Để đáp ứng nhu cầu của từng dự án, công ty làm việc theo mô hình nhà thầu, có thể huy động tới 20 chuyên gia, bao gồm nhà phát triển, nhà thiết kế, người viết nội dung, họa sĩ và họa sĩ minh họa—những người này không cần quyền truy cập đầy đủ vào dự án.

“Đội ngũ của tôi gồm các nhà thầu và freelancer, họ có quy trình độc lập riêng và không cần phải chỉnh sửa dự án. Để quản lý những người này, tính năng tài nguyên ảo là lựa chọn quen thuộc của tôi. Sau khi tôi phân công tất cả, tôi xuất một tệp PDF và chia sẻ với tất cả những người sẽ tham gia dự án để họ có thể xem chính xác nhiệm vụ và mốc quan trọng của mình là gì.”

“Nếu quy trình làm việc đơn giản và chỉ có vài mốc quan trọng, tôi sẽ dùng một danh sách trong email. Nhưng nếu nó trở nên phức tạp, với cấu trúc phân cấp các giai đoạn, ngày tháng và mốc quan trọng thì auto scheduling—có thể thay đổi một ngày và làm cho nó lan tỏa xuyên suốt toàn bộ dự án—là một công cụ tiết kiệm thời gian cực lớn.

Ví dụ, khi chúng tôi xây dựng một website, chúng tôi có khá nhiều bước: từ chiến lược và wireframing đến thiết kế và phát triển; và mỗi giai đoạn lại có nhiều bước cùng các mốc quan trọng. Trong trường hợp này, nếu khách hàng bỏ lỡ hạn chót để phản hồi, tôi chỉ cần kéo dài đúng tác vụ hoặc mốc quan trọng đó, và nó sẽ tự động lan sang phần còn lại của dự án. Trước đây, có khi phải mất 30 phút hoặc hơn để xác định tất cả các thành phần này, nên việc có sẵn sự tự động hóa linh hoạt như vậy thật sự rất hữu ích.”

“Một trong những tính năng mà tôi rất thích là xuất PDF. Nó đơn giản đến mức rất dễ dùng nhưng lại rất hữu ích để chúng tôi chia sẻ—có thể là ngay từ đầu dự án, hoặc thậm chí như một phần trong quá trình chào hàng/pitch để thể hiện hướng đi của mình. Luôn ấn tượng hơn khi có một biểu đồ Gantt để thể hiện timeline dự kiến, thay vì một email chỉ có danh sách ngày.”