Ideya: 5 anos gerenciando projetos criativos, cronogramas dos clientes e recursos da equipe com o GanttPRO
“É mais claro e mais impressionante ter um gráfico de Gantt para demonstrar o cronograma proposto, em vez de um e-mail com uma lista de datas.”
Uma história sobre como uma agência criativa usa o GanttPRO para gerenciar projetos voltados ao cliente, coordenar os recursos da equipe e economizar tempo com ajustes manuais de prazos.
Visão geral da empresa
Empresa: Ideya
Papéis entrevistados: Rick Binger, Diretor Criativo e Principal
Tipos de projetos: projetos criativos do cliente rodando simultaneamente
Pressões externas: prazos definidos pelo cliente e tempo de resposta aos feedbacks, coordenação com contratados externos e freelancers
Histórico de ferramentas: Apple Calendar, OmniFocus
Problemas identificados : necessidade de uma ferramenta de gestão mais profissional devido ao aumento da complexidade dos projetos
Resumo
Contexto da empresa
Qual é o foco da sua empresa?
A Ideya é uma agência criativa boutique com uma ampla gama de capacidades, do branding e da publicidade ao design e ao digital.
Rick Binger, Diretor Criativo e Principal, compartilhou como o GanttPRO ajudou a equipe a gerenciar várias iniciativas criativas em execução simultânea ao longo dos últimos cinco anos.
“O único momento que resume por que esta ferramenta funciona para mim? Atualizações automáticas de prazos. Sem ajuste manual — é só 30 segundos e tudo se recalcula automaticamente. Só isso já economiza muito tempo. Um atraso do cliente ou até do nosso lado não é mais uma tarefa cansativa de 30 minutos para refazer os cronogramas analógicos.”
Desafios
Como era sua abordagem antes do GanttPRO?
Antes de adotar o GanttPRO, Rick descreve o processo de gestão de projetos como bastante desorganizado: “Minhas principais ferramentas eram uma mistura de OmniFocus e Apple Calendar. Foi uma experiência bastante analógica, trabalhosa e um pouco desorganizada.”
Para um escopo mais simples, esse estilo de gestão ainda pode ser suficiente. Mas quando o trabalho precisa ser dividido em componentes, o GanttPRO entra em cena.
“Costumo ir para o GanttPRO quando é um projeto complexo, com muitos passos e marcos (milestones), e quando preciso criar uma linha do tempo completa para o cliente e para a nossa equipe.”
Solução
Para atender às necessidades de cada envolvimento, a agência trabalha com um modelo de contratados que pode incluir até 20 especialistas, incluindo desenvolvedores, designers, copywriters, artistas e ilustradores, que não precisam de acesso total ao projeto.
“Nosso time é composto por contratados e freelancers que têm processos independentes próprios e não precisam fazer edições. Para gerenciar essas pessoas, o recurso de recursos virtuais é, para mim, o ponto de partida. Depois de atribuir todos, eu gero um PDF e compartilho com todo mundo que vai participar do projeto, para que eles vejam exatamente quais são as tarefas e os marcos deles.”“Se for um fluxo de trabalho simples, com alguns marcos apenas, eu recorro a uma lista dentro de um e-mail. Mas se estiver ficando complexo, com uma hierarquia de etapas, datas e marcos, o auto scheduling, com a capacidade de alterar uma data e fazer isso repercutir no projeto inteiro, é uma enorme economia de tempo.
Quando estamos construindo um site, por exemplo, temos várias etapas — da estratégia e do wireframing ao design e ao desenvolvimento — e cada etapa tem vários passos e marcos. Nesse caso, se o cliente perder um prazo para devolver feedback, eu posso simplesmente estender aquela tarefa ou marco específico, e isso se propaga pelo resto do projeto. No passado, poderia levar 30 minutos ou mais para entender todos esses elementos, então ter essa automação e dinamismo é extremamente útil.”“Uma das funcionalidades que eu mais valorizo é a exportação em PDF. É bem simples, mas é muito útil para a gente compartilhar seja no início do projeto, ou até mesmo como parte do processo de apresentação para mostrar nossa direção. É sempre mais impactante ter um gráfico de Gantt para demonstrar o cronograma proposto do que um e-mail com uma lista de datas.”
Impacto
Como é o seu trabalho agora com o GanttPRO?
O jeito que o Rick resume o maior valor do GanttPRO é bem claro: “A única coisa que explica por que essa ferramenta funciona para mim? Atualizações automáticas de prazos. Sem ajustes manuais: são apenas 30 segundos e tudo é recalculado automaticamente. Só isso já economiza muito tempo.
Um atraso do cliente—ou até mesmo do nosso lado—não é mais uma tarefa pesada de 30 minutos para refazer os cronogramas analógicos.”
Além disso, o Rick também valoriza a apresentação limpa que eles conseguem compartilhar com os clientes: “Nós nos preocupamos com como nossos clientes percebem a agência como um todo, e as versões exportadas que compartilhamos têm uma aparência de profissionalismo que reflete positivamente na nossa marca.”