Forum Design: met GanttPRO teams voor architectuur en interieurdesign coördineren binnen sectorgerichte projecten
“We kunnen tot 20 projecten per studio tegelijk laten lopen, en alles—van de vroege entitlement en het ontwerp tot en met de bouw—wordt in GanttPRO ingepland.”
Een verhaal over hoe een architectuur- en interieurdesignbureau departementale afstemming, klantgerichte updates en zichtbaarheid van het portfolio beheert als één enkel systeem met GanttPRO.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: Forum Architecture and Interior Design
Geïnterviewde rollen: Jeff Suchan, Principal
Projecttypen: ontwerpprojecten voor appartementencomplexen met meerdere woningen, studentenhuisvesting, seniorenhuisvesting en hospitality
Externe druk: verwachtingen van klanten en deadlines, en de noodzaak om af te stemmen binnen de bedrijfsstructuur — tussen verschillende studio’s en de staffing binnen hen
Toolgeschiedenis: verschillende producten, waaronder Microsoft Project
Problemen gesignaleerd: financiële kant en overmatige complexiteit van Microsoft Project
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
Forum is een architectuur- en interieurdesignbureau met ongeveer 70 medewerkers, dat zich vooral richt op projecten voor meergezinswoningen, huisvesting voor studenten en projecten voor senioren. Doordat het bedrijf is verdeeld in zes studio’s, is een van de grootste uitdagingen het beheren van talloze initiatieven in verschillende afdelingen, terwijl de personele middelen effectief worden gecoördineerd.
“We kunnen in elke studio tot 20 projecten tegelijk naast elkaar draaien en alles — van de vroege entitlement- en ontwerpfases tot aan de bouw — wordt in GanttPRO ingepland, samen met de personeelsallocatie terwijl het plan zich ontwikkelt. Voor de studio directors en de projectmanagers van elk team is dit een manier om het projectbereik visueel aan de hele organisatie te presenteren. Voor designers is het de ultieme statuscontrole. Voor mij persoonlijk is het een efficiënte manier om moeiteloos een overzicht op hoog niveau te krijgen.”
“Microsoft Project was een solide product, maar het bood veel functies die we gewoon niet nodig hadden. Daarom zijn we gaan kijken naar iets eenvoudigers, zodat we op de meest eenvoudige manier een Gantt-diagram konden maken.”
Strijd
Hoe pakte u projecten aan voordat u GanttPRO gebruikte?
In het verleden gebruikten sommige teams Microsoft Project als onderdeel van hun Windows-gebaseerde omgeving. Door de kosten en de buitensporige complexiteit begonnen ze echter te zoeken naar een eenvoudiger alternatief dat beter aansloot op hun behoeften.
“Microsoft Project was een solide product, maar het bood veel functies die we gewoon niet nodig hadden. Daarom zijn we gaan kijken naar iets eenvoudigers, zodat we op de meest eenvoudige manier een Gantt-diagram konden maken.”
Oplossing
In een snel veranderende omgeving zoals die van Forum is omgaan met veranderingen onderdeel van de dagelijkse context. Aanpassingen zijn onvermijdelijk en zouden zo naadloos mogelijk moeten worden geïntegreerd, zonder extra handmatig werk te creëren of kostbare tijd te verspillen.
“Omdat onze schema’s behoorlijk snel kunnen wijzigen, is het extreem efficiënt om één datum aan te passen en alle gerelateerde taken automatisch te laten bijwerken. Dat is de optimalisatie die task dependencies aan ons workflowproces toevoegen.”Omdat de processen van het bedrijf zijn gebouwd rond het coördineren van parallelle projecten, vereisen de activiteiten daaromheen dat het volledige takenpakket op één plek zichtbaar is.
“Met de portfolio view vind ik het vooral handig om dat overzicht op hoog niveau te hebben van alle verschillende teams en om ook de status van de projecten te kunnen controleren.”Omdat het werkproces van het team sterk gericht is op klanten, is het bieden van visuele updates erg belangrijk. In plaats van te vertrouwen op screenshots, maakt GanttPRO het mogelijk om voortgang op een visueel schone en professionele manier te exporteren en te delen.
“Met de mogelijkheid om voor klanten export-weergaven te leveren en iedereen op één lijn te houden, zonder onboarding of verstoring, past dit perfect in ons proces dat op klanten is gebaseerd.”Door het hele kantoor hebben we enkele gestandaardiseerde formulieren voor elk department, en dat maakt starten ongelooflijk eenvoudig, vooral wanneer we een nieuw teamlid toevoegen. Op deze manier is aanpassen geen probleem.
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
“Het was ongelooflijk makkelijk om meteen in te stappen en te beginnen.”
Het team gebruikt GanttPRO al vier jaar: voor senior leadership is het een strategisch planningsinstrument en voor de rest van de deelnemers is het een dagelijkse coördinatiemechanisme voor het controleren van statussen en het verdelen van resources, terwijl projecten zich ontwikkelen.
Voor Jeff is GanttPRO vooral waardevol door het portfolio met projecten, de algehele eenvoud van de interface en het strategische overzicht, zonder dat je in onnodige details hoeft te duiken.