Forum Design : coordonner des équipes d’architecture et d’aménagement intérieur sur des projets propres à chaque secteur avec GanttPRO
« Nous pouvons avoir jusqu’à 20 projets par studio, lancés en parallèle, et tout, de la préparation initiale et de la conception à la construction, est planifié dans GanttPRO. »
Une histoire sur la façon dont une entreprise d’architecture et d’aménagement intérieur gère la coordination des équipes, les mises à jour orientées client et la visibilité du portefeuille comme un système unique avec GanttPRO.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : Forum Architecture and Interior Design
Rôles interviewés : Jeff Suchan, Principal
Types de projets : projets de conception pour l’habitat multifamilial, le logement étudiant, les résidences pour seniors et l’hôtellerie
Pressions externes : attentes des clients et délais, et besoin de coordination au sein de la structure de l’entreprise – entre différents studios et le personnel qui y travaille
Historique de l’outil : divers produits, dont Microsoft Project
Problèmes évoqués : le côté financier et la complexité excessive de Microsoft Project
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Forum est une entreprise d’architecture et d’aménagement intérieur comptant environ 70 employés. Elle travaille principalement sur des projets de logements collectifs, de résidences étudiantes et de structures pour personnes âgées. Comme l’entreprise est divisée en six studios, l’un de ses principaux défis est de gérer de nombreuses initiatives à travers les départements tout en coordonnant efficacement les ressources humaines.
« Nous pouvons avoir jusqu’à 20 projets en parallèle dans chaque studio, et tout — depuis les premières étapes d’acquisition et de conception jusqu’à la construction — est planifié dans GanttPRO, avec l’allocation du personnel à mesure que le plan évolue. Pour les directeurs de studio et les chefs de projet de chaque équipe, c’est une façon de présenter visuellement le périmètre à l’ensemble de l’entreprise. Pour les designers, c’est la vérification d’état ultime. Et, pour moi, c’est une manière efficace d’obtenir rapidement une vue d’ensemble de haut niveau, sans effort. »
« Microsoft Project était un produit solide, mais il proposait beaucoup de fonctionnalités dont nous n’avions pas besoin. C’est pourquoi nous avons commencé à chercher une solution plus simple, qui nous aiderait à créer un diagramme de Gantt de la manière la plus simple possible. »
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Par le passé, certaines équipes utilisaient Microsoft Project dans le cadre de leur environnement Windows. Cependant, en raison du coût et de la complexité excessive, elles ont commencé à chercher une alternative plus simple, mieux adaptée à leurs besoins.
« Microsoft Project était un produit solide, mais il proposait de nombreuses fonctionnalités dont nous n’avions tout simplement pas besoin. C’est pourquoi nous avons commencé à chercher quelque chose de plus simple, qui nous aiderait à créer un diagramme de Gantt de la manière la plus simple possible. »
Solution
Dans un environnement qui évolue rapidement, comme celui de Forum, s’adapter au changement fait partie du contexte de fonctionnement. Les ajustements sont inévitables et doivent être intégrés de la manière la plus fluide possible, sans créer de travail manuel supplémentaire ni faire perdre un temps précieux.
« Comme nos calendriers peuvent changer assez rapidement, pouvoir ajuster une seule date et faire en sorte que toutes les tâches associées se mettent à jour automatiquement est extrêmement efficace. C’est l’optimisation que nous apportent les dépendances de tâches dans notre processus. »Comme les processus de l’entreprise sont conçus pour coordonner des projets parallèles, les activités qui les entourent exigent de pouvoir voir l’ensemble du périmètre en un seul endroit.
“Avec la vue Portfolio, je trouve particulièrement utile d’avoir cette vision globale des différentes équipes et de pouvoir également vérifier le statut des projets.”Comme le processus de l’équipe est très axé sur les clients, la mise à jour visuelle est extrêmement importante. Au lieu de compter sur des captures d’écran, GanttPRO permet d’exporter et de partager l’avancement d’une manière plus propre, visuellement soignée et professionnelle.
« Être capable de exporter des vues pour les clients et de garder tout le monde aligné, sans onboarding ni interférence, correspond parfaitement à notre processus orienté clients. »Dans tout le bureau, nous avons des formulaires standardisés conçus pour chaque département, ce qui rend le démarrage incroyablement simple, surtout lorsque nous accueillons un nouveau membre. L’adaptation ne pose aucun problème de cette façon.
Impact
À quoi ressemble votre travail aujourd’hui avec GanttPRO ?
« Il a été incroyablement facile de s’y mettre et de démarrer. »
La team utilise GanttPRO depuis quatre ans : pour l’équipe de direction, c’est un outil de planification stratégique ; pour le reste des membres, c’est un mécanisme quotidien de coordination, de vérification de l’avancement et de répartition des ressources.
Pour Jeff, GanttPRO est particulièrement précieux grâce au portefeuille de projets, à la simplicité globale de l’interface, et à une vue stratégique qui évite de devoir se perdre dans des détails inutiles.