Forum Design: координація команд з архітектури та дизайну інтер’єру в проєктах, орієнтованих на конкретні сфери, за допомогою GanttPRO
«У нашій студії може одночасно бути до 20 проєктів, і все — від раннього entitlement та проєктування до будівництва — заплановано в GanttPRO.»
Історія про те, як архітектурно‑дизайнерська компанія Forum Design використовує GanttPRO як єдину систему для координації роботи відділів, керування портфелем проєктів і підготовки зрозумілих звітів для клієнтів.
Огляд компанії
Компанія: Forum Architecture and Interior Design
Співрозмовник: Джефф Сучан, керівник компанії
Типи проєктів: проєкти з проєктування та дизайну для багатоквартирних житлових комплексів, студентських гуртожитків, закладів для людей похилого віку та готелів
Зовнішні чинники: очікування клієнтів і дедлайни, а також потреба координувати роботу в межах корпоративної структури — між різними студіями та персоналом у них
Історія інструмента: різні продукти, зокрема Microsoft Project
Намічені проблеми: фінансова сторона та надмірна складність Microsoft Project
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
Forum — це архітектурна та дизайн-компанія з командою приблизно на 70 людей, яка в першу чергу працює над проєктами багатоквартирного житла, кампусами для студентів і об’єктами для людей похилого віку. Оскільки компанія складається з шести студій, одна з найбільших складнощів — керувати численними ініціативами в різних департаментах і водночас ефективно координувати людські ресурси.
«У межах кожної студії ми можемо одночасно мати до 20 проєктів, які йдуть паралельно, і все — від ранніх етапів оформлення/домовленостей та стадій проєктування до будівництва — заплановано в GanttPRO разом із розподілом персоналу, коли план розвивається. Для керівників студій і для кожного проєктного менеджера в команді це спосіб наочно представити обсяг робіт усьому підприємству. Для дизайнерів — це найкраща перевірка статусу. Для мене особисто це ефективний спосіб отримати чітку картину на високому рівні без зайвих зусиль».
“Microsoft Project був надійним продуктом, але він пропонував багато функцій, які нам просто не були потрібні. Саме тому ми почали шукати щось простіше — щоб допомогло нам найпростішим способом створювати діаграму Ганта.”
Виклик
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
Раніше деякі команди використовували Microsoft Project як частину свого середовища на базі Windows. Однак через вартість і надмірну складність вони почали шукати простішу альтернативу, яка краще відповідала б їхнім потребам.
«Microsoft Project був надійним продуктом, але він пропонував багато функцій, які нам просто не були потрібні. Саме тому ми почали шукати щось простіше — щоб допомогло нам найпростішим способом створювати діаграму Ганта».
Рішення
У швидкозмінному середовищі, як у Forum, адаптація до змін є частиною робочого контексту. Коригування неминучі й мають бути інтегровані якомога безперешкодніше, без створення додаткової ручної роботи або марнування цінного часу.
«Оскільки наші графіки можуть змінюватися досить швидко, можливість скоригувати одну дату й отримати автоматичне оновлення всіх пов’язаних завдань є надзвичайно ефективною. Саме таку оптимізацію дають у нашому робочому процесі task dependencies.»Оскільки процеси компанії побудовані на координації паралельних проєктів, діяльність навколо них вимагає бачити весь обсяг робіт в одному місці.
“З переглядом портфеля я бачу, що це особливо корисно: мати такий огляд на високому рівні для всіх різних команд і водночас мати змогу перевіряти статус проєктів.”Оскільки робочий процес команди сильно орієнтований на клієнтів, надання візуальних оновлень має велике значення. Замість того щоб покладатися на скриншоти, GanttPRO дає змогу експортувати й ділитися прогресом у більш акуратному, візуально чистому та професійному вигляді.
«Можливість експортувати подання для клієнтів і тримати всіх у відповідності — без онбордингу чи втручання — чудово вписалася в наш процес, орієнтований на клієнта».По всьому офісу в нас є стандартизовані форми, розроблені для кожного підрозділу, тож старт виходить неймовірно простим — особливо коли ми додаємо нового співробітника. Таким чином адаптація не стає проблемою.
Вплив
Як зараз виглядає ваша робота з GanttPRO?
«Почати роботу було неймовірно легко».
Команда використовує GanttPRO вже чотири роки: для старшого керівництва це інструмент стратегічного планування, а для решти учасників — щоденний механізм координації, перевірки статусів і розподілу ресурсів у міру розвитку проєктів.
Для Джеффа GanttPRO особливо цінний завдяки портфелю проєктів, загальній простоті інтерфейсу та стратегічному огляду без необхідності занурюватися в зайві деталі.