Forum Design: координация архитектурных и интерьерных проектов с GanttPRO
«У нас может быть до 20 проектов одновременно, и все этапы, от распредления команды и раннего согласования до проектирования и строительства, планируются в GanttPRO.»
История о том, как архитектурно-дизайнерская компания Forum Design использует GanttPRO как единую систему для координации работы отделов, управления портфелем проектов и подготовки понятных отчетов для клиентов.
О компании
Компания: Forum Architecture and Interior Design
Наш собеседник: Джефф Сучан, руководитель компании
Типы проектов: проектирование и дизайн многоквартирных жилых комплексов, студенческих общежитий, объектов для пожилых людей и гостиниц
Внешние факторы: ожидания клиентов, соблюдение сроков и необходимость координировать работу между разными студиями и командами внутри компании
Ранее использовали: Microsoft Project
Выявленные проблемы: высокая стоимость и чрезмерно сложный интерфейс Microsoft Project
Главное
Чем занимается компания
На чем специализируется компания?
Forum – архитектурная и дизайн-компания с командой около 70 человек с основным фокусом на проектирование многоквартирного жилья, студенческих кампусов и объектов для пожилых людей.
Компания состоит из шести студий, поэтому многие процессы завязаны на координации большого количества проектов одновременно и на грамотном распределении нагрузки между специалистами.
«У нас может быть до 20 проектов одновременно внутри каждой студии, и все этапы, от распредления команды и раннего согласования до проектирования и строительства, планируются в GanttPRO. Для руководителей студий и проектных менеджеров это удобный способ видеть общую загрузку компании. Для дизайнеров – быстро проверять статус задач, а для меня – получать цельную картину по проектам без лишних усилий».
«Microsoft Project – действительно хороший продукт, но для нас он был слишком перегружен. Нам хотелось найти решение, которое позволило бы быстро планировать без лишних сложностей».
Как было раньше
Каким ваш подход был до GanttPRO
Раньше команда работала в Microsoft Project. Инструмент был мощным, но со временем оказался слишком сложным и дорогим. Многие функции просто не использовались, а погружение в интерфейс требовало больше времени, чем хотелось бы. Так начались поиски более простого и удобного инструмента.
«Microsoft Project – действительно хороший продукт, но для нас он был слишком перегружен. Нам хотелось найти решение, которое позволило бы быстро планировать без лишних сложностей».
Решение
Для Forum изменения в проекте – обычная часть процесса. Чтобы не тратить время на ручное обновление графика, команда использует
«Наш график может меняться довольно быстро, поэтому возможность автоматизировать часть процессов действительно помогает. Зависимости работают отлично: изменение одной даты автоматически обновляет все связанные задачи».Работа команды строится вокруг параллельных проектов, разных отделов и множества связанных задач, поэтому крайне важно видеть весь объем работ в одном месте. В этом плане Портфолио очень важная функция для отслеживания статусов и общего обзора о происходящем на уровне всей компании.
«Портфолио особенно полезно тем, что дает нам общий обзор по всем командам и позволяет быстро проверить статус проектов».В работе с клиентами визуальные обновления играют важную роль, поэтому команда использует экспорт проекта, чтобы сохранять аккуратный и профессиональный формат коммуникации. Вместо скриншотов низкого качества статус проекта можно показывать в более понятном и презентабельном виде.
«Возможность экспортировать промежуточный и финальный результат для клиентов и сохранять общий контекст без дополнительного онбординга отлично вписывается в наши процессы».Компания использует стандартизированные формы для каждого отдела, благодаря чему новые проекты стало проще запускать, а новым участникам команды – быстрее включаться в работу.
«У нас в офисе есть шаблоны для каждого отдела, что сильно упрощает старт, особенно когда к нам присоединяется новый участник команды.».
Что изменилось
Как теперь выглядит ваша работа с GanttPRO?
«Начать работу было невероятно просто».
Forum использует GanttPRO уже на протяжении четырех лет: для руководства это инструмент стратегического планирования, а для остальных участников команды – ежедневный механизм координации, проверки статусов и распределения ресурсов.
Для Джеффа GanttPRO особенно ценен благодаря портфелю проектов, общей простоте интерфейса, и стратегическому обзору без необходимости погружаться в лишние детали.