Forum Design: coordinare i team di architettura e interior design in progetti specifici per settore con GanttPRO
“Possiamo avere fino a 20 progetti per Studio, in esecuzione in parallelo, e tutto—dall’entitlement e dalla progettazione iniziali fino alla costruzione—viene pianificato in GanttPRO.”
Una storia su come uno studio di architettura e interior design gestisce il coordinamento tra i dipartimenti, gli aggiornamenti per i clienti e la visibilità del portfolio come un unico sistema con GanttPRO.
Panoramica dell'azienda
Azienda: Forum Architecture and Interior Design
Ruoli intervistati: Jeff Suchan, Principal
Tipi di progetto: progetti di progettazione per residenze multifamiliari, alloggi per studenti, case per anziani e ospitalità
Pressioni esterne: aspettative dei clienti e scadenze, la necessità di coordinarsi nell’ambito della struttura aziendale – tra i diversi studi e il personale al loro interno
Storia dello strumento: vari prodotti, incluso Microsoft Project
Problemi indicati: aspetto finanziario e complessità eccessiva di Microsoft Project
Riepilogo
Contesto aziendale
Su cosa si concentra la Sua azienda?
Forum è uno studio di architettura e interior design con circa 70 dipendenti, che lavora principalmente su progetti di edilizia residenziale multifamiliare, alloggi per studenti e strutture per persone anziane. Poiché l’azienda è divisa in sei studi, una delle sue sfide principali è gestire numerose iniziative tra i diversi dipartimenti coordinando al contempo in modo efficace le risorse umane.
“Possiamo avere fino a 20 progetti in parallelo in ogni studio e tutto, dalle prime fasi di pianificazione e design fino alla costruzione, viene programmato in GanttPRO insieme all’allocazione del personale mentre il piano evolve. Per i direttori di studio e per i project manager di ogni team è un modo per presentare visivamente l’ambito a tutta l’azienda. Per i designer, è la verifica dello stato definitiva. Per me personalmente, è un modo efficiente per ottenere una panoramica di alto livello senza sforzo.”
“Microsoft Project era un prodotto valido, ma offriva molte funzionalità che noi non avevamo bisogno di usare. Per questo abbiamo iniziato a cercare qualcosa di più semplice, che ci aiutasse a realizzare un diagramma di Gantt nel modo più semplice possibile.”
Difficoltà
Com'era il Suo approccio prima di GanttPRO?
In passato, alcuni team utilizzavano Microsoft Project come parte del loro ambiente basato su Windows. Tuttavia, a causa dei costi e dell’eccessiva complessità, hanno iniziato a cercare un’alternativa più semplice, meglio adatta alle loro esigenze.
“Microsoft Project era un prodotto valido, ma offriva molte funzionalità che noi non avevamo bisogno di usare. Per questo abbiamo iniziato a cercare qualcosa di più semplice che ci aiutasse a costruire un diagramma di Gantt nel modo più semplice possibile.”
Soluzione
In un ambiente in rapido cambiamento come quello di Forum, adattarsi alle novità fa parte del contesto operativo. Gli adeguamenti sono inevitabili e dovrebbero essere integrati nel modo più fluido possibile, senza creare ulteriore lavoro manuale o sottrarre tempo prezioso.
“Dato che i nostri programmi possono cambiare piuttosto rapidamente, poter modificare una singola data e avere tutte le attività correlate aggiornate automaticamente è estremamente efficiente. Questa è l’ottimizzazione che le task dependencies apportano al nostro flusso di lavoro.”Poiché i processi dell’azienda si basano sul coordinamento di progetti paralleli, le attività correlate richiedono di avere l’intero ambito visibile in un unico posto.
“Con la vista portfolio, trovo sia particolarmente utile avere questa visione di alto livello di tutti i diversi team e anche poter controllare lo stato dei progetti.”Poiché il flusso di lavoro del team è fortemente orientato ai clienti, fornire aggiornamenti visivi è molto importante. Invece di fare affidamento su screenshot, GanttPRO consente di esportare e condividere l’avanzamento in modo più pulito, visivamente chiaro e professionale.
“Il fatto di poter exportare le viste per i clienti e mantenere tutti allineati, senza onboarding o interferenze, si è rivelato perfetto per il nostro processo orientato al cliente.”In tutto l’ufficio abbiamo creato alcuni moduli standardizzati per ogni reparto e questo rende l’avvio incredibilmente semplice, soprattutto quando inseriamo una nuova persona. In questo modo l’adattamento non è un problema.
Impatto
Come appare il Suo lavoro ora con GanttPRO?
“È stato incredibilmente facile entrare subito in azione e iniziare.”
Il team utilizza GanttPRO da quattro anni: per la direzione è uno strumento di pianificazione strategica, mentre per il resto dei partecipanti è un meccanismo quotidiano per coordinare le attività, controllare gli stati e distribuire le risorse man mano che i progetti evolvono.
Per Jeff, GanttPRO è particolarmente prezioso grazie al portafoglio progetti, alla semplicità generale dell’interfaccia e a una visione strategica di alto livello senza la necessità di perdersi in dettagli inutili.