Forum Design: koordinere arkitektur- og interiørdesignteam på tvers av bransjespesifikke prosjekter med GanttPRO
“Vi kan ha opptil 20 prosjekter per studio som kjører parallelt, og alt – fra tidlig entitlement og design hele veien gjennom bygging – er planlagt i GanttPRO.”
En historie om hvordan et arkitektur- og interiørdesignfirma håndterer samordning mellom avdelinger, oppdateringer mot kunder og synlighet i prosjektporteføljen som ett enkelt system med GanttPRO.
Bedriftsoversikt
Selskap: Forum Architecture and Interior Design
Intervjuede roller: Jeff Suchan, Principal
Prosjekttyper: designprosjekter for bolig i flere enheter, studentboliger, senior living og gjestfrihet
Eksternt press: kundeforventninger og frister, og behovet for koordinering på tvers av bedriftsstrukturen — mellom ulike studioer og bemanningen i dem
Verktøyhistorikk: ulike produkter, inkludert Microsoft Project
Problemer vi så tegn til: økonomisiden og den overdrevne kompleksiteten i Microsoft Project
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Forum er et arkitekt- og interiørdesignfirma med rundt 70 ansatte, som primært jobber med prosjekter for flerfamilieboliger, studentboliger og prosjekter for eldre. Siden selskapet er delt inn i seks studioer, er en av de største utfordringene deres å håndtere mange initiativer på tvers av avdelinger samtidig som de koordinerer menneskelige ressurser på en effektiv måte.
«Vi kan ha opptil 20 prosjekter som går parallelt i hvert studio, og alt — fra tidlige faser med rettigheter og design helt til bygging — er planlagt i GanttPRO, sammen med bemanningsallokering etter hvert som planen utvikler seg. For studioledere og hver enkelt prosjektleder i teamene deres er dette en måte å presentere omfanget visuelt for hele selskapet. For designere er det den ultimate statuskontrollen. For meg personlig er det en effektiv måte å få et helhetsbilde på høyt nivå uten anstrengelse.»
«Microsoft Project var et solid produkt, men det tilbød mange funksjoner vi rett og slett ikke trengte. Derfor begynte vi å se etter noe enklere som kunne hjelpe oss å lage et Gantt-diagram på den enkleste måten.»
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Før brukte noen team Microsoft Project som en del av sitt Windows-baserte miljø. Men på grunn av kostnadene og den altfor store kompleksiteten begynte de å se etter et enklere alternativ som passet bedre til behovene deres.
«Microsoft Project var et solid produkt, men det tilbød mange funksjoner vi rett og slett ikke trengte. Derfor begynte vi å se etter noe enklere som kunne hjelpe oss å lage et Gantt-diagram på den enkleste måten.»
Løsning
I et miljø som endrer seg raskt, som hos Forum, er det å tilpasse seg endringer en del av driftskonteksten. Justeringer er uunngåelige og bør integreres så sømløst som mulig, uten å skape mer manuelt arbeid eller ta verdifull tid.
“Fordi tidsplanene våre kan endre seg ganske raskt, er det ekstremt effektivt å kunne justere én enkelt dato og få alle tilknyttede oppgaver oppdatert automatisk. Det er den optimaliseringen som task dependencies gir arbeidsflyten vår.”Siden selskapets prosesser er bygget rundt å koordinere parallelle prosjekter, krever aktivitetene rundt dem at hele omfanget er synlig på ett sted.
“Med porteføljevisningen synes jeg det er spesielt nyttig å ha den overordnede oversikten over alle de ulike teamene, og samtidig kunne sjekke statusen til prosjektene.”Siden teamets arbeidsflyt i stor grad er rettet mot kunder, er det viktig å levere visuelle oppdateringer. I stedet for å stole på skjermbilder lar GanttPRO deg eksportere og dele fremdrift på en mer visuelt ren og profesjonell måte.
«Muligheten til å exportere visninger for kunder og holde alle på linje, uten onboarding eller innblanding, passer veldig godt til vår kundebaserte prosess.»På tvers av hele kontoret har vi noen standardiserte skjemaer utviklet for hvert avdelingsområde, og det gjør oppstart utrolig enkel, spesielt når vi legger til et nytt teammedlem. På denne måten er tilpasning ikke et problem.
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
«Det var utrolig lett å komme i gang og begynne.»
Teamet har brukt GanttPRO i fire år nå: som et strategisk planleggingsverktøy for ledelsen og som en daglig koordineringsmekanisme for resten av deltakerne, for å sjekke status og fordele ressurser etter hvert som prosjektene utvikler seg.
For Jeff er GanttPRO spesielt verdifullt takket være prosjektporteføljen, den overordnede enkelheten i grensesnittet og den strategiske oversikten uten at man må gå inn i unødvendige detaljer.