Forum Design: coordinación de equipos de arquitectura e interiorismo en proyectos específicos del sector con GanttPRO
“Podemos tener hasta 20 proyectos por estudio en marcha en paralelo, y todo, desde la asignación inicial y el diseño hasta la construcción, se programa en GanttPRO.”
Una historia sobre cómo una empresa de arquitectura e interiorismo gestiona la coordinación entre departamentos, las actualizaciones para clientes y la visibilidad del portafolio como un único sistema con GanttPRO.
Descripción de la empresa
Empresa: Forum Architecture and Interior Design
Personas entrevistadas: Jeff Suchan, principal
Tipos de proyectos: proyectos de diseño y desarrollo de viviendas multifamiliares, residencias estudiantiles, espacios para la tercera edad y hospitalidad
Presiones externas: expectativas de los clientes, plazos y la necesidad de coordinar el trabajo entre la estructura corporativa, entre diferentes estudios y dentro de ellos
Historial de la herramienta: varios productos, incluido Microsoft Project
Problemas detectados: el aspecto financiero y la complejidad excesiva de Microsoft Project
Resumen
Contexto de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
Forum es una empresa de arquitectura y diseño de interiores con alrededor de 70 empleados, que trabaja principalmente en proyectos de vivienda multifamiliar, vivienda para estudiantes y residencias para personas mayores. Como la empresa se divide en seis estudios, uno de sus mayores retos es gestionar numerosas iniciativas en distintos departamentos y, al mismo tiempo, coordinar de manera eficaz los recursos humanos.
“Podemos tener hasta 20 proyectos en paralelo en cada estudio, y todo, desde las primeras fases de desarrollo y diseño hasta la construcción, se programa en GanttPRO, junto con la asignación de personal a medida que avanza el plan. Para los directores de estudio y los responsables de proyecto de cada equipo, es una forma de presentar visualmente el alcance al conjunto de la empresa. Para los diseñadores, la verificación del estado definitiva. Y para mí, es una manera eficiente de obtener una visión general de todo sin esfuerzo.”
“Microsoft Project era un producto sólido, pero ofrecía muchas funciones que no necesitábamos. Por eso empezamos a buscar algo más fácil que nos ayudara a crear un diagrama de Gantt de la forma más sencilla.”
Desafíos
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
Antes, algunos equipos usaban Microsoft Project como parte de su entorno basado en Windows. Sin embargo, debido al coste y a la complejidad excesiva, empezaron a buscar una alternativa más sencilla que se ajustara mejor a sus necesidades.
“Microsoft Project era un producto sólido, pero ofrecía muchas funciones que no necesitábamos. Por eso empezamos a buscar algo más fácil que nos ayudara a crear un diagrama de Gantt de la forma más sencilla posible.”
Solución
En un entorno que cambia rápidamente, como el de Forum, adaptarse al cambio forma parte del contexto de trabajo. Los ajustes son inevitables y deben integrarse de la manera más fluida posible, sin crear trabajo manual adicional ni consumir un tiempo valioso.
“Como nuestros calendarios pueden cambiar con bastante rapidez, poder ajustar una sola fecha y lograr que todas las tareas relacionadas se actualicen automáticamente es extremadamente eficiente. Esa es la optimización que traen las dependencias de tareas a nuestro flujo de trabajo.”Como los procesos de la empresa están diseñados para coordinar proyectos paralelos, las actividades asociadas requieren tener todo el alcance visible en un solo lugar.
“Con la vista de portfolio, considero que es especialmente útil tener esa visión general de los distintos equipos y también poder comprobar el estado de los proyectos.”Como el flujo de trabajo del equipo está muy orientado a los clientes, ofrecer actualizaciones visuales es muy importante. En lugar de apoyarse en capturas de pantalla, GanttPRO permite exportar y compartir el avance de una forma más limpia, visual y profesional.
“Poder exportar vistas para los clientes y mantener a todos alineados, sin onboarding ni interferencias, encaja perfectamente en nuestro proceso orientado al cliente.”En toda la oficina, contamos con formularios estandarizados diseñados para cada departamento, y eso hace que empezar sea increíblemente fácil, especialmente cuando incorporamos a una nueva persona. Adaptarse no es un problema de esta manera.
Impacto
¿Cómo es su trabajo ahora con GanttPRO?
“Empezar fue increíblemente fácil.”
El equipo ha estado usando GanttPRO durante cuatro años: para la alta dirección es una herramienta de planificación estratégica y, para el resto de los participantes, un mecanismo diario para coordinar el trabajo, comprobar el estado y distribuir los recursos.
Para Jeff, GanttPRO es especialmente valioso gracias a su cartera de proyectos, la sencillez general de la interfaz y una visión estratégica sin necesidad de entrar en detalles innecesarios.