Forum Design: coordenação de equipes de arquitetura e design de interiores em projetos específicos do setor com o GanttPRO
“Podemos ter até 20 projetos por estúdio, rodando em paralelo, e tudo — do early entitlement e do design até a construção — é agendado no GanttPRO.”
Uma história sobre como uma empresa de arquitetura e design de interiores gerencia a coordenação entre departamentos, as atualizações voltadas ao cliente e a visibilidade do portfólio como um único sistema com o GanttPRO.
Visão geral da empresa
Empresa: Forum Architecture and Interior Design
Papéis entrevistados: Jeff Suchan, Principal
Tipos de projetos: projetos de design para habitação multifamiliar, moradia estudantil, vida sênior e hotelaria
Pressões externas: expectativas dos clientes e prazos, a necessidade de coordenação em toda a estrutura corporativa — entre diferentes estúdios e a equipe dentro deles
Histórico da ferramenta: vários produtos, incluindo o Microsoft Project
Problemas apontados: lado financeiro e complexidade excessiva do Microsoft Project
Resumo
Contexto da empresa
Qual é o foco da sua empresa?
A Forum é uma empresa de arquitetura e design de interiores com cerca de 70 colaboradores, focada principalmente em projetos de habitação multifamiliar, moradia estudantil e empreendimentos para pessoas idosas. Como a empresa se divide em seis estúdios, um dos maiores desafios é gerenciar inúmeras iniciativas em diferentes departamentos, coordenando de forma eficaz os recursos humanos.
“Podemos ter até 20 projetos rodando em paralelo em cada estúdio e tudo — desde as fases iniciais de planejamento e de design até a construção — é agendado no GanttPRO, junto com a alocação de equipe conforme o plano evolui. Para os diretores de estúdio e para cada gerente de projetos de cada equipe, é uma forma de apresentar visualmente o escopo para toda a empresa. Para os designers, é a verificação de status definitiva. Para mim, é um jeito eficiente de obter uma visão geral de alto nível sem esforço.”
“O Microsoft Project era um produto sólido, mas oferecia muitos recursos que nós simplesmente não precisávamos. Foi por isso que começamos a procurar algo mais fácil, que nos ajudasse a criar um diagrama de Gantt da forma mais simples possível.”
Desafios
Como era sua abordagem antes do GanttPRO?
No passado, algumas equipes usavam o Microsoft Project como parte do seu ambiente baseado no Windows. No entanto, devido ao custo e à complexidade excessiva, elas começaram a procurar uma alternativa mais simples que se adequasse melhor às suas necessidades.
“O Microsoft Project era um produto sólido, mas oferecia muitos recursos que nós simplesmente não precisávamos. Foi por isso que começamos a procurar algo mais fácil, que nos ajudasse a criar um diagrama de Gantt da forma mais simples possível.”
Solução
Em um ambiente que muda rapidamente, como o da Forum, adaptar-se às mudanças faz parte do contexto de trabalho. Os ajustes são inevitáveis e devem ser integrados da forma mais transparente possível, sem criar trabalho manual adicional nem consumir um tempo valioso.
“Como os nossos cronogramas podem mudar bastante rápido, conseguir ajustar uma única data e ter todas as tarefas relacionadas atualizadas automaticamente é extremamente eficiente. É essa otimização que as dependências de tarefas trazem para o nosso fluxo de trabalho.”Como os processos da empresa foram construídos para coordenar projetos paralelos, as atividades ao redor deles exigem ter todo o escopo visível em um único lugar.
“Com a visão de portfólio, acho que é especialmente útil ter essa visão geral de alto nível de todas as equipes diferentes e também poder verificar o status dos projetos.”Como o fluxo de trabalho da equipe é muito voltado para clientes, fornecer atualizações visuais é muito importante. Em vez de depender de capturas de tela, o GanttPRO permite exportar e compartilhar o progresso de uma forma mais limpa, visual e profissional.
“Poder exportar as visualizações para os clientes e manter todos alinhados, sem onboarding ou interferência, se encaixou perfeitamente no nosso processo focado em clientes.”Em todo o escritório, temos alguns formulários padronizados pensados para cada departamento, e isso torna o começo incrivelmente fácil, especialmente quando adicionamos um novo membro. Adaptar-se não é um problema dessa forma.
Impacto
Como é o seu trabalho agora com o GanttPRO?
“Foi incrivelmente fácil começar e dar o pontapé inicial.”
A equipe usa o GanttPRO há quatro anos: para a alta liderança, é uma ferramenta de planejamento estratégico; para o restante do time, é um mecanismo diário de coordenação, verificação de status e distribuição de recursos conforme os projetos evoluem.
Para o Jeff, o GanttPRO é especialmente valioso por causa do portfólio de projetos, da simplicidade geral da interface e da visão estratégica sem a necessidade de entrar em detalhes desnecessários.