraus, dass dieselbe Person gleichzeitig an mehreren Projekten beteiligt ist. Infolgedessen erfüllt der überlastete Mitarbeiter die Aufgaben nicht rechtzeitig, die Fristen werden überschritten, und das Projekt beginnt sich zu verlangsamen.”
Das Team wählte eine Testmethode: Von Clickup und Monday bis Bitrix wurden verschiedene Produkte ausprobiert, aber keines von ihnen hatte eine einfache und praktische Funktionalität, die es ermöglichte, die Arbeitsressourcen effektiv neu zu verteilen und Risiken zu berechnen.
“Wir haben Clickup, Monday, Kaitan, Bitrix und viele lokale Produkte ausprobiert, aber in keinem haben wir einen einfachen und praktischen Weg gefunden, mit der Ressourcenauslastung zu arbeiten”
Lösung
Nach dem Testen einer Vielzahl von Produkten im Jahr 2020 wurde klar, dass das Gantt-Diagramm in GanttPRO das anschaulichste ist und das Modul zum Hochladen von Ressourcen eines der besten auf dem Markt ist. "Wenn ein Projekt ein Jahr dauert und Sie sehen, dass Ihnen nach sechs Monaten einfach ein Ingenieur in einem Bereich fehlt, rettet das die Fristen. Ohne ein solches Werkzeug ist es unmöglich, eine Überlastung vorherzusagen und im Voraus eine neue Stelle zu eröffnen", merkt Grigory an.
«Das Gantt-Diagramm ist für Sie unglaublich anschaulich. Das Ressourcen-Upload-Tool ist einfach genial.»
Heute wird GanttPRO als strategisches Werkzeug für das Management des Unternehmens genutzt. Risikobewertung, Planung und Statuskontrolle aller Projekte sind schneller und anschaulicher geworden.
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
Die Projektstatus werden wöchentlich von der Geschäftsleitung überprüft. Dieses Kontrollformat hilft, rechtzeitig auf Änderungen zu reagieren, Ressourcen neu zu verteilen und Entscheidungen über Einstellungen zu treffen.
„10 Projekte am Tag zu überprüfen, ist bereits schwierig. Und wenn es 50 sind, braucht man einen speziellen Fachmann. Idealerweise sollte eine Person täglich das Gantt verwalten, die Status aktualisieren, Aufgaben zuweisen und Risiken überwachen. Wir bewegen uns jetzt in Richtung der Ernennung eines solchen Mitarbeiters.“
Das Team betont auch, dass es einfach war, GanttPRO zu verstehen: Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und die Daten zur Auslastung und zu den Projekten der Ausführenden sind sofort sichtbar.
„Das Diagramm ist die klarste Visualisierung der gesamten Arbeit. Man kann die Dauer, den Maßstab ändern und die Beziehungen sehen. Auf einem großen Bildschirm ist alles sofort sichtbar“.
Die Erfahrung von Interkarto zeigt, wie das Planungswerkzeug die Arbeit an städtebaulichen Projekten klarer und vorhersehbarer macht.
Jetzt hat das Unternehmen Pläne, den Arbeitsansatz zu ändern, nämlich regelmäßig Statusupdates durchzuführen, mehr Mitarbeiter einzubeziehen und die Möglichkeiten von GanttPRO intensiver zu nutzen.