Ideya：借助 GanttPRO，已连续 5 年管理创意项目、客户时间表与团队资源
“用甘特图展示拟定的时间表，比起发送一封附带日期列表的邮件，更清晰、也更有冲击力。”
讲述一家创意机构如何使用 GanttPRO 管理面向客户的项目、协调团队资源，并在手动调整截止日期时节省时间。
公司概述
外部压力：来自客户的截止日期与反馈回传速度；与外部承包商和自由职业者协调配合
以往使用： Apple Calendar，OmniFocus
暗示的问题：随着项目复杂度不断提升，需要更专业的管理工具
摘要
公司背景
贵公司主要从事什么业务？
Ideya 是一家精品创意机构，业务范围从品牌策划和广告到设计与数字化。
Ideya 的创意总监兼负责人 Rick Binger 分享了过去五年里，GanttPRO 如何帮助团队同时管理多个创意项目。
“最能概括为什么这个工具对我有效的瞬间是什么？截止日期的自动更新。不需要手动调整——只要 30 秒，一切就会自动重新计算。仅这一点就能带来巨大的时间节省。 无论是客户那边的延迟，还是我们这边的延迟，都不再是那种让人头疼、需要花 30 分钟去重做模拟日程表的繁琐任务。”
困境
在使用 GanttPRO 之前，您的方法是怎样的？
在采用 GanttPRO 之前，Rick 将项目管理流程描述为相当混乱：“我最主要的工具是 OmniFocus 和 Apple Calendar 的拼凑组合。这是一段很‘模拟’、很费劲、而且有点不够有条理的经历。”
对于较简单的范围，这种管理方式仍然可能足够。但当工作需要拆分成各个组成部分时，GanttPRO 就派上用场了。
“当项目变得复杂、包含许多步骤和里程碑，并且我需要为客户和我们的团队创建一份完整的时间线时，我通常会使用 GanttPRO。”
解决方案
为了满足每次合作的需求，机构采用承包商模式，可邀请最多 20 位专家参与，包括开发人员、设计师、文案/文案撰写者、艺术家和插画师等，他们无需获得项目的完整访问权限。
“我们的团队由承包商和自由职业者组成，他们都有各自独立的流程，不需要对项目进行编辑。为了管理这些人员，我最常用的是 虚拟资源 功能。把所有人都分配好之后，我会输出一个 PDF，并与所有将参与项目的人分享，这样他们就能清楚地看到自己的任务和里程碑分别是什么。”“如果工作流程很简单，只有少数几个里程碑，我会直接在邮件里用列表来管理。但如果流程变得复杂，有阶段的层级结构、日期和里程碑，那么 auto scheduling 就非常省时：可以更改某个日期，并让变更在整个项目中自动联动。
例如，我们在搭建网站时，会经历很多步骤——从策略和线框图到设计与开发；每个阶段又包含多个步骤和里程碑。遇到这种情况，如果客户错过了提交反馈的截止时间，我只需要把对应的任务或里程碑顺延，进度就会自动传导到项目的其余部分。过去，要把所有这些要素理清楚，可能要花 30 分钟甚至更久，所以能有这种自动化且动态的方式真的很有帮助。”“我非常喜欢的功能之一是 导出 PDF。它非常简单，但对我们来说很有用：无论是在项目一开始分享，还是在提案/推介过程中作为展示我们方向的材料。用甘特图来展示所提出的时间线，比起发一封附带日期列表的邮件，总是更有冲击力。”
影响
现在使用 GanttPRO 后，您的工作流程是怎样的？
Rick 总结 GanttPRO 最大价值的方式很清楚：“让我明白这款工具为什么对我有效的那一个时刻？自动更新截止日期。无需手动调整——只要 30 秒，所有内容就会自行重新计算。光是这一点就能节省大量时间。
无论是客户那边还是甚至我们这边出现了延误，都不再是一项让人头疼的工作，需要花 30 分钟去重做那些‘模拟’的日程安排。”
除此之外，Rick 也很看重他们能与客户分享的清爽视图：“我们在意客户整体如何看待这家机构，而我们分享的导出版本带有专业的气质，这也会对我们的品牌产生正面影响。”