Ideya: 5 лет управления креативными проектами, клиентскими сроками и ресурсами команды в GanttPRO
«Диаграмма Ганта всегда производит более сильное впечатление, чем письмо со списком дат».
История о том, как креативное агентство Ideya использует GanttPRO для управления клиентскими проектами, координации ресурсов и экономии времени.
О компании
Компания: Ideya
Наш собеседник: Рик Бэнгер, креативный директор и владелец агентства
Типы проектов: параллельно идущие креативные проекты
Внешние факторы: дедлайны установленные с клиентской стороны, координация подрядчиков и фрилансеров
Ранее использовали: Apple Calendar, OmniFocus
Выявленные проблемы: усложнение проектов и потребность в более профессиональном подходе
Главное
Чем занимается компания
На чем специализируется компания?
Ideya – креативное бутик-агентство, работающее с проектами в сфере брендинга, рекламы, дизайна и digital.
Рик Бингер, креативный директор и владелец агентства, рассказал о том, как на протяжении пяти лет команда использует GanttPRO для одновременного ведения нескольких проектов и поддержания прозрачности процессов, как внутри, так и в работе с клиентами.
«Если говорить о главном преимуществе, то это возможность обновлять дедлайны без ручного вмешательства. Буквально за 30 секунд весь проект перестраивается автоматически. Больше не нужно тратить полчаса на пересборку всего графика, если клиент или команда задерживаются по срокам».
Как было раньше
Каким ваш подход был до GanttPRO
До внедрения GanttPRO управление проектами было довольно простым и во многом ручным. «Основным инструментом для управления задачами для меня был OmniFocus. Помимо этого, я просто заносил важные даты в Apple Calendar, поэтому весь процесс был достаточно разрозненным и не самым удобным».
Такой подход работал для небольших задач, но по мере роста проектов появилась потребность в более структурированном планировании.
«Обычно я открываю GanttPRO, когда проект становится сложнее: появляется много этапов и контрольных точек, а клиенту нужен подробный и понятный график работ».
Решение
Для реализации проектов агентство работает со сформированной базой подрядчиков и фрилансеров. В зависимости от задачи в работе могут участвовать до 20 специалистов: дизайнеры, разработчики, копирайтеры, художники и иллюстраторы. При этом большинству из них не требуется доступ к самому проекту.
«Мы работаем с подрядчиками и фрилансерами, у которых уже есть собственные процессы. Им не нужно редактировать проект. Поэтому виртуальные ресурсы – одна из самых полезных для меня функций. Я назначаю ответственных, экспортирую план проекта в PDF и делюсь им со всей командой. Так каждый понимает свои задачи и ключевые этапы работы».«Если проект небольшой и включает всего несколько контрольных точек, можно обойтись обычным письмом. Но когда появляется много этапов, зависимостей и сроков, автопланирование становится незаменимым. Достаточно изменить одну дату и весь график автоматически обновится.
Например, разработка сайта состоит из стратегии, создании вайрфреймов, дизайна и других этапов. Каждый включает множество задач и подзадач. Если клиент задерживает обратную связь, я просто переношу нужную задачу и все последующие сроки пересчитываются автоматически. Раньше на такую корректировку мог уйти почти час. Сейчас это занимает считанные секунды».«Одна из моих любимых функций – PDF-экспорт. Она очень простая, но невероятно полезная. Мы можем показать клиенту план проекта на старте или использовать для презентации коммерческого предложения. Диаграмма всегда воспринимается лучше, чем длинный список дат и этапов в электронном письме».
Что изменилось
Как теперь выглядит ваша работа с GanttPRO?
По словам Рика, главная ценность GanttPRO заключается в экономии времени при работе со сроками.
«Если говорить о главном преимуществе, то это возможность обновлять дедлайны без ручной работы. Буквально за 30 секунд весь проект перестраивается автоматически. Больше не нужно тратить полчаса на пересборку всего графика, если клиент или команда задерживаются по срокам».
Еще один важный плюс – это визуально профессиональная подача информации клиентам.
«Для нас важно, какое впечатление производит агентство. Таймлайн, который мы экспортируем из GanttPRO, выглядят аккуратно и профессионально, что также совпадает с философией нашего бренда».