Airworks Inflatables: die kreative Produktion mehrerer Abteilungen mit GanttPRO in Bewegung halten
„Die Abstimmung zwischen den Abteilungen ist entscheidend – und genau hier kommt bei uns GanttPRO ins Spiel.“
Eine Geschichte über eine kreative Produktionsfirma, die Multi-Department-Projekte in mehrwöchigen Produktionszyklen steuert.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: Airworks Inflatables
Interviewte Rollen: Angelo Lamme, General Manager Operations; Kaho To, Senior Sewing Lead vom Airworks Sewing Studio
Projekttypen: mehrteilige Abteilungen, bereichsübergreifend, Projekte mit Bezug zu öffentlichen Veranstaltungen
Externer Druck: hoher Druck bei der Kapazitätsplanung, enge Deadlines sowie Erwartungen von Kunden und einem groß angelegten Publikum
Tool-Verlauf: Excel-Tabellenblätter, Trello
Angedeutete Probleme: geringe Transparenz zwischen Teams und Koordinationsschwierigkeiten in früheren Tools
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Airworks Inflatables ist ein Produktionsunternehmen mit einem besonderen Schwerpunkt auf dem Entwurf und der Erstellung maßgeschneiderter Luftskulpturen für große Musikfestivals, bekannte Künstler und Popstars. Jedes Projekt ist ein komplexes System: Es läuft bis zu 6 Wochen, besteht aus mehreren Phasen und umfasst rund 40–50 Personen. Die größte Herausforderung liegt vor allem in der Anzahl der Abteilungen, wodurch sich die Koordinationsaufgaben deutlich vergrößern.
„Wir haben mehrere Projekte gleichzeitig für unterschiedliche Kunden am Laufen – und jedes durchläuft dabei verschiedene Phasen. Ein Projekt kann sich also in der Design-Abteilung befinden, in der Planungs- oder Nähphase. Die Abstimmung zwischen den Abteilungen ist entscheidend, und genau hier kommt GanttPro für uns ins Spiel.“
Wir haben vorher viel mit Trello gearbeitet, verschiedene Plattformen für Gantt-Diagramme ausprobiert, aber GanttPRO ist die Lösung, an der wir hängen geblieben sind
Herausforderung
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Lösung
Wie viele Teams nutzt Airworks GanttPRO täglich, um Workflows vorauszuplanen und Kapazitätsengpässe zu erkennen. „Es geht auch darum, vorauszusehen, denn wir schauen immer auf die Kapazität, die wir für bevorstehende Projekte zur Verfügung haben, wenn diese in die nächste Phase übergehen. Es ist also ein zukunftsorientiertes Element, das uns hilft, die richtige Kapazität in den unterschiedlichen Workflows einzuplanen.“
Im Laufe der Zeit kam das Team zu dem Schluss, dass es den Fokus lieber enger fassen sollte, statt zu versuchen, alle Funktionen von GanttPRO umzusetzen: „Wir haben uns zuerst zu viele Funktionen angesehen, aber letztlich haben wir uns nur auf das konzentriert, was notwendig ist.“ Heute sind die grundlegende Logik des Tools sowie seine visuellen und strukturellen Bestandteile die Basis, die Projekte benötigen, um effektiv zu funktionieren.
„Wir nutzen es täglich, vor allem für unsere täglichen Produktionsbesprechungen. Jeden Tag öffnen wir die Gantt-Ansicht und prüfen einfach jede Abteilung: Wo stehen wir gerade und wo müssen wir Probleme beheben.“Ein großer Teil der Arbeit des Teams besteht darin, die Eingaben verschiedener Abteilungen zu koordinieren und die Phasen zu verfolgen, während sie sich weiterentwickeln. Daher sind Meilensteine und Deadlines unverzichtbar geworden, um den Überblick zu behalten, das Risiko von Verzögerungen zu reduzieren und klar zu erkennen, was als Nächstes ansteht.
Genauso bei Benachrichtigungen: Pop-ups halten das Team auf Kurs und machen verpasste Deadlines unwahrscheinlicher. Diese kleinen Hinweise tragen wesentlich dazu bei, das Risiko von Verzögerungen zu verringern und den Projektfluss planmäßig zu halten.
