Interkarto to zespół inżynierów i architektów pracujących w dziedzinie projektowania urbanistycznego. Cechą tego obszaru jest długi cykl projektowy trwający ponad sześć miesięcy oraz wielopoziomowa struktura: każdy następny etap rozpoczyna się dopiero po zakończeniu poprzedniego. Jednocześnie zespół może prowadzić ponad 50 projektów o różnej skali, dlatego przy wyborze narzędzia kluczowymi wymaganiami były wizualizacja zasobów, kontrola sekwencji etapów oraz możliwość wcześniejszej oceny obciążenia wykonawców.

Stopniowo kontrola ręczna stała się niemożliwa: liczba projektów rosła, a błędy w przydzielaniu zadań oraz ryzyko przeciążenia niektórych specjalistów stawały się nieuniknione. Wykres Gantta był najbardziej odpowiednim formatem dla tej dziedziny, ale konieczne było znalezienie produktu, który nie tylko umożliwiałby wizualizację pracy, ale także prawidłowe rozdzielanie obciążenia zadań między specjalistów.

Praca z zasobami była niezwykle ważnym wymaganiem: “Niemożliwe jest śledzenie wszystkiego, a całkiem możliwe jest, że, powiedzmy, miesiąc lub półtora miesiąca po przydzieleniu obciążenia, w miarę wzrostu liczby zadań, pracownikowi można przydzielić więcej zadań, i okazuje się, że w rzeczywistości ta sama osoba jest jednocześnie zaangażowana w kilka projektów. W rezultacie przeciążony pracownik nie wykonuje zadań na czas, terminy są przekraczane, a projekt zaczyna zwalniać.”

Zespół wybrał metodę testowania: od Clickup i Monday po Bitrix, przetestowano różne produkty, ale żaden z nich nie miał wygodnej i prostej funkcjonalności, która pozwalałaby efektywnie redistribuować zasoby pracy i obliczać ryzyko.

“Wypróbowaliśmy Clickup, Monday, Kaitan, Bitrix i wiele lokalnych produktów, ale w żadnym z nich nie znaleźliśmy prostego i wygodnego sposobu pracy z obciążeniem zasobów”