Ideya: GanttPROでクリエイティブプロジェクト、クライアントのタイムライン、チームのリソースを5年間管理
“提案されたタイムラインを示すには、日付のリストが書かれたメールよりも、ガントチャートのほうがずっと分かりやすく、印象にも残ります。”
クリエイティブエージェンシーがGanttPROを使って、顧客向けプロジェクトを管理し、チームのリソースを調整し、締切の手動調整にかかる時間を節約する方法に関するストーリー。
会社概要
外部からのプレッシャー: クライアント側の締切やフィードバックの返却タイミング、外部の請負業者やフリーランスとの調整
以前使っていたもの: Apple Calendar、OmniFocus
示唆された課題: プロジェクトの複雑さが増しているため、よりプロフェッショナルな管理ツールが必要
要約
会社の背景
あなたの会社は何に焦点を当てていますか？
Ideyaは、ブランディングや広告からデザイン、デジタルまで幅広い対応力を備えたブティック型のクリエイティブエージェンシーです。
クリエイティブディレクター兼プリンシパルのリック・ビンガーは、GanttPROが過去5年間、複数のクリエイティブ施策を同時に進めるためにチームをどう支えてきたかを共有しました。
“このツールが自分に合っている理由を一言でまとめると？締め切りの自動更新です。手作業で調整する必要はなく、たった30秒で全部が自動的に再計算されます。これだけでも十分に大きな時間の節約になります。 クライアント側、あるいは自社側で遅れが出ても、30分かけてアナログのスケジュールを作り直すような負担の大きい作業はもうありません。”
苦闘
GanttPRO の前にあなたのアプローチはどのようなものでしたか？
GanttPRO を導入する前、Rick はプロジェクト管理のプロセスを「かなり散らかっている」と説明しています。 「私の主なツールは OmniFocus と Apple Calendar のごちゃまぜでした。かなりアナログで、負担が大きく、どこか整理されていない経験でした。」
よりシンプルな範囲なら、この管理スタイルでもまだ十分な場合があります。 しかし、作業を複数の要素に分解する必要があるときは、GanttPRO が登場します。
「ステップが多く、マイルストーンも多い複雑なプロジェクト、そしてクライアントと私たちのチームのために包括的なタイムラインを作る必要があるときに、私は GanttPRO に入ります。」
ソリューション
各案件のニーズに合わせて、代理店は最大20名の専門家が関わることができる請負（コントラクター）モデルで運営しています。開発者、デザイナー、コピーライター、アーティスト、イラストレーターなどが含まれる場合もありますが、彼らはプロジェクトへのフルアクセスを必要としません。
「私たちのチームは、独自の独立したプロセスを持つ請負先やフリーランサーで構成されており、プロジェクトに編集を加える必要はありません。これらの人たちを管理するために、私は 仮想リソース機能をいつも頼りにしています。全員を割り当てたらPDFを出力し、プロジェクトに関わるすべての人と共有します。そうすれば、それぞれのタスクやマイルストーンが正確に何かを把握できます。」“業務フローがシンプルで、マイルストーンがいくつかだけなら、メールの中のリストで対応します。ですが、段階の階層、日付、マイルストーンなどが絡んで複雑になってくると、auto schedulingが大きな時間の節約になります。日付を変更すると、それがプロジェクト全体に波及してくれるからです。
たとえばWebサイトを作る場合、戦略やワイヤーフレーミングからデザイン、開発まで、かなり多くのステップがあります。そして各ステージには複数のステップとマイルストーンがあるんです。このようなケースで、クライアントがフィードバックの期限に間に合わなかったら、該当するタスクやマイルストーンを延長するだけで、残りのプロジェクト全体に自動的に反映されます。以前は、これらの要素をすべて把握するのに30分以上かかることもありました。だから、この自動化とダイナミックな運用がとても役立っています。”「私がとても評価している機能の1つが PDFエクスポート です。とてもシンプルですが、私たちにとって共有する際に非常に役立ちます。プロジェクトの開始時に見せることもできますし、提案（ピッチ）のプロセスの一部として、私たちの進め方や方向性を伝えるために使うこともできます。日付のリストが載ったメールよりも、提案されたタイムラインを示すガントチャートがあるほうが、いつも印象が強いです。」
影響
GanttPROを使った今のあなたの仕事はどのようなものですか？
Rick が GanttPRO の最大の価値をまとめると、答えはとても明快です。 「このツールが私に合う理由を一言でいうなら、デッドラインが自動で更新されることです。手作業で調整する必要はなく、30秒で全部が自動的に再計算されます。それだけでも大幅な時間の節約になります。
クライアント側の遅れ、あるいは私たち側の遅れがあっても、アナログのスケジュールを作り直すために30分もかかる負担の大きい作業ではなくなりました。」
さらに Rick は、クライアントに共有できる「見た目がすっきりした」画面も評価しています。 「私たちは、クライアントが私たちの会社（エージェンシー）全体をどう捉えるかを大切にしています。そして私たちが共有するエクスポート版は、プロフェッショナルな空気感があり、それが私たちのブランドにも良い影響を与えてくれます。」