Intercarto: gestire 50 progetti di pianificazione urbana con GanttPRO
«Il diagramma di Gantt è incredibilmente chiaro. Lo strumento di caricamento delle risorse è semplicemente fantastico.»
Come gestire decine di progetti a lungo termine, quando il sovraccarico di un solo specialista può rallentare il lavoro per mesi? Interkarto ha costruito un sistema di pianificazione trasparente con GanttPRO per individuare i rischi in anticipo e gestire le risorse in modo più efficace.
Panoramica dell'azienda
Azienda: Interkarto
Ruoli intervistati: Grigori Shuturminski, CEO
Tipi di progetto: progetti di pianificazione urbana con più fasi e dipendenze
Pressioni esterne: rischio di sovraccaricare specialisti chiave, scadenze ravvicinate, coordinamento complesso
Storia dello strumento : Clickup, monday.com
Problemi segnalati: scarsa visibilità sulla capacità del team e sulle dipendenze
Contesto aziendale
Su cosa si concentra la Sua azienda?
Interkarto è un team di ingegneri e architetti che lavora nel design urbano. I progetti in questo ambito durano in genere più di sei mesi e seguono una struttura a più fasi, in cui ogni fase successiva può iniziare solo dopo il completamento della precedente. Allo stesso tempo, il team gestisce oltre 50 progetti di dimensioni diverse. Di conseguenza, avevano bisogno di una visualizzazione chiara delle risorse, di un controllo sulla sequenza delle fasi e della possibilità di valutare in anticipo il carico di lavoro degli specialisti.
Il diagramma ci offre la visione più chiara dell’intero flusso di lavoro. Possiamo regolare durate e scala, vedere le connessioni tra le fasi e avere tutto sotto controllo in un colpo d’occhio su uno schermo grande.
Difficoltà
Com'era il Suo approccio prima di GanttPRO?
Man mano che cresceva l’ambito di lavoro, aumentavano anche i rischi di sovraccaricare singoli specialisti e di commettere errori nell’assegnazione delle attività. Il controllo manuale è diventato impossibile. La vista della timeline era la scelta naturale per l’azienda nel settore, ma il team doveva comunque scegliere il prodotto giusto: quello in grado di visualizzare tutti gli elementi e di aiutare a distribuire correttamente le attività tra gli specialisti.
La gestione delle risorse era una richiesta particolarmente importante: “Quando è difficile tenere traccia manualmente di ogni dettaglio, diventa molto facile trascurare il carico di lavoro di un singolo specialista. Di conseguenza, una stessa persona può finire per essere coinvolta in più progetti contemporaneamente, il che porta a sovraccarico, scadenze interrotte e un rallentamento dell’intero processo”.
Da Clickup a Monday, il team stava testando prodotti diversi, ma nessuno di essi univa semplicità e funzionalità necessarie per un risk management efficace e per l’allocazione delle risorse.
“Il tuo diagramma di Gantt è incredibilmente visivo. E lo strumento di carico di lavoro delle risorse è semplicemente eccezionale.”
Soluzione
Dopo aver testato un gran numero di prodotti nel 2020, GanttPRO ha offerto il diagramma di Gantt più visivo, con uno dei moduli di carico di lavoro più solidi disponibili sul mercato.
“Quando un progetto dura un anno e dopo sei mesi vi accorgete che semplicemente non avete abbastanza ingegneri per una sezione specifica, questo vi aiuta a salvare le scadenze. Senza uno strumento del genere, sarebbe impossibile prevedere il sovraccarico e aprire in anticipo una nuova posizione.”“Il diagramma ci offre la visualizzazione più chiara: ora possiamo regolare le durate e la scala, vedere le connessioni tra le fasi e avere tutto in una volta su uno schermo grande.”
Impatto
Come appare il Suo lavoro ora con GanttPRO?
Oggi, GanttPRO funge da strumento strategico per il team di management dell’azienda. La valutazione dei rischi, la pianificazione e il controllo dello stato su tutti i progetti sono diventati più chiari e prevedibili. La revisione settimanale dello stato aiuta a rispondere più rapidamente ai cambiamenti e a prendere decisioni di assunzione quando serve.
Rivedere 10 progetti al giorno è già difficile. Quando ce ne sono 50, serve uno specialista dedicato. Idealmente, una sola persona dovrebbe gestire ogni giorno il diagramma di Gantt, aggiornare gli stati, assegnare le attività e tenere traccia dei rischi. Ora ci stiamo muovendo verso l’assegnazione di un impiegato del genere.