Ideya: 5 lat zarządzania projektami kreatywnymi, harmonogramami klientów i zasobami zespołu w GanttPRO
„Jest po prostu czytelniej i bardziej przekonująco mieć wykres Gantta, aby pokazać proponowany harmonogram, zamiast e-maila z listą dat.”
Historia o tym, jak agencja kreatywna wykorzystuje GanttPRO do zarządzania projektami nastawionymi na klienta, koordynowania zasobów zespołu i oszczędzania czasu na ręcznych korektach terminów.
Przegląd firmy
Firma: Ideya
Role rozmówców: Rick Binger, Dyrektor kreatywny i Principal
Typy projektów: kreatywne projekty klienta prowadzone równolegle
Czynniki zewnętrzne: terminy ustalane przez klienta oraz szybkie przekazywanie informacji zwrotnych, koordynacja z zewnętrznymi wykonawcami i freelancerami
Wcześniej używali: Apple Calendar, OmniFocus
Sugerowane problemy: potrzeba bardziej profesjonalnego narzędzia do zarządzania ze względu na rosnącą złożoność projektów
Podsumowanie
Tło firmy
Na czym koncentruje się Twoja firma?
Ideya to butikowa agencja kreatywna o szerokich możliwościach — od brandingu i reklamy po projektowanie i obszar digital.
Rick Binger, Dyrektor kreatywny i Principal, opowiedział, w jaki sposób GanttPRO pomogło zespołowi zarządzać wieloma kreatywnymi inicjatywami prowadzonymi równolegle w ciągu ostatnich pięciu lat.
„Jedna chwila, która najlepiej pokazuje, dlaczego to narzędzie działa dla mnie? Automatyczne aktualizacje terminów. Bez ręcznego korygowania — tylko 30 sekund i wszystko przelicza się samo. Sam ten fakt to ogromna oszczędność czasu. Opóźnienie po stronie klienta albo nawet u nas już nie jest uciążliwym zadaniem polegającym na 30 minutach przerabiania analogowych harmonogramów.”
Problem
Jak wyglądało twoje podejście przed GanttPRO?
Przed wdrożeniem GanttPRO Rick opisuje proces zarządzania projektem jako dość nieuporządkowany: „Moje podstawowe narzędzia to swoisty miks OmniFocus i Apple Calendar. To była dość analogowa, uciążliwa i trochę nieuporządkowana praca”.
Dla prostszego zakresu taki styl zarządzania wciąż może być wystarczający. Ale gdy trzeba rozbić pracę na elementy składowe, wówczas wkracza GanttPRO.
„Zwykle przechodzę na GanttPRO, gdy projekt jest złożony, ma wiele kroków i kamieni milowych, oraz gdy muszę przygotować kompleksową oś czasu dla klienta i naszego zespołu”.
Rozwiązanie
Aby sprostać potrzebom każdego zlecenia, agencja pracuje w modelu wykonawców, w którym może uczestniczyć do 20 specjalistów: programistów, projektantów, copywriterów, artystów i ilustratorów. Większość z nich nie potrzebuje pełnego dostępu do projektu.
„Nasz zespół składa się z wykonawców i freelancerów, którzy mają własne, niezależne procesy i nie muszą wprowadzać zmian w projekcie. Do zarządzania tymi osobami najczęściej korzystam z funkcji zasobów wirtualnych. Gdy przydzielę wszystkich, eksportuję plan do PDF i udostępniam go wszystkim, którzy będą zaangażowani w projekt, aby mogli dokładnie zobaczyć swoje zadania i kamienie milowe.”„Jeśli proces jest prosty i obejmuje tylko kilka kamieni milowych, skorzystam z listy w e-mailu. Ale gdy robi się zbyt złożony — z hierarchią etapów, datami i kamieniami milowymi — auto scheduling z możliwością zmiany daty i automatycznego przeniesienia jej na cały projekt to ogromna oszczędność czasu.
Gdy na przykład tworzymy stronę internetową, mamy sporo kroków: od strategii i przygotowania makiet (wireframing) po projekt i rozwój, a każdy etap ma wiele kroków oraz kamieni milowych. W takim przypadku, jeśli klient nie dotrzyma terminu na przekazanie informacji zwrotnej, mogę po prostu wydłużyć tę konkretną czynność lub kamień milowy, a to automatycznie przeniesie się na resztę projektu. Kiedyś ustalenie wszystkich tych elementów mogło zająć 30 minut lub więcej, więc posiadanie takiej zautomatyzowanej i dynamicznej funkcji jest naprawdę pomocne.”„Jedną z funkcji, którą szczególnie doceniam, jest eksport do PDF. Jest to niezwykle proste, ale bardzo przydatne — możemy je udostępnić zarówno na początku projektu, jak i nawet jako element procesu prezentacji, żeby pokazać, w jakim kierunku idziemy. Zawsze lepiej wygląda i robi większe wrażenie wykres Gantta przedstawiający proponowaną oś czasu niż e-mail z listą dat.”
Wpływ
Jak teraz wygląda twoja praca z GanttPRO?
Sposób, w jaki Rick podsumowuje największą wartość GanttPRO, jest bardzo prosty i czytelny: „Jedna rzecz, która najlepiej wyjaśnia, dlaczego to narzędzie działa dla mnie? Automatyczne aktualizacje terminów. Żadnych ręcznych poprawek — 30 sekund i wszystko przelicza się samo. To samo w sobie jest ogromnym oszczędzaniem czasu.
Opóźnienie po stronie klienta, a nawet u nas, nie jest już uciążliwym zadaniem polegającym na 30 minutach przerabiania analogowych harmonogramów.”
Dodatkowo Rick ceni sobie też czytelny widok, który mogą pokazać klientom: „Zależy nam na tym, jak klienci postrzegają agencję jako całość, a udostępniane przez nas wyeksportowane wersje mają profesjonalny charakter, co pozytywnie wpływa na naszą markę.”