Forum Design: Koordination von Architektur- und Interior-Design-Teams über branchenspezifische Projekte hinweg mit GanttPRO
„Wir können bis zu 20 Projekte pro Studio parallel laufen lassen, und alles – von der frühen Klärung und Planung bis hin zum Bau – ist in GanttPRO terminiert.“
Eine Geschichte darüber, wie ein Architektur- und Interior-Design-Unternehmen mit GanttPRO die Abstimmung zwischen den Abteilungen, kundenseitige Updates und die Sichtbarkeit des Portfolios als ein einziges System steuert.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: Forum Architecture and Interior Design
Interviewte Rollen: Jeff Suchan, Principal
Projekttypen: Design- und Planungsvorhaben für Mehrfamilienhäuser, Studentenwohnheime, Senior Living und Hospitality
Externer Druck: Kundenerwartungen und Deadlines sowie die Notwendigkeit, die Arbeit innerhalb der Unternehmensstruktur zu koordinieren – zwischen verschiedenen Studios und dem Personal in ihnen
Tool-Historie: verschiedene Produkte, darunter Microsoft Project
Hinweise auf Probleme: finanzielle Seite und übermäßige Komplexität von Microsoft Project
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Forum ist ein Architektur- und Interior-Design-Unternehmen mit rund 70 Mitarbeitenden. Der Schwerpunkt liegt vor allem auf Projekten im Bereich Mehrfamilienwohnen, Wohnen für Studierende und Senior Living. Da das Unternehmen in sechs Studios aufgeteilt ist, besteht eine der größten Herausforderungen darin, zahlreiche Initiativen über Abteilungen hinweg zu steuern und dabei die personellen Ressourcen effektiv zu koordinieren.
„Wir können in jedem Studio bis zu 20 Projekte parallel laufen haben, und alles – von den frühen Phasen der Planung und der Entwurfsarbeiten bis hin zur Bauausführung – ist in GanttPRO geplant, zusammen mit der Zuweisung des Personals, während sich der Plan weiterentwickelt. Für die Studio-Leiter und die Projektmanager jedes Teams ist das eine Möglichkeit, den Umfang visuell dem gesamten Unternehmen zu präsentieren. Für Designer ist das die ultimative Statusprüfung. Für mich persönlich ist es ein effizienter Weg, ohne großen Aufwand einen Überblick auf hoher Ebene zu bekommen.“
„Microsoft Project war ein solides Produkt, aber es bot viele Funktionen, die wir einfach nicht brauchten. Deshalb haben wir angefangen, nach etwas Einfacherem zu suchen, mit dem wir einen Gantt-Chart auf die unkomplizierteste Weise erstellen können.“
Herausforderung
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Früher haben einige Teams Microsoft Project als Teil ihres Windows-basierten Umfelds eingesetzt. Aufgrund der Kosten und der übermäßigen Komplexität begannen sie jedoch, nach einer einfacheren Alternative zu suchen, die besser zu ihren Anforderungen passt.
„Microsoft Project war zwar ein solides Produkt, aber es bot viele Funktionen, die wir einfach nicht brauchten. Deshalb haben wir begonnen, nach etwas Einfacherem zu suchen, das uns hilft, einen Gantt-Chart auf die unkomplizierteste Weise zu erstellen.“
Lösung
In einem schnelllebigen Umfeld wie bei Forum gehört es zum Arbeitsalltag, sich an Veränderungen anzupassen. Anpassungen sind unvermeidlich und sollten so nahtlos wie möglich integriert werden, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu erzeugen oder wertvolle Zeit in Anspruch zu nehmen.
„Da sich unsere Zeitpläne ziemlich schnell ändern können, ist es extrem effizient, eine einzelne Datumsangabe anzupassen und alle damit verbundenen Aufgaben automatisch aktualisieren zu lassen. Genau das ist die Optimierung, die unsere Task-Abhängigkeiten in unseren Workflow bringen.“Da die Prozesse im Unternehmen auf die Koordination paralleler Projekte ausgerichtet sind, müssen die zugehörigen Aktivitäten den gesamten Umfang an einem einzigen Ort sichtbar haben.
„Mit der Portfolio-Ansicht ist es für mich besonders hilfreich, diese Übersicht über alle unterschiedlichen Teams zu haben und außerdem den Status der Projekte prüfen zu können.“Da der Arbeitsablauf des Teams stark kundenorientiert ist, ist es sehr wichtig, visuelle Updates bereitzustellen. Anstatt sich auf Screenshots zu verlassen, ermöglicht GanttPRO das Exportieren und Teilen des Fortschritts auf eine optisch saubere und professionelle Weise.
„Dank der Möglichkeit, Ansichten zu exportieren, die wir unseren Kunden zeigen, und alle auf demselben Stand zu halten – ohne Onboarding oder Abstörungsaufwand – passt das perfekt zu unserem kundenbasierten Prozess.“In unserem gesamten Büro gibt es einige standardisierte Formulare, die für jedes Department entwickelt wurden – so fällt der Start unglaublich leicht, vor allem wenn wir ein neues Teammitglied dazubekommen. Auf diese Weise ist Anpassung kein Thema mehr.
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
„Es war unglaublich einfach, einzusteigen und direkt loszulegen.“
Das Team nutzt GanttPRO seit vier Jahren: für das Senior-Management ist es ein Werkzeug für die strategische Planung, und für den Rest der Teammitglieder ein täglicher Mechanismus zur Koordination, zum Abgleich der Statusmeldungen und zur Verteilung von Ressourcen, wenn sich Projekte weiterentwickeln.
Für Jeff persönlich ist GanttPRO besonders wertvoll, weil es dank Portfolio-Management einen Überblick auf hoher strategischer Ebene bietet sowie durch die insgesamt einfache Bedienoberfläche überzeugt und ohne unnötiges Detailwissen auskommt.