Om aan de behoeften van elke samenwerking te voldoen, werkt het bureau met een model op basis van externe specialisten (contractors). Daarbij kunnen tot 20 specialisten betrokken zijn, waaronder ontwikkelaars, designers, copywriters, kunstenaars en illustratoren. Zij hebben geen volledige toegang tot het project nodig.

“Ons team bestaat uit contractors en freelancers die hun eigen onafhankelijke processen hebben en die geen edits hoeven te maken. Om deze mensen te beheren, is de functie voor virtuele resources voor mij de standaard keuze. Nadat ik ze allemaal heb toegewezen, exporteer ik een PDF en deel ik die met iedereen die bij het project betrokken is, zodat ze precies kunnen zien wat hun taken en milestones zijn.”

“Als het werkproces eenvoudig is en er maar een paar mijlpalen zijn, gebruik ik liever een lijst in een e-mail. Maar als het complexer wordt—met een hiërarchie van fases, datums en mijlpalen—dan is auto scheduling, met de mogelijkheid om een datum te wijzigen en dat dit doorwerkt in het hele project, een enorme tijdsbesparing.

Wanneer we bijvoorbeeld een website bouwen, hebben we veel stappen: van strategie en wireframing tot design en ontwikkeling, en elke fase heeft meerdere stappen en mijlpalen. In zo’n geval, als de klant een deadline mist om feedback te geven, kan ik die specifieke taak of mijlpaal gewoon verlengen en dan werkt dat automatisch door naar de rest van het project. In het verleden kon het wel 30 minuten of langer duren om al die elementen uit te zoeken, dus het feit dat dit automatisch en dynamisch is, is superhandig.”

“Eén van de functies die ik echt waardeer, is de PDF-export. Het is heel eenvoudig, maar heel handig om hetzij aan het begin van een project te delen, of zelfs als onderdeel van het pitch-proces om onze aanpak te laten zien. Het is altijd indrukwekkender om een Gantt-diagram te hebben om de voorgestelde planning te tonen, in plaats van een e-mail met een lijst met datums.”