Forum Design: GanttPRO ile sektör bazlı projeler kapsamında mimarlık ve iç tasarım ekiplerinin koordinasyonu
“Bir stüdyoda en fazla 20 proje eş zamanlı yürütülebilir ve erken entitlement ile tasarımdan başlayarak inşa aşamasına kadar her şey GanttPRO’da planlanır.”
GanttPRO ile tek bir sistem gibi; departman koordinasyonu, müşteriyle paylaşılan güncellemeler ve portföy görünürlüğünü yöneten bir mimarlık ve iç tasarım şirketinin hikâyesi.
Şirket genel görünümü
Şirket: Forum Architecture and Interior Design
Görüşülen roller: Jeff Suchan, Principal
Proje türleri: çok aileli konutlar, öğrenci yurtları, senior living ve misafirhane/otel tasarım projeleri
Dış baskılar: müşteri beklentileri ve teslim tarimleri; şirket yapılanması içinde koordinasyon ihtiyacı — farklı stüdyolar arasında ve onların içindeki personel arasında
Araç geçmişi: Microsoft Project dahil olmak üzere çeşitli ürünler
İpucu olan sorunlar: finansal taraf ve Microsoft Project’in aşırı karmaşıklığı
Özet
Şirketin Arka Planı
Şirketiniz neye odaklanıyor?
Forum, yaklaşık 70 çalışanı olan bir mimarlık ve iç tasarım şirketidir. Öncelikli olarak çok aileli konut projeleri, öğrenci konutları ve yaşlılara yönelik yaşam alanları üzerinde çalışır. Şirketin altı stüdyoya bölünmesi nedeniyle, bir diğer önemli zorluk ise departmanlar arasında çok sayıda girişimi yönetirken insan kaynağını etkili şekilde koordine etmektir.
“Her stüdyoda paralel şekilde en fazla 20 proje yürütebiliyoruz ve her şey; erken aşamadaki hak ediş ve tasarım süreçlerinden inşaata kadar, plan gelişirken personel tahsisiyle birlikte GanttPRO’da zamanlanıyor. Stüdyo yöneticileri ve her ekibin proje yöneticileri için bu, kapsamı tüm kuruma görsel olarak sunmanın bir yolu. Tasarımcılar içinse nihai durum kontrolü. Benim için ise zahmetsizce üst düzey bir resmi verimli şekilde elde etmenin yolu.”
“Microsoft Project sağlam bir üründü ancak bize gerçekten gerekmeyen pek çok özelliği barındırıyordu. Bu yüzden, en basit şekilde bir Gantt şeması oluşturmamıza yardımcı olacak daha kolay bir çözüm arayışına başladık.”
Mücadele
GanttPRO'dan önce yaklaşımınız nasıldı?
Geçmişte bazı ekipler, Windows tabanlı ortamlarının bir parçası olarak Microsoft Project kullanıyordu. Ancak maliyet ve aşırı karmaşıklık nedeniyle ihtiyaçlarına daha iyi uyum sağlayacak daha basit bir alternatif aramaya başladılar.
“Microsoft Project sağlam bir üründü ancak bize gerçekten gerekmeyen pek çok özelliği barındırıyordu. Bu yüzden, en basit şekilde bir Gantt şeması oluşturmamıza yardımcı olacak daha kolay bir çözüm arayışına başladık.”
Çözüm
Forum gibi hızlı değişen bir ortamda, değişime uyum sağlamak çalışma bağlamının bir parçasıdır. Yapılacak ayarlamalar kaçınılmazdır ve mümkün olduğunca sorunsuz bir şekilde entegre edilmelidir: ek manuel iş çıkarmadan ya da değerli zamanı boşa harcamadan.
“Takvimlerimiz oldukça hızlı değişebildiğinden, tek bir tarihi düzenleyip tüm ilgili görevlerin otomatik olarak güncellenmesini sağlamak son derece verimlidir. Bu da task dependencies‘in iş akışımıza kazandırdığı optimizasyondur.”Şirketin süreçleri paralel projeleri koordine etmeye dayandığından, bunların etrafındaki faaliyetlerin tüm kapsamı tek bir yerde görebilmesi gerekir.
“portföy görünümü sayesinde, farklı ekiplerin tamamını üst düzeyde görmenin özellikle yardımcı olduğunu ve ayrıca proje durumlarını kontrol edebildiğimi düşünüyorum.”Ekibin çalışma akışı büyük ölçüde müşteriye yöneliktir, bu nedenle görsel güncellemeler sunmak çok önemlidir. Ekran görüntülerine güvenmek yerine GanttPRO, ilerlemeyi daha temiz, görsel olarak daha net ve profesyonel bir şekilde dışa aktarıp paylaşmanıza olanak tanır.
“İstemci(ler) için export edilen görünümler sunabilmek ve onboarding ya da müdahale olmadan herkesin aynı doğrultuda kalmasını sağlamak, müşteri odaklı süreçlerimizle çok iyi uyum sağladı.”Ofisimizin her yerinde, her bir departman için hazırlanmış bazı standart formlar var ve bu da başlangıcı inanılmaz derecede kolaylaştırıyor; özellikle de yeni bir ekip üyesi eklediğimizde. Bu sayede uyum sağlamak bir sorun olmuyor.
Etkisi
GanttPRO ile iş süreçleriniz artık nasıl görünüyor?
“Hemen dahil olmak ve başlamak inanılmaz derecede kolaydı.”
Takım şu anda dört yıldır GanttPRO kullanıyor: üst yönetim için stratejik planlama aracı, diğer katılımcılar için ise projeler geliştikçe koordinasyon, durum kontrolü ve kaynak dağıtımı yapan günlük bir mekanizma.
Jeff için GanttPRO; proje portföyü, arayüzün genel sadeliği ve gereksiz detaylara dalmaya gerek kalmadan sağlayan stratejik bir bakış açısı sayesinde özellikle değerlidir.