Forum Design: phối hợp các nhóm kiến trúc và thiết kế nội thất cho các dự án theo từng lĩnh vực với GanttPRO
“Chúng tôi có thể có tối đa 20 dự án cho mỗi studio, chạy song song, và mọi thứ—từ entitlement và thiết kế giai đoạn đầu cho đến khi hoàn thiện xây dựng—đều được lên lịch trong GanttPRO.”
Câu chuyện về cách một công ty kiến trúc và thiết kế nội thất quản lý sự phối hợp giữa các bộ phận, các bản cập nhật hướng đến khách hàng và khả năng hiển thị danh mục dự án như một hệ thống duy nhất với GanttPRO.
Tổng quan về công ty
Doanh nghiệp: Forum Architecture and Interior Design
Vai trò được phỏng vấn: Jeff Suchan, Principal
Loại dự án: dự án thiết kế cho nhà ở nhiều gia đình, ký túc xá sinh viên, dịch vụ sống cho người cao tuổi và lĩnh vực lưu trú/khách sạn
Áp lực bên ngoài: kỳ vọng của khách hàng và thời hạn, cũng như nhu cầu phối hợp trong cơ cấu doanh nghiệp — giữa các studio khác nhau và nhân sự trong đó
Lịch sử công cụ: nhiều sản phẩm khác nhau, bao gồm cả Microsoft Project
Những vấn đề được gợi ý: khía cạnh tài chính và mức độ phức tạp quá cao của Microsoft Project
Tóm tắt
Bối cảnh công ty
Công ty của bạn tập trung vào điều gì?
Forum là công ty kiến trúc và thiết kế nội thất với khoảng 70 nhân sự, tập trung chủ yếu vào các dự án nhà ở nhiều căn hộ, nhà ở cho sinh viên và các công trình phục vụ người cao tuổi. Vì công ty được chia thành sáu studio nên một trong những thách thức lớn nhất là quản lý nhiều sáng kiến diễn ra đồng thời trên các phòng ban, đồng thời phối hợp hiệu quả nguồn lực con người.
“Chúng tôi có thể triển khai song song tới 20 dự án trong mỗi studio, và mọi thứ—từ giai đoạn đầu về quyền lợi và thiết kế cho đến khi xây dựng—đều được lên lịch trong GanttPRO, cùng với việc phân bổ nhân sự khi kế hoạch thay đổi. Với các giám đốc studio và từng quản lý dự án của các nhóm, đó là cách trực quan để trình bày phạm vi công việc cho toàn công ty. Đối với các nhà thiết kế, đó là công cụ kiểm tra trạng thái tối ưu. Còn với tôi, đó là một cách hiệu quả để có cái nhìn tổng quan ở mức cao mà không cần tốn nhiều công sức.”
“Microsoft Project là một sản phẩm vững chắc, nhưng nó có rất nhiều tính năng mà chúng tôi không thực sự cần. Vì vậy, chúng tôi bắt đầu tìm kiếm một giải pháp dễ hơn, giúp chúng tôi tạo biểu đồ Gantt theo cách đơn giản nhất.”
Cuộc đấu tranh
Cách tiếp cận của bạn trông như thế nào trước GanttPRO?
Trước đây, một số nhóm đã sử dụng Microsoft Project như một phần trong môi trường dựa trên Windows của họ. Tuy nhiên, do chi phí cao và mức độ phức tạp quá lớn, họ bắt đầu tìm kiếm một giải pháp thay thế đơn giản hơn, phù hợp tốt hơn với nhu cầu của mình.
“Microsoft Project là một sản phẩm vững chắc, nhưng nó có rất nhiều tính năng mà chúng tôi không thực sự cần. Vì vậy, chúng tôi bắt đầu tìm kiếm một giải pháp dễ hơn, giúp chúng tôi tạo biểu đồ Gantt theo cách đơn giản nhất.”
Giải pháp
Trong một môi trường thay đổi nhanh như ở Forum, việc thích ứng với thay đổi là một phần của bối cảnh vận hành. Những điều chỉnh là không thể tránh khỏi và cần được tích hợp liền mạch nhất có thể, không tạo thêm công việc thủ công hoặc tốn thời gian quý báu.
“Vì lịch trình của chúng tôi có thể thay đổi khá nhanh, nên việc chỉ cần điều chỉnh một ngày và tự động cập nhật tất cả các tác vụ liên quan sẽ rất hiệu quả. Đó chính là sự tối ưu hóa mà task dependencies mang lại cho quy trình làm việc của chúng tôi.”Vì quy trình của công ty được xây dựng để phối hợp các dự án song song, nên các hoạt động liên quan cần có toàn bộ phạm vi hiển thị ở một nơi duy nhất.
“Với chế độ xem danh mục (Portfolio), tôi thấy đặc biệt hữu ích khi có cái nhìn tổng quan ở mức cao về tất cả các nhóm khác nhau và cũng có thể kiểm tra trạng thái của các dự án.”Vì quy trình làm việc của nhóm thiên về khách hàng, nên việc cung cấp các cập nhật trực quan là rất quan trọng. Thay vì dựa vào ảnh chụp màn hình, GanttPRO cho phép xuất và chia sẻ tiến độ theo cách gọn gàng, trực quan và chuyên nghiệp hơn.
“Có thể export các chế độ xem cho khách hàng và giữ cho mọi người đồng nhất, mà không cần onboarding hay sự can thiệp nào, rất phù hợp với quy trình của chúng tôi vốn lấy khách hàng làm trung tâm.”Trong toàn bộ văn phòng, chúng tôi có một số mẫu biểu được chuẩn hóa theo từng phòng ban, nhờ đó việc bắt đầu trở nên vô cùng dễ dàng, đặc biệt là khi chúng tôi bổ sung thêm một thành viên mới. Nhờ cách này, việc thích nghi không còn là vấn đề.
Tác động
Công việc của bạn bây giờ trông như thế nào với GanttPRO?
“Thật sự rất dễ dàng để bắt đầu và vào việc ngay lập tức.”
Nhóm đã sử dụng GanttPRO được bốn năm nay: đối với cấp lãnh đạo, đây là công cụ lập kế hoạch chiến lược; còn đối với những người tham gia khác, đó là cơ chế phối hợp hằng ngày để kiểm tra trạng thái và phân bổ nguồn lực khi các dự án phát triển.
Với Jeff, GanttPRO đặc biệt có giá trị nhờ danh mục dự án (portfolio), giao diện nhìn chung đơn giản và khả năng có cái nhìn chiến lược ở mức cao mà không cần phải đi sâu vào các chi tiết không cần thiết.