Ideya : 5 ans de gestion de projets créatifs, de délais clients et des ressources de l’équipe avec GanttPRO
« Il est plus clair et plus impressionnant d’avoir un diagramme de Gantt pour présenter le calendrier proposé plutôt que d’envoyer un e-mail avec une liste de dates. »
Une histoire sur la façon dont une agence créative utilise GanttPRO pour gérer des projets orientés client, coordonner les ressources de l’équipe et gagner du temps sur les ajustements manuels des échéances.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : Ideya
Rôles interviewés : Rick Binger, Directeur créatif et Principal
Types de projets : projets créatifs du client menés en parallèle
Pressions externes : délais fixés par le client et délais de retour des retours, coordination avec des prestataires externes et des freelances
Historique des outils : Apple Calendar, OmniFocus
Problèmes évoqués : besoin d’un outil de gestion plus professionnel en raison de la complexité croissante des projets
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Ideya est une agence créative de type boutique, avec un large éventail de compétences, du branding et de la publicité au design et au digital.
Rick Binger, Directeur créatif et Principal, a expliqué comment GanttPRO a aidé l’équipe à gérer plusieurs initiatives créatives en parallèle au cours des cinq dernières années.
« Le moment unique qui résume pourquoi cet outil marche pour moi ? Les mises à jour automatiques des échéances. Pas besoin d’ajustements manuels : 30 secondes suffisent et tout se recalculera automatiquement. À elle seule, cette fonctionnalité fait gagner un temps considérable. Un retard côté client ou même de notre côté n’est plus une tâche pénible consistant à refaire les plannings analogiques, qui demandaient auparavant 30 minutes. »
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Avant d’adopter GanttPRO, Rick décrit le pilotage des projets comme assez désorganisé : « Mes outils principaux étaient un mélange de OmniFocus et d’Apple Calendar. C’était une expérience assez analogique, lourde et quelque peu désordonnée. »
Pour un périmètre plus simple, ce style de gestion peut encore suffire. Mais lorsque le travail doit être décomposé en éléments, GanttPRO entre en jeu.
« J’ai tendance à me tourner vers GanttPRO quand le projet devient complexe : il comporte de nombreuses étapes et des jalons, et j’ai besoin de créer une chronologie complète pour le client et pour notre équipe. »
Solution
Pour répondre aux besoins de chaque mission, l’agence travaille avec un modèle de prestataires pouvant inclure jusqu’à 20 spécialistes : développeurs, designers, rédacteurs, artistes et illustrateurs. Ces derniers n’ont pas besoin d’un accès complet au projet.
« Notre équipe se compose de prestataires et de freelances qui disposent de leurs propres processus indépendants et n’ont pas besoin de modifier le projet. Pour gérer ces personnes, la fonctionnalité de ressources virtuelles est mon choix principal. Après leur affectation, je génère un PDF et je le partage avec toutes les personnes impliquées dans le projet, afin qu’elles voient exactement quelles sont leurs tâches et leurs jalons. »« Si le workflow est simple et qu’il ne comporte que quelques jalons, je m’en tiens à une liste dans un email. Mais si cela devient complexe, avec une hiérarchie d’étapes, des dates et des jalons, auto scheduling avec la possibilité de modifier une date et de la répercuter sur l’ensemble du projet, c’est un gain de temps énorme.
Lorsque l’on construit, par exemple, un site web, on a pas mal d’étapes : de la stratégie et du wireframing au design et au développement, et chaque étape comprend plusieurs sous-étapes et jalons. Dans ce cas, si le client manque un délai pour renvoyer le feedback, je peux simplement prolonger cette tâche ou ce jalon en particulier, et cela se propage au reste du projet. Par le passé, il fallait parfois 30 minutes ou plus pour identifier tous ces éléments, donc le fait de disposer de cette automatisation dynamique est vraiment utile. »« L’une des fonctionnalités que j’apprécie le plus est l’export PDF. C’est vraiment très simple, mais c’est extrêmement utile pour nous : que ce soit au début du projet ou même dans le cadre de la présentation pour montrer notre approche. Avoir toujours un diagramme de Gantt pour présenter la chronologie proposée est plus marquant qu’un e-mail contenant une liste de dates. »
Impact
À quoi ressemble votre travail aujourd’hui avec GanttPRO ?
La façon dont Rick résume la plus grande valeur de GanttPRO est très claire : « Le seul instant qui explique pourquoi cet outil fonctionne pour moi ? Les mises à jour automatiques des dates limites. Pas de réglage manuel : il suffit de 30 secondes et tout se recalculera automatiquement. Rien que ça, c’est déjà un énorme gain de temps.
Un retard du client—voire même de notre côté—n’est plus une tâche pénible consistant à reprendre l’emploi du temps “analogique” pendant 30 minutes. »
En plus de cela, Rick apprécie aussi la vue claire qu’ils peuvent partager avec leurs clients : « Nous nous soucions de la façon dont nos clients perçoivent l’agence dans son ensemble, et les versions exportées que nous partageons ont une touche de professionnalisme qui rejaillit positivement sur notre marque. »