Ideya: 5 år av att hantera kreativa projekt, kundtidslinjer och teamresurser med GanttPRO
“Det är tydligare och mer imponerande att ha ett Gantt-schema för att visa den föreslagna tidsplanen, jämfört med ett e-postmeddelande med en lista med datum.”
En berättelse om hur en kreativ byrå använder GanttPRO för att hantera kundorienterade projekt, samordna teamets resurser och spara tid på manuella deadlinejusteringar.
Företagsöversikt
Företag: Ideya
Intervjuade roller: Rick Binger, Creative Director och Principal
Projekttyper: kundens kreativa projekt som körs parallellt
Externa påtryckningar: kundens deadlines och tidsåtgången för återkoppling, samt samordning med externa entreprenörer och frilansare
Verktygshistorik: Apple Calendar, OmniFocus
Problem som antyddes: behovet av ett mer professionellt ledningsverktyg på grund av den växande komplexiteten i projekten
Sammanfattning
Företagsbakgrund
Vad fokuserar ditt företag på?
Ideya är en boutiquekreativ byrå med ett brett spektrum av möjligheter, från varumärke och reklam till design och digital.
Rick Binger, Creative Director och Principal, berättade hur GanttPRO har hjälpt teamet att hantera flera kreativa initiativ som körs parallellt under de senaste fem åren.
“Det enda ögonblicket som sammanfattar varför det här verktyget fungerar för mig? Automatiska uppdateringar av deadlines. Inga manuella justeringar — bara 30 sekunder, så räknas allt om automatiskt. Bara det i sig sparar enormt mycket tid. En försening från kunden, eller till och med från vår sida, är inte längre en betungande uppgift att behöva göra om de analoga schemana, vilket annars tog 30 minuter.”
Kamp
Hur såg din strategi ut innan GanttPRO?
Innan Rick började använda GanttPRO beskrev han projektledningen som ganska oorganiserad: “Mina viktigaste verktyg var en mix av OmniFocus och Apple Calendar. Det var en ganska analog, tung och något oredalig upplevelse.”
För ett enklare upplägg kan den här typen av arbetssätt fortfarande räcka. Men när arbetet behöver brytas ner i komponenter kommer GanttPRO in i bilden.
“Jag tenderar att gå in i GanttPRO när det handlar om ett komplext projekt med många steg och milstolpar, och när jag behöver skapa en heltäckande tidslinje för kunden och vårt team.”
Lösning
För att möta behoven i varje uppdrag arbetar byrån med en modell med underleverantörer, som kan omfatta upp till 20 specialister, inklusive utvecklare, designers, copywriters, konstnärer och illustratörer, vilka inte behöver full åtkomst till projektet.
“Vårt team består av underleverantörer och frilansare som har egna, oberoende processer och som inte behöver göra redigeringar. För att hantera de här personerna är funktionen virtuella resurser för mig det självklara valet. När jag har tilldelat alla exporterar jag en PDF och delar den med alla som ska vara med i projektet, så att de exakt kan se vilka uppgifter och milstolpar de har.”“Om arbetsflödet är enkelt och bara har några få milstolpar kan jag nöja mig med en lista i ett mejl. Men om det börjar bli komplext, med en hierarki av faser, datum och milstolpar, så är auto scheduling, där du kan ändra ett datum och få det att få genomslag i hela projektet, en stor tidsbesparing.
När vi till exempel bygger en webbplats har vi många steg – från strategi och wireframing till design och utveckling – och varje fas har flera steg och milstolpar. I det här fallet, om kunden missar en deadline för att återkoppla, kan jag bara förlänga just den uppgiften eller milstolpen, och det sprids vidare i resten av projektet. Förr kunde det ta 30 minuter eller mer att reda ut alla de här delarna, så att ha den här automatiserade och dynamiska funktionen är superhjälpsamt.”“En av funktionerna som jag verkligen uppskattar är PDF-export. Den är otroligt enkel, men väldigt användbar för oss att dela antingen i början av ett projekt eller till och med som en del av pitch-processen för att visa vår inriktning. Det är alltid mer imponerande att ha ett Gantt-diagram som visar den föreslagna tidslinjen, i stället för ett e-postmeddelande med en lista över datum.”
Påverkan
Hur ser ditt arbete ut nu med GanttPRO?
Det sätt som Rick sammanfattar den största nyttan med GanttPRO är väldigt tydligt: “Det ögonblick som sammanfattar varför det här verktyget fungerar för mig? Automatiska uppdateringar av deadlines. Inget manuellt pillande—bara 30 sekunder så räknas allt om av sig självt. Det i sig är redan en enorm tidsbesparing.
En fördröjning hos kunden—eller till och med hos oss—är inte längre en betungande uppgift som tar 30 minuter att göra om de analoga scheman.”
Förutom det värdesätter Rick också det rena och tydliga upplägg som de kan dela med kunder: “Vi bryr oss om hur våra kunder uppfattar byrån som helhet och de exporterade versionerna vi delar har en professionell känsla som påverkar vårt varumärke positivt.”