Airworks Inflatables : maintenir la production créative multi-départements en mouvement avec GanttPRO
« La coordination entre les départements est essentielle, et c’est là que GanttPRO s’est imposé pour nous. »
L’histoire d’une société de production créative qui gère des projets multi-départements sur des cycles de production de plusieurs semaines.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : Airworks Inflatables
Rôles interrogés : Angelo Lamme, directeur général des opérations ; Kaho To, responsable senior de la couture au Airworks Sewing Studio
Types de projets : multi-départements, trans-équipes, projets liés à des événements publics
Pressions externes : contraintes liées à la planification des capacités, délais serrés et attentes côté client ainsi que celles d’un public de grande envergure
Historique de l’outil : tableurs Excel, Trello
Problèmes évoqués : visibilité limitée entre les équipes et difficultés de coordination dans les outils précédents
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Airworks Inflatables est une société de production qui se spécialise dans la conception et la création de sculptures d’air sur mesure pour de grands festivals de musique, des artistes célèbres et des stars de la pop. Chaque projet est un système complexe, mené sur une durée pouvant aller jusqu’à 6 semaines, et composé de plusieurs étapes, avec l’implication d’environ 40 à 50 personnes. La complexité principale tient au nombre de départements, ce qui accroît les défis de coordination.
« Nous avons plusieurs projets en cours en même temps pour différents clients, et chacun suit des phases distinctes. Il se peut qu’un projet soit au département conception, aux étapes de traçage ou de couture. La coordination entre les départements est essentielle, et c’est précisément là que GanttPro intervient pour nous. »
Nous avons beaucoup utilisé Trello auparavant, testé différentes plateformes de diagramme de Gantt, mais c’est GanttPRO qui a retenu notre attention
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Solution
Comme de nombreuses équipes, Airworks utilise GanttPRO au quotidien pour anticiper le flux de travail et repérer les goulets d’étranglement de capacité. « Il s’agit aussi de prévision : nous évaluons toujours la capacité dont nous disposons pour les projets à venir afin qu’ils passent à la prochaine étape. C’est donc un élément tourné vers l’avenir qui nous aide à planifier la bonne capacité dans des workflows variés. »
Avec le temps, l’équipe a conclu qu’elle devait resserrer son objectif au lieu d’essayer de mettre en œuvre toutes les fonctionnalités offertes par GanttPRO : « Nous avons d’abord envisagé trop de fonctionnalités, mais nous nous sommes finalement concentrés uniquement sur ce qui était nécessaire. » Aujourd’hui, la logique globale de l’outil, ainsi que ses parties visuelles et structurelles, constituent l’essentiel dont les projets ont besoin pour fonctionner efficacement.
« Nous l’utilisons tous les jours, et surtout lors de nos réunions de production quotidiennes. Chaque jour, nous ouvrons l’affichage Gantt et nous vérifions simplement chaque département : où nous en sommes à ce moment précis et où nous devons intervenir pour résoudre des problèmes. »Une grande partie du travail de l’équipe consiste à coordonner les retours de différents services et à suivre l’avancement des étapes au fil de leur progression. En conséquence, les jalons et les délais sont devenus indispensables pour maintenir la visibilité, réduire le risque de retard et voir clairement ce qui arrive ensuite.
C’est aussi le cas des notifications : les pop-ups maintiennent l’équipe alignée et rendent les délais manqués moins probables. Ces alertes discrètes jouent un rôle important pour réduire le risque de retard et garder le projet sur la bonne trajectoire.
