Ideya: 5 år med å administrere kreative prosjekter, kundetidslinjer og teamressurser med GanttPRO
«Det er tydeligere og mer imponerende å ha et Gantt-diagram for å vise den foreslåtte tidslinjen, i stedet for en e-post med en liste over datoer.»
En historie om hvordan et kreativt byrå bruker GanttPRO for å håndtere kundeorienterte prosjekter, koordinere teamets ressurser og spare tid på manuelle justeringer av frister.
Bedriftsoversikt
Selskap: Ideya
Roller intervjuet: Rick Binger, Creative Director og Principal
Prosjekttyper: kundens kreative prosjekter som kjører samtidig
Eksternt press: kundens frister og tid til tilbakemelding, koordinering med eksterne leverandører og frilansere
Brukte tidligere: Apple Calendar, OmniFocus
Problemer som ble antydet: behov for et mer profesjonelt styringsverktøy på grunn av økende kompleksitet i prosjektene
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Ideya er et boutique kreativt byrå med et bredt spekter av kompetanse, fra merkevarebygging og reklame til design og digital.
Rick Binger, Creative Director og Principal, delte hvordan GanttPRO har hjulpet teamet med å håndtere flere kreative initiativer som kjører samtidig de siste fem årene.
“Det ene øyeblikket som oppsummerer hvorfor dette verktøyet fungerer for meg? Automatiske oppdateringer av frister. Ingen manuell justering — bare 30 sekunder, så regner alt seg ut på nytt av seg selv. Bare det er i seg selv en enorm tidsbesparelse. En forsinkelse fra kunden, eller til og med hos oss, er ikke lenger en tung oppgave å måtte bruke 30 minutter på å gjøre de analoge timeplanene om igjen.”
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Før Rick tok i bruk GanttPRO, beskriver han prosjektstyringsprosessen som ganske uorganisert: «De viktigste verktøyene mine var en miks av OmniFocus og Apple Calendar. Det var en ganske analog, tung og noe uorganisert opplevelse.»
For et enklere omfang kan denne styringsstilen fortsatt være nok. Men når arbeidet må brytes ned i komponenter, kommer GanttPRO inn i bildet.
«Jeg pleier å gå inn i GanttPRO når det er et komplekst prosjekt med mange trinn og milepæler, og når jeg trenger å lage en omfattende tidslinje for kunden og teamet vårt.»
Løsning
For å dekke behovene i hvert oppdrag jobber byrået etter en entreprenørmodell som kan inkludere opptil 20 spesialister, blant annet utviklere, designere, tekstforfattere, artister og illustratører, som ikke trenger full tilgang til prosjektet.
“Teamet vårt består av entreprenører og frilansere som har egne uavhengige prosesser og som ikke trenger å gjøre endringer. For å administrere disse personene er funksjonen for virtuelle ressurser det jeg alltid går for. Etter at jeg har tildelt dem alle, eksporterer jeg en PDF og deler den med alle som skal være involvert i prosjektet, slik at de kan se nøyaktig hvilke oppgaver og milepæler de har.”“Hvis arbeidsflyten er enkel og det bare er noen få milepæler, bruker jeg gjerne en liste i en e-post. Men hvis det begynner å bli komplekst, med en hierarkisk struktur av faser, datoer og milepæler, så er auto scheduling med mulighet til å endre en dato og få det til å slå ut i hele prosjektet, en stor tidsbesparelse.
Når vi for eksempel bygger et nettsted, har vi ganske mange steg – fra strategi og wireframing til design og utvikling – og hver fase har flere steg og milepæler. I dette tilfellet, hvis kunden bommer på en frist for å gi tilbakemelding, kan jeg bare forlenge den aktuelle oppgaven eller milepælen, og det sprer seg automatisk gjennom resten av prosjektet. Tidligere kunne det ta 30 minutter eller mer å finne ut av alle disse elementene, så det å ha denne automatiserte og dynamiske funksjonen er super nyttig.”«En av funksjonene jeg virkelig setter pris på, er PDF-eksport. Den er utrolig enkel, men den er veldig nyttig for oss å dele enten ved starten av et prosjekt, eller til og med som en del av presentasjons-/pitch-prosessen for å vise hvilken retning vi tar. Det er alltid mer imponerende å ha et Gantt-diagram for å demonstrere den foreslåtte tidslinjen, i stedet for en e-post med en liste over datoer.»
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
Måten Rick oppsummerer den største verdien med GanttPRO er veldig tydelig: “Det øyeblikket som oppsummerer hvorfor dette verktøyet fungerer for meg? Automatiske oppdateringer av deadlines. Ingen manuelle justeringer – bare 30 sekunder, og alt regnes ut på nytt av seg selv. Bare det alene er en massiv tidsbesparelse.
En forsinkelse fra kunden—eller til og med hos oss—er ikke lenger en tung oppgave med å bruke 30 minutter på å gjøre de analoge planene om igjen.”
I tillegg verdsetter Rick også det oversiktlige bildet de kan dele med kunder: “Vi bryr oss om hvordan kundene våre oppfatter byrået som helhet, og de eksporterte versjonene vi deler har et profesjonelt preg som slår positivt ut på merkevaren vår.”