Forum Design: samordning av arkitektur- och inredningsdesignteam i branschspecifika projekt med GanttPRO
“Vi kan ha upp till 20 projekt per studio som körs parallellt, och allt—från den tidiga entitlementen och designen hela vägen till konstruktionen—är schemalagt i GanttPRO.”
En berättelse om hur ett företag inom arkitektur och inredningsdesign hanterar samordningen mellan avdelningar, kundnära uppdateringar och synligheten för projektportföljen som ett enda system med GanttPRO.
Företagsöversikt
Företag: Forum Architecture and Interior Design
Intervjuade roller: Jeff Suchan, Principal
Projekttyper: designprojekt för flerfamiljshus, studentbostäder, seniorboende och hotell-/gästfrihetsverksamhet
Externa påtryckningar: kundernas förväntningar och deadlines samt behovet av samordning i hela den interna strukturen – mellan olika studios och bemanningen inom dem
Verktygshistorik: olika produkter, inklusive Microsoft Project
Problem som antyddes: ekonomi och överdriven komplexitet i Microsoft Project
Sammanfattning
Företagsbakgrund
Vad fokuserar ditt företag på?
Forum är ett arkitektur- och inredningsdesignföretag med cirka 70 anställda som arbetar främst med projekt för flerfamiljshus, studentbostäder och boenden för äldre. Eftersom företaget är uppdelat i sex studios är en av deras största utmaningar att hantera många olika initiativ mellan avdelningarna samtidigt som de koordinerar mänskliga resurser på ett effektivt sätt.
”Vi kan ha upp till 20 projekt som körs parallellt i varje studio, och allt — från tidiga förberedelser och designfaser ända fram till byggnation — är schemalagt i GanttPRO, tillsammans med bemanningsallokering när planen utvecklas. För studioansvariga och varje teams projektledare är det ett sätt att presentera omfattningen visuellt för hela företaget. För designers är det den ultimata statuskontrollen. För mig personligen är det ett effektivt sätt att få en översikt på hög nivå utan ansträngning.”
”Microsoft Project var en stabil produkt, men den erbjöd många funktioner som vi helt enkelt inte behövde. Därför började vi leta efter något enklare som skulle hjälpa oss att skapa ett Gantt-diagram på det enklaste sättet.”
Kamp
Hur såg din strategi ut innan GanttPRO?
Tidigare använde vissa team Microsoft Project som en del av sin Windows-baserade miljö. Men på grund av kostnaderna och den överdrivna komplexiteten började de leta efter ett enklare alternativ som passade bättre för deras behov.
”Microsoft Project var en stabil produkt, men den erbjöd många funktioner som vi helt enkelt inte behövde. Därför började vi leta efter något enklare som skulle hjälpa oss att skapa ett Gantt-diagram på det enklaste sättet.”
Lösning
I en miljö som förändras snabbt, som hos Forum, är det en del av arbetsvardagen att anpassa sig till förändringar. Justeringar är oundvikliga och bör integreras så smidigt som möjligt, utan att skapa extra manuellt arbete eller ta värdefull tid.
“Eftersom våra scheman kan ändras ganska snabbt är det otroligt effektivt att kunna justera ett enda datum och få alla relaterade uppgifter uppdaterade automatiskt. Det är den optimering som task dependencies ger vårt arbetsflöde.”Eftersom företagets processer bygger på att samordna parallella projekt kräver aktiviteterna runt dem att hela omfattningen är synlig på en och samma plats.
“Med portfolio-vyn tycker jag att det är särskilt hjälpsamt att få en överblick på hög nivå över alla olika team och samtidigt kunna kontrollera statusen för projekten.”Eftersom teamets arbetsflöde är starkt kundorienterat är det väldigt viktigt att kunna ge visuella uppdateringar. Istället för att förlita sig på skärmbilder gör GanttPRO det möjligt att exportera och dela framsteg på ett mer visuellt rent och professionellt sätt.
“Att kunna exportera vyer för kunder och hålla alla synkade, utan onboarding eller inblandning, passar utmärkt för vår kundbaserade process.”På hela kontoret har vi vissa standardiserade mallar som är utformade för varje avdelning, vilket gör starten otroligt enkel – särskilt när vi lägger till en ny medarbetare. Anpassning är på så sätt inget problem.
Påverkan
Hur ser ditt arbete ut nu med GanttPRO?
”Det var otroligt enkelt att komma igång och börja.”
Teamet har använt GanttPRO i fyra år nu: som ett strategiskt planeringsverktyg för ledningen och som en daglig samordningsmekanism för resten av deltagarna, för att kontrollera status och fördela resurser när projekten utvecklas.
För Jeff är GanttPRO särskilt värdefullt tack vare projektportföljen, den övergripande enkelheten i gränssnittet och en strategisk överblick utan att behöva gå in i onödiga detaljer.