Ideya: 5 років керування креативними проєктами, строками клієнтів і ресурсами команди в GanttPRO
«Набагато зрозуміліше й переконливіше показувати запропонований таймлайн за допомогою діаграми Ганта, а не листом із переліком дат».
Історія про те, як креативна агенція використовує GanttPRO для керування клієнтоорієнтованими проєктами, координації ресурсів команди та економії часу на ручному коригуванні строків.
Огляд компанії
Компанія: Ideya
Посадові ролі: Рік Бінгер, креативний директор і власник агентства
Типи проєктів: творчі проєкти клієнта, що виконуються паралельно
Зовнішні фактори: дедлайни з боку клієнта, часові рамки зворотного зв’язку, координація з зовнішніми підрядниками та фрилансерами
Раніше використовували: Apple Calendar, OmniFocus
Виявлені проблеми: через зростання складності проєктів потрібен більш професійний інструмент керування
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
Ideya — це бутик-креативна агенція з широким набором можливостей: від брендингу та реклами до дизайну й digital.
Рік Бінгер, креативний директор і власник агентства, розповів, як GanttPRO допомагає команді керувати кількома креативними ініціативами, що йдуть паралельно, протягом останніх п’яти років.
“Єдиний момент, який найкраще пояснює, чому цей інструмент працює для мене? Автоматичні оновлення дедлайнів. Ніяких ручних правок — лише 30 секунд, і все перераховується само собою. Уже це саме по собі — величезна економія часу. Затримка з боку клієнта або навіть з нашого боку більше не перетворюється на виснажливу задачу: витрачати 30 хвилин, щоб переробити аналогові графіки.”
Виклик
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
Перед тим як перейти на GanttPRO, Рік описує процес управління проєктами як доволі неорганізований: «Мої основні інструменти — це поєднання OmniFocus і Apple Calendar. Це був досвід досить аналоговий, обтяжливий і трохи не впорядкований».
Для простішого обсягу такий стиль керування ще може бути достатнім. Але коли роботу потрібно розкласти на компоненти, у справу вступає GanttPRO.
«Зазвичай я переходжу на GanttPRO, коли проєкт складний: багато кроків і віх (milestones), і коли мені потрібно створити повну часову шкалу для клієнта та нашої команди».
Рішення
Щоб задовольнити потреби кожної співпраці, агентство працює за моделлю підрядників, яка може залучати до 20 спеціалістів, зокрема розробників, дизайнерів, копірайтерів, художників та ілюстраторів. Більшість із них не потребують повного доступу до проєкту.
«Наша команда складається з підрядників і фрилансерів, які мають власні незалежні процеси та не мають потреби вносити правки. Щоб керувати цими людьми, для мене завжди надійний варіант — функція віртуальних ресурсів. Після того як я призначу всіх, я виводжу план у PDF і ділюся ним з усіма, хто буде залучений до проєкту, щоб вони точно бачили, які саме у них завдання та віхи».“Якщо робочий процес простий і містить лише кілька контрольних точок, я вдаюся до списку в листі. Але якщо все ускладнюється, з ієрархією етапів, дат і контрольних точок, auto scheduling із можливістю змінити дату й щоб це відобразилося на всьому проєкті, дає колосальну економію часу.
Коли, наприклад, ми будуємо вебсайт, у нас є багато кроків — від стратегії та вайрфреймінгу до дизайну й розробки, і кожен етап має кілька кроків та контрольних точок. У цьому випадку, якщо клієнт пропускає дедлайн для надання зворотного зв’язку, я просто продовжую саме цю конкретну задачу або контрольну точку — і це автоматично «розповзається» на решту проєкту. Раніше на те, щоб розібратися з усіма цими елементами, могло піти 30 хвилин або й більше, тож наявність такої автоматизації та динаміки справді дуже допомагає.”«Одна з функцій, яку я дуже ціную, — це експорт у PDF. Вона дуже проста, але для нас це надзвичайно корисно: ми можемо показувати план на початку проєкту або навіть використовувати як частину процесу презентації, щоб продемонструвати наш напрям. Завжди виглядає переконливіше мати діаграму Ґантта, яка показує запропоновану часову шкалу, ніж лист із переліком дат.»
Вплив
Як зараз виглядає ваша робота з GanttPRO?
Те, як Рік підсумовує найбільшу цінність GanttPRO, дуже зрозуміле: «Один момент, який пояснює, чому цей інструмент працює для мене? Автоматичні оновлення дедлайнів. Без ручного налаштування — просто 30 секунд, і все перераховується автоматично. Саме це вже є величезною економією часу.
Затримка з боку клієнта—або навіть з нашого боку—більше не є виснажливою задачею, яка забирає 30 хвилин на переробку аналогових графіків».
Окрім цього, Рік також цінує чіткий і акуратний вигляд, який вони можуть показувати клієнтам: «Нам важливо, як наші клієнти сприймають агенцію загалом, а експортовані версії, якими ми ділимося, мають відчуття професіоналізму, що позитивно впливає на наш бренд».