Forum Design: arkkitehtuuri- ja sisustussuunnittelutiimien koordinointi alakohtaisissa projekteissa GanttPRO:n avulla
“Voimme pitää käynnissä jopa 20 projektia per studio samanaikaisesti, ja kaikki aina varhaisesta entitlementista ja suunnittelusta rakentamiseen asti on aikataulutettu GanttPRO:ssa.”
Tarina siitä, miten arkkitehtuuri- ja sisustussuunnittelualan yritys hallitsee osastojen koordinoinnin, asiakkaille suunnatut päivitykset ja projektisalkun näkyvyyden yhtenä kokonaisuutena GanttPRO:n avulla.
Yrityksen yleiskatsaus
Yritys: Forum Architecture and Interior Design
Haastatellut roolit: Jeff Suchan, Principal
Projektityypit: moniperheasuntojen, opiskelija-asuntojen, senioriasumisen ja majoitus-/hotellialan suunnitteluprojektit
Ulkoiset paineet: asiakkaiden odotukset ja määräajat sekä tarve koordinoida työskentelyä koko organisaatiorakenteessa – eri studioiden välillä ja niiden sisäisen henkilöstön kesken
Työkaluhistoria: eri tuotteita, mukaan lukien Microsoft Project
Vihjeitä ongelmista: taloudellinen puoli ja Microsoft Projectin liiallinen monimutkaisuus
Yhteenveto
Yrityksen tausta
Mihin yrityksesi keskittyy?
Forum on arkkitehtuuri- ja sisustussuunnitteluyritys, jossa on noin 70 työntekijää. Pääpaino on monikerroksisten asuntojen, opiskelija-asumisen ja ikääntyneiden asuinratkaisujen projekteissa. Koska yritys on jaettu kuuteen studioon, yksi suurimmista haasteista on hallita lukuisia aloitteita eri osastojen välillä ja samalla koordinoida henkilöstöresurssit tehokkaasti.
“Voimme toteuttaa jokaisessa studiossa jopa 20 projektia rinnakkain, ja kaikki — varhaisista oikeuksiin/ennakkovaiheisiin ja suunnitteluvaiheista aina rakentamiseen asti — on aikataulutettu GanttPRO:ssa, yhdessä henkilöstön kohdistuksen kanssa, kun suunnitelma kehittyy. Studiojohtajille ja kunkin tiimin projektipäälliköille tämä on tapa esittää projektin laajuus visuaalisesti koko yritykselle. Suunnittelijoille se on paras mahdollinen statusseuranta. Minulle henkilökohtaisesti se on tehokas tapa saada korkean tason kokonaiskuva vaivattomasti.”
”Microsoft Project oli toimiva ratkaisu, mutta se tarjosi paljon ominaisuuksia, joita emme yksinkertaisesti tarvinneet. Siksi aloimme etsiä jotain helpompaa, joka auttaisi meitä rakentamaan Gantt-kaavion mahdollisimman yksinkertaisesti.”
Taistelu
Miltä lähestymistapasi näytti ennen GanttPRO:ta?
Aiemmin jotkin tiimit käyttivät Microsoft Projectia osana Windows-pohjaista ympäristöään. Kuitenkin kustannusten ja liiallisen monimutkaisuuden vuoksi he alkoivat etsiä yksinkertaisempaa vaihtoehtoa, joka sopisi paremmin heidän tarpeisiinsa.
”Microsoft Project oli toimiva ratkaisu, mutta se tarjosi paljon ominaisuuksia, joita emme yksinkertaisesti tarvinneet. Siksi aloimme etsiä jotain helpompaa, joka auttaisi meitä rakentamaan Gantt-kaavion mahdollisimman yksinkertaisesti.”
Ratkaisu
Nopeasti muuttuvassa ympäristössä, kuten Forumilla, muutoksiin sopeutuminen kuuluu toimintaympäristöön. Muutokset ovat väistämättömiä, ja ne pitäisi integroida mahdollisimman saumattomasti ilman, että syntyy lisää manuaalista työtä tai kuluu arvokasta aikaa.
“Koska aikataulumme voivat muuttua melko nopeasti, yhden päivämäärän säätäminen ja kaikkien siihen liittyvien tehtävien päivittäminen automaattisesti on äärimmäisen tehokasta. Juuri tätä optimointia task dependencies tuo meidän työnkulkuumme.”Koska yrityksen prosessit on rakennettu rinnakkaisten projektien yhteensovittamisen ympärille, niihin liittyvät toiminnot edellyttävät, että koko laajuus on näkyvissä yhdessä paikassa.
“Portfolio-näkymän avulla huomasin, että on erityisen hyödyllistä nähdä kaikkien eri tiimien kokonaiskuva korkeammalla tasolla ja samalla pystyä tarkistamaan projektien status.”Koska tiimin työnkulku on vahvasti asiakaslähtöinen, visuaalisten päivitysten tarjoaminen on erittäin tärkeää. Sen sijaan, että luottaisimme kuvakaappauksiin, GanttPRO mahdollistaa edistymisen viemisen ja jakamisen selkeällä, siistillä ja ammattimaisella tavalla.
“Onnistuu jakaa asiakkaille export-näkymiä ja pitää kaikki ajan tasalla ilman onboardingia tai häiriöitä, ja se sopii täydellisesti asiakaslähtöiseen prosessiimme.”Koko toimistossa meillä on joitakin osastokohtaisia standardoituja lomakkeita, ja niiden ansiosta aloittaminen on uskomattoman helppoa, erityisesti kun lisäämme uuden tiimiläisen. Näin sopeutuminen ei ole mikään ongelma.
Vaikutus
Miltä työsi näyttää nyt GanttPRO:n kanssa?
”Siihen oli todella helppo päästä kiinni ja aloittaa.”
Tiimi on käyttänyt GanttPRO:ta jo neljä vuotta: ylimmälle johdolle se on strategisen suunnittelun työkalu, ja muille osallistujille se on päivittäinen koordinointimekanismi statusseurannan ja resurssien jakamisen tueksi, kun projektit kehittyvät.
Jeffille GanttPRO on erityisen arvokas portfolio-työn, käyttöliittymän yleisen yksinkertaisuuden ja strategisen näkymän ansiosta, ilman että tarvitsee sukeltaa tarpeettomiin yksityiskohtiin.