Interkarto: gestion de 50 projets avec GanttPRO
«Le diagramme de Gantt est incroyablement clair. L'outil de chargement des ressources est tout simplement génial.»
Comment garder sous contrôle des dizaines de projets à long terme, où la surcharge d'un spécialiste peut ralentir le travail pendant des mois ? Interkarto a construit un système de planification transparent et a appris à anticiper les risques en s'appuyant sur les capacités de GanttPRO.
Aperçu de l'entreprise
Domaine: urbanisme (https://interkarto.ru/)
Interviewé : PDG, Grigori Shuturminski.
Caractéristiques des projets : multi-étapes, séquence stricte des phases, spécialisation étroite des exécutants.
Problème : incapacité à gérer manuellement les processus et à calculer les risques liés aux ressources.
Solution : diagramme de Gantt et module de chargement des ressources GanttPRO pour la planification stratégique
Résultat : la mise en œuvre de projets à long terme est devenue plus prévisible. La prévision de charge pour les six prochains mois permet désormais aux responsables de planifier plus précisément la répartition des ressources et de prendre des décisions concernant le recrutement.
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Interkarto est une équipe d'ingénieurs et d'architectes travaillant dans le domaine de la conception urbaine. La particularité de ce domaine est le long cycle de projet de plus de six mois et une structure à plusieurs niveaux : chaque étape suivante ne commence qu'après l'achèvement de la précédente. En même temps, l'équipe peut gérer plus de 50 projets de différentes échelles, c'est pourquoi, lors du choix d'un outil, les exigences clés étaient la visualisation des ressources, le contrôle de la séquence des étapes et la possibilité d'évaluer à l'avance la charge des exécutants.
«Le diagramme est la visualisation la plus claire de tout le travail. On peut changer la durée, l'échelle, voir les connexions. Sur un grand écran, tout est visible immédiatement.»
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Progressivement, le contrôle manuel est devenu impossible : le nombre de projets augmentait et les erreurs dans la répartition des tâches, tout comme les risques de surcharge de certains spécialistes, devenaient inévitables. Le diagramme de Gantt était le format le plus adapté au domaine, mais il fallait trouver un produit qui permettrait non seulement de visualiser le travail, mais aussi de répartir correctement la charge de tâches entre les spécialistes.
Le travail avec les ressources était une exigence extrêmement importante : “Il est impossible de tout suivre et il est tout à fait possible qu'après un mois ou un mois et demi, après la répartition de la charge, à mesure que le nombre de tâches augmente, un employé puisse se voir attribuer plus de tâches, et il s'avère que, en fait, la même personne est impliquée dans plusieurs projets en même temps. En conséquence, l'employé surchargé ne termine pas ses tâches à temps, les délais sont dépassés et le projet commence à ralentir.”
L'équipe a choisi une méthode de test : de Clickup et Monday à Bitrix, différents produits ont été essayés, mais aucun d'eux n'avait une fonctionnalité simple et pratique qui permettait de redistribuer efficacement les ressources de travail et de calculer les risques.
“Nous avons essayé Clickup, Monday, Kaitan, Bitrix et de nombreux produits locaux, mais aucun d'eux ne nous a permis de trouver un moyen simple et pratique de travailler avec la charge des ressources”
Solution
Après avoir testé un grand nombre de produits en 2020, il est devenu évident que le diagramme de Gantt dans GanttPRO est le plus visuel, et que le module de chargement des ressources est l'un des meilleurs du marché. "Quand un projet dure un an et que vous voyez qu'après six mois, il vous manque simplement un ingénieur dans une section, cela sauve les délais. Sans un tel outil, il est impossible de prédire la surcharge et d'ouvrir à l'avance un nouveau poste", note Grigory.
«Le diagramme de Gantt est incroyablement clair pour vous. L'outil de chargement des ressources est tout simplement génial.»
Aujourd'hui, GanttPRO est utilisé comme un outil stratégique pour la direction de l'entreprise. L'évaluation des risques, la planification et le contrôle de l'état de tous les projets sont devenus plus rapides et plus visuels.
Impact
À quoi ressemble votre travail aujourd’hui avec GanttPRO ?
Les statuts des projets sont examinés par la direction chaque semaine. Ce format de contrôle aide à réagir aux changements à temps, à redistribuer les ressources et à prendre des décisions sur les recrutements.
«Revoir 10 projets par jour est déjà difficile. Et quand il y en a 50, il faut un spécialiste dédié. Idéalement, une personne devrait gérer le Gantt quotidiennement, mettre à jour les statuts, attribuer des tâches et suivre les risques. Nous avançons maintenant vers la désignation d'un tel employé».
L'équipe souligne également qu'il a été facile de comprendre GanttPRO : l'interface est intuitive et les données sur la charge et les projets des exécutants sont visibles immédiatement.
«Le diagramme est la visualisation la plus claire de tout le travail. On peut changer la durée, l'échelle, voir les relations. Sur un grand écran, tout est visible immédiatement».
L'expérience d'Interkarto montre comment l'outil de planification rend le travail sur les projets d'urbanisme plus clair et prévisible.
Actuellement, les projets de l'entreprise consistent à changer l'approche du travail, c'est-à-dire à passer à la mise à jour régulière des statuts, à impliquer plus d'employés et à approfondir les capacités de GanttPRO.