Forum Design: koordynacja zespołów architektury i designu wnętrz w projektach dostosowanych do danej branży dzięki GanttPRO
„Możemy mieć nawet 20 projektów na Studio, realizowanych równolegle, a wszystko — od wczesnego entitlement i projektu po budowę — jest zaplanowane w GanttPRO.”
Historia o tym, jak firma architektoniczno‑designowa zarządza koordynacją działów, aktualizacjami dla klientów i widocznością portfela jako jednym systemem dzięki GanttPRO.
Przegląd firmy
Firma: Forum Architecture and Interior Design
Omawiane role: Jeff Suchan, Principal
Typy projektów: projekty projektowania dla budynków wielorodzinnych, akademików dla studentów, obiektów dla seniorów i hoteli
Naciski zewnętrzne: oczekiwania klientów i terminy oraz potrzeba koordynacji w obrębie struktury firmy — między różnymi studiami i zatrudnieniem w ich ramach
Historia narzędzia: różne produkty, w tym Microsoft Project
Sugerowane problemy: strona finansowa i nadmierna złożoność Microsoft Project
Podsumowanie
Tło firmy
Na czym koncentruje się Twoja firma?
Forum to firma zajmująca się architekturą i projektowaniem wnętrz, zatrudniająca około 70 osób, która koncentruje się głównie na projektach mieszkaniowych wielorodzinnych, kampusach dla studentów oraz obiektach dla seniorów. Ponieważ firma jest podzielona na sześć studiów, jednym z jej największych wyzwań jest zarządzanie licznymi inicjatywami w różnych działach przy jednoczesnym skutecznym koordynowaniu zasobów ludzkich.
„W każdym studiu możemy mieć nawet 20 projektów prowadzonych równolegle, a wszystko — od wczesnych etapów przygotowawczych i projektowania aż po budowę — jest zaplanowane w GanttPRO, wraz z alokacją personelu, gdy plan się zmienia. Dla dyrektorów studiów oraz dla kierowników projektów w każdym zespole to sposób, aby wizualnie przedstawić zakres całej firmie. Dla projektantów to ostateczna weryfikacja statusu. Dla mnie osobiście to skuteczny sposób, by bez wysiłku uzyskać obraz całości na wysokim poziomie.”
„Microsoft Project był solidnym narzędziem, ale oferował wiele funkcji, których po prostu nie potrzebowaliśmy. Dlatego zaczęliśmy szukać czegoś prostszego, co pomogłoby nam w najprostszy sposób tworzyć wykres Gantta.”
Problem
Jak wyglądało twoje podejście przed GanttPRO?
Wcześniej niektóre zespoły wykorzystywały Microsoft Project jako element swojego środowiska opartego na systemie Windows. Jednak ze względu na koszty i nadmierną złożoność zaczęły szukać prostszej alternatywy, która lepiej odpowiadałaby ich potrzebom.
„Microsoft Project był solidnym narzędziem, ale oferował wiele funkcji, których po prostu nie potrzebowaliśmy. Dlatego zaczęliśmy szukać czegoś łatwiejszego, co pomogłoby nam w najprostszy sposób tworzyć wykres Gantta.”
Rozwiązanie
W środowisku, które szybko się zmienia, jak u Forum, dostosowywanie się do zmian jest częścią kontekstu działania. Dostosowania są nieuniknione i powinny być wprowadzane możliwie płynnie — bez tworzenia dodatkowej pracy ręcznej i bez zabierania cennego czasu.
„Ponieważ nasze harmonogramy mogą zmieniać się dość szybko, możliwość skorygowania jednej daty i automatycznego zaktualizowania wszystkich powiązanych zadań jest niezwykle efektywna. To właśnie taką optymalizację dają w naszym workflow task dependencies.”Ponieważ procesy w firmie opierają się na koordynowaniu równoległych projektów, działania wokół nich wymagają, aby cały zakres był widoczny w jednym miejscu.
„Dzięki widokowi portfela uważam, że szczególnie pomocne jest mieć taką perspektywę na poziomie ogólnym dla wszystkich różnych zespołów i jednocześnie móc sprawdzać status projektów.”Ponieważ sposób pracy zespołu jest mocno nastawiony na klientów, dostarczanie aktualizacji wizualnych jest niezwykle ważne. Zamiast opierać się na zrzutach ekranu, GanttPRO umożliwia eksport i udostępnianie postępu w sposób bardziej czytelny, estetyczny i profesjonalny.
„Możliwość eksportowania widoków dla klientów i utrzymywania wszystkich w zgodnym kierunku, bez wdrażania lub ingerencji, świetnie pasuje do naszego procesu opartego na pracy z klientami.”W całym biurze mamy kilka ustandaryzowanych formularzy opracowanych dla każdego działu, dzięki czemu rozpoczęcie jest niezwykle łatwe, zwłaszcza gdy dołączamy nową osobę. W ten sposób dopasowanie nie stanowi problemu.
Wpływ
Jak teraz wygląda twoja praca z GanttPRO?
„Zacząć było niesamowicie łatwo.”
Zespół korzysta z GanttPRO od czterech lat: dla kierownictwa to narzędzie do planowania strategicznego, a dla pozostałych uczestników — codzienny mechanizm koordynacji, sprawdzania statusów i dystrybucji zasobów w miarę rozwoju projektów.
Dla Jeffa GanttPRO jest szczególnie cenne dzięki portfelowi projektów, ogólnej prostocie interfejsu oraz możliwości spojrzenia strategicznego bez konieczności wchodzenia w zbędne szczegóły.