Intercarto: 50 Projekte der Stadtplanung mit GanttPRO verwalten
„Das Gantt-Diagramm ist bei Ihnen unglaublich anschaulich. Das Ressourcenupload-Tool ist einfach der Hammer.“
Wie behalten Sie Dutzende langfristiger Projekte im Griff, wenn die Überlastung nur eines Spezialisten die Arbeit für Monate ausbremsen kann? Interkarto hat mit GanttPRO ein transparentes Planungssystem aufgebaut, um Risiken frühzeitig zu erkennen und Ressourcen effizienter zu steuern.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: Interkarto
Interviewte Rollen: Grigori Shuturminski, CEO
Projekttypen: Stadtplanungsprojekte mit mehreren Phasen und Abhängigkeiten
Externe Zwänge: Risiko einer Überlastung wichtiger Spezialisten, enge Deadlines, komplexe Koordination
Tool-Verlauf: Clickup, monday.com
Angedeutete Probleme: fehlende Transparenz über die Kapazität des Teams und Abhängigkeiten
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Interkarto ist ein Team aus Ingenieuren und Architekten, das im Bereich der Stadtplanung arbeitet. Projekte in diesem Umfeld laufen typischerweise über mehr als sechs Monate und folgen einer mehrstufigen Struktur, bei der jede nächste Phase erst dann beginnen kann, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Gleichzeitig betreut das Team mehr als 50 Projekte in unterschiedlichen Größenordnungen. Daher brauchten sie eine klare Darstellung der Ressourcen, die Kontrolle über die Reihenfolge der einzelnen Phasen sowie die Möglichkeit, die Auslastung der Fachkräfte im Voraus zu bewerten.
Das Diagramm vermittelt uns die klarste Übersicht über den gesamten Workflow. Wir können die Dauer und den Maßstab anpassen, die Verbindungen zwischen den einzelnen Phasen sehen und auf einem großen Bildschirm alles auf einen Blick erfassen.
Herausforderung
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Mit dem wachsenden Arbeitsumfang stieg auch das Risiko, einzelne Spezialisten zu überlasten, und Fehler bei der Zuweisung von Aufgaben zu machen. Eine manuelle Steuerung war nicht mehr möglich. Eine Timeline-Ansicht war für das Unternehmen in diesem Bereich die naheliegende Wahl, aber das Team musste dennoch das richtige Produkt finden: das, mit dem alle Elemente visualisiert werden können und das dabei hilft, Aufgaben korrekt auf Spezialisten zu verteilen.
Ressourcenmanagement war dabei eine besonders wichtige Anforderung: „Wenn es schwer ist, jedes Detail manuell im Blick zu behalten, wird es sehr leicht, die Arbeitsbelastung eines einzelnen Spezialisten zu übersehen. Dadurch kann eine Person am Ende in mehreren Projekten gleichzeitig involviert sein, was zu Überlastung, gestörten Deadlines und einer Verlangsamung des gesamten Prozesses führt.“
Von Clickup bis Monday hat das Team zwar verschiedene Produkte getestet, doch keines kombinierte einfache Handhabung mit den Funktionen für ein effektives Risikomanagement und eine zielgerichtete Ressourcenallokation.
„Ihr Gantt-Diagramm ist unglaublich anschaulich. Und das Tool für die Ressourcen-Workload ist einfach herausragend.“
Lösung
Nachdem wir 2020 viele Produkte getestet haben, hat GanttPRO das visuellste Gantt-Diagramm angeboten – mit einem der stärksten Workload-Module auf dem Markt.
„Wenn ein Projekt ein Jahr dauert und Sie nach sechs Monaten feststellen, dass Ihnen für einen bestimmten Abschnitt schlicht die Ingenieure fehlen, hilft das dabei, Deadlines einzuhalten. Ohne ein solches Tool wäre es unmöglich, eine Überlastung vorherzusagen und eine neue Stelle im Voraus zu eröffnen.“„Das Diagramm gibt uns den klarsten Überblick: Wir können jetzt die Dauer und den Maßstab anpassen, die Verbindungen zwischen den einzelnen Phasen sehen und alles auf einmal auf einem großen Bildschirm anzeigen.“
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
Heute ist GanttPRO für das Management-Team des Unternehmens ein strategisches Werkzeug. Das Risikomanagement, die Planung und die Statuskontrolle über alle Projekte hinweg sind klarer und besser vorhersehbar geworden. Das wöchentliche Status-Review hilft dabei, schneller auf Änderungen zu reagieren und bei Bedarf bessere Entscheidungen für die Einstellung zu treffen.
10 Projekte pro Tag zu prüfen, ist schon schwierig. Wenn es 50 sind, braucht man einen eigenen Spezialisten. Ideal wäre, wenn eine Person den Gantt-Chart täglich verwaltet, Statuswerte aktualisiert, Aufgaben zuweist und Risiken nachverfolgt. Wir sind jetzt dabei, eine solche Stelle im Team zu besetzen.