Intercarto: administrere 50 prosjekter innen byplanlegging med GanttPRO
«Gantt-diagrammet ditt er utrolig klart. Verktøyet for opplasting av ressurser er bare fantastisk.»
Hvordan holder du styr på dusinvis av langsiktige prosjekter når overbelastning av én enkelt spesialist kan bremse arbeidet i flere måneder? Interkarto utviklet et gjennomsiktig planleggingssystem med GanttPRO for å oppdage risikoer på forhånd og administrere ressurser mer effektivt.
Bedriftsoversikt
Selskap: Interkarto
Intervjuede roller: Grigori Shuturminski, administrerende direktør
Prosjekttyper: byplanleggingsprosjekter med flere trinn og avhengigheter
Eksterne press: risiko for å overbelaste nøkkelspesialister, stramme frister, komplisert koordinering
Verktøyhistorikk: Clickup, monday.com
Problemene som ble antydet: manglende synlighet i teamets kapasitet og avhengigheter
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Interkarto er et team av ingeniører og arkitekter som arbeider med bydesign. Prosjekter i denne bransjen varer vanligvis i mer enn seks måneder og følger en struktur i flere trinn, der hvert neste trinn først kan starte når det forrige er fullført. Samtidig håndterer teamet mer enn 50 prosjekter i ulike størrelser. Derfor trengte de en tydelig visualisering av ressurser, kontroll over rekkefølgen mellom trinnene og muligheten til å vurdere spesialistenes arbeidsbelastning på forhånd.
Diagrammet gir oss den tydeligste oversikten over hele arbeidsflyten. Vi kan justere varighet og skala, se forbindelsene mellom stadiene og se alt med ett blikk på en stor skjerm.
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Etter hvert som omfanget av arbeidet vokste, økte også risikoen for å overbelaste enkelte spesialister og gjøre feil ved tildeling av oppgaver. Manuell styring ble etter hvert umulig. En tidslinjevisning var det naturlige valget for selskapet i denne bransjen, men teamet trengte fortsatt å velge riktig produkt—et som kunne visualisere alle elementene og hjelpe med å fordele oppgaver riktig mellom spesialistene.
Ressursstyring var en særlig viktig forutsetning: «Når det er vanskelig å holde oversikt over alle detaljer manuelt, blir det veldig lett å overse én spesialists arbeidsbelastning. Som et resultat kan én person ende opp med å være involvert i flere prosjekter samtidig, noe som fører til overbelastning, forstyrrede frister og en nedgang i tempoet i hele prosessen.»
Fra Clickup til Monday testet teamet ulike produkter, men ingen av dem kombinerte enkelhet med funksjonaliteten som trengs for effektiv risikostyring og ressursallokering.
«Gantt-diagrammet ditt er utrolig visuelt. Og verktøyet for ressursenes arbeidsbelastning er rett og slett enastående.»
Løsning
Etter å ha testet et stort antall produkter i 2020, tilbød GanttPRO det mest visuelle Gantt-diagrammet med en av de sterkeste belastningsmodulene på markedet.
«Når et prosjekt varer i ett år, og du etter seks måneder innser at du rett og slett ikke har nok ingeniører til en bestemt del, hjelper dette deg å redde fristene. Uten et slikt verktøy ville det vært umulig å forutsi overbelastning og åpne en ny stilling på forhånd.»«Diagrammet gir oss den tydeligste oversikten: nå kan vi justere varigheter og skala, se koblingene mellom trinnene og ha alt samlet på én gang på en stor skjerm.»
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
I dag fungerer GanttPRO som et strategisk verktøy for selskapets ledelsesteam. Risikovurdering, planlegging og statuskontroll på tvers av alle prosjekter har blitt tydeligere og mer forutsigbare. Ukentlig statusgjennomgang hjelper teamet med å reagere raskere på endringer og ta beslutninger om ansettelser når det er nødvendig.
Å gjennomgå 10 prosjekter per dag er allerede vanskelig. Når det er 50, trenger du en dedikert spesialist. Ideelt sett bør én person administrere Gantt-diagrammet daglig, oppdatere statuser, tildele oppgaver og følge opp risikoer. Vi beveger oss nå mot å utpeke en slik medarbeider.