Ideya: 5 Jahre im Management kreativer Projekte, Kundentimelines und Teamressourcen mit GanttPRO
„Ein Gantt-Diagramm, um den vorgeschlagenen Zeitplan zu veranschaulichen, ist viel klarer und beeindruckender als eine E-Mail mit einer Liste von Daten.“
Eine Geschichte darüber, wie eine Creative Agentur mit GanttPRO kundenorientierte Projekte steuert, die Ressourcen des Teams koordiniert und bei manuellen Deadline-Anpassungen Zeit spart.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: Ideya
Interviewte Rollen: Rick Binger, Creative Director und Principal
Projektarten: beim Kunden laufende kreative Projekte parallel
Externe Einflüsse: Kundenvorgaben bei Deadlines und Feedback-Rückläufe, Abstimmung mit externen Auftragnehmern und Freelancern
Früher verwendet: Apple Calendar, OmniFocus
Angedeutete Probleme: Bedarf an einem professionelleren Management-Tool aufgrund der wachsenden Komplexität von Projekten
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Ideya ist eine Boutique-Agentur für kreatives Arbeiten – von Branding und Werbung bis hin zu Design und Digital.
Rick Binger, Creative Director und Principal, teilte mit, wie GanttPRO dem Team geholfen hat, mehrere kreative Vorhaben parallel zu steuern – über die letzten fünf Jahre.
„Der eine Moment, der für mich auf den Punkt bringt, warum dieses Tool funktioniert? Automatische Deadline-Updates. Kein manuelles Nachjustieren – nur 30 Sekunden, und alles wird von allein neu berechnet. Allein das ist schon eine enorme Zeitersparnis. Wenn es beim Kunden zu Verzögerungen kommt oder auch bei uns: Das bedeutet nicht mehr, dass man erst 30 Minuten investieren muss, um die analogen Zeitpläne neu zu erstellen.“
Herausforderung
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Bevor Rick GanttPRO eingeführt hat, beschreibt er die Projektverwaltung als recht unübersichtlich: „Meine wichtigsten Tools waren eine Art Mix aus OmniFocus und Apple Calendar. Das war ein ziemlich analoges, belastendes und etwas unübersichtliches Erlebnis.“
Für einen einfacheren Umfang kann dieser Führungsstil noch ausreichend sein. Aber wenn die Arbeit in einzelne Bausteine zerlegt werden muss, kommt GanttPRO ins Spiel.
„Ich gehe tendenziell in GanttPRO, wenn es sich um ein komplexes Projekt handelt: mit vielen Schritten und Meilensteinen und wenn ich eine umfassende Timeline für den Kunden und unser Team erstellen muss.“
Lösung
Um die Anforderungen jeder Zusammenarbeit zu erfüllen, arbeitet die Agentur mit einem Dienstleister-Modell, das bis zu 20 Spezialisten einbeziehen kann – darunter Entwickler, Designer, Texter, Künstler und Illustrator. Diese benötigen keinen vollständigen Zugriff auf das Projekt.
„Unser Team besteht aus Dienstleistern und Freelancern, die jeweils eigene, unabhängige Prozesse haben und keine Änderungen am Projekt vornehmen müssen. Zur Steuerung dieser Personen ist für mich die Funktion für virtuelle Ressourcen das Mittel der Wahl. Nachdem ich alle zugewiesen habe, erstelle ich ein PDF und teile es mit allen, die am Projekt beteiligt sind, damit sie ganz genau sehen können, welche Aufgaben und Meilensteine sie haben.“„Wenn es ein einfacher Workflow mit nur wenigen Meilensteinen ist, nutze ich eher eine Liste in einer E-Mail. Aber wenn es komplex wird – mit einer Hierarchie von Phasen, Daten und Meilensteinen – dann ist auto scheduling mit der Möglichkeit, ein Datum zu ändern und die Änderung im gesamten Projekt automatisch nachziehen zu lassen, ein riesiger Zeitgewinn.
Wenn wir zum Beispiel eine Website bauen, haben wir ziemlich viele Schritte – von der Strategie und dem Wireframing bis hin zum Design und zur Entwicklung, und jede Phase hat mehrere Schritte und Meilensteine. In diesem Fall kann ich, wenn der Kunde eine Deadline für das Feedback verpasst, einfach genau diese Aufgabe oder diesen Meilenstein verlängern, und das wirkt sich automatisch auf den Rest des Projekts aus. Früher hat es vielleicht 30 Minuten oder länger gedauert, um all diese Elemente zu durchschauen – daher ist es super hilfreich, wenn das automatisiert und dynamisch läuft.“„Eine Funktion, die ich besonders schätze, ist der PDF-Export. Er ist wirklich super einfach, aber für uns ist er sehr nützlich, um entweder zu Projektbeginn oder sogar im Rahmen des Pitch-Prozesses unsere Ausrichtung zu zeigen. Es ist immer beeindruckender, einen Gantt-Chart zur Darstellung des vorgeschlagenen Zeitplans zu haben, als eine E-Mail mit einer Liste von Daten.“
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
So fasst Rick den größten Nutzen von GanttPRO ganz klar zusammen: „Das eine, was mir sofort zeigt, warum dieses Tool für mich funktioniert: automatische Deadline-Updates. Kein manuelles Nachjustieren — in nur 30 Sekunden wird alles automatisch neu berechnet. Allein das ist schon ein riesiger Zeitsparer.
Eine Verzögerung beim Kunden oder sogar bei uns ist nicht mehr die aufwendige Aufgabe, 30 Minuten damit zu verbringen, die analogen Zeitpläne neu zu machen.“
Außerdem schätzt Rick die übersichtliche Darstellung, die sie mit Kunden teilen können: „Uns ist wichtig, wie unsere Kunden die Agentur als Ganzes wahrnehmen, und die exportierten Versionen, die wir teilen, wirken professionell — das wirkt sich positiv auf unsere Marke aus.“