Airworks Inflatables: holde flerdelings kreativ produksjon i gang med GanttPRO
«Koordineringen mellom avdelingene er avgjørende, og det er der GanttPRO kommer inn for oss.»
En historie om et kreativt produksjonsselskap som håndterer prosjekter på tvers av flere avdelinger i produksjonssykluser på flere uker.
Bedriftsoversikt
Selskap: Airworks Inflatables
Roller intervjuet: Angelo Lamme, daglig leder for drift; Kaho To, senior syleder fra Airworks Sewing Studio
Prosjekttyper: flere avdelinger, på tvers av team, prosjekter knyttet til offentlige arrangementer
Eksternt press: presset knyttet til kapasitetsplanlegging, stramme frister og forventninger fra både kunder og et stort publikum
Verktøyhistorikk: Excel-regneark, Trello
Problemer som ble antydet: begrenset synlighet på tvers av team og koordineringsutfordringer i tidligere verktøy
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Airworks Inflatables er et produksjonsselskap med et spesielt fokus på å designe og skape tilpassede luftskulpturer for store musikkfestivaler, kjente artister og popstjerner. Hvert prosjekt er et komplekst system som kan vare opptil 6 uker, består av flere stadier og involverer rundt 40–50 personer. Den største kompleksiteten ligger i antallet avdelinger, noe som øker utfordringene knyttet til koordinering.
«Vi har flere prosjekter i gang samtidig for ulike kunder, og hvert prosjekt går gjennom ulike faser. Det kan være at et prosjekt befinner seg i designavdelingen, i planleggings- eller syfasene. Koordineringen mellom avdelingene er avgjørende, og det er der GanttPro kommer inn for oss.»
Vi brukte mye Trello på forhånd, prøvde ulike plattformer for Gantt-diagrammer, men GanttPRO var den som vi ble værende med
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Løsning
Som mange team bruker Airworks GanttPRO daglig for å forutsi arbeidsflyt og finne flaskehalser i kapasitet. «Det handler også om forutsigelse: vi ser alltid på kapasiteten vi har tilgjengelig for kommende prosjekter som skal gå videre til neste fase. Det er altså et fremtidsrettet element som hjelper oss å planlegge riktig kapasitet i ulike arbeidsflyter.»
Etter hvert kom teamet til at de trengte å snevre inn fokuset i stedet for å prøve å implementere alle funksjonene GanttPRO tilbyr: «Vi så på for mange funksjoner i starten, men etter hvert fokuserte vi bare på det som var nødvendig.» Akkurat nå er den overordnede logikken i verktøyet, samt dets visuelle og strukturelle deler, det grunnlaget prosjektene trenger for å fungere effektivt.
«Vi bruker det daglig, og spesielt til våre daglige produksjonsmøter. Hver dag åpner vi Gantt-visningen og sjekker bare hvert enkelt avdeling: hvor vi er akkurat nå, og hvor vi må feilsøke.»En stor del av teamets arbeid handler om å koordinere innspill fra ulike avdelinger og å følge med på stadiene mens de beveger seg fremover. Dermed har milepæler og frister blitt uunnværlige for å opprettholde oversikt, redusere risikoen for forsinkelser og se tydelig hva som kommer neste gang.
Det samme gjelder for varsler: Pop-ups holder teamet på linje og gjør det mindre sannsynlig å gå glipp av frister. Disse små varslene spiller en viktig rolle i å redusere risikoen for forsinkelser og holde prosjektflyten på sporet.
