Airworks Inflatables: duy trì sản xuất sáng tạo đa bộ phận với GanttPRO
“Sự phối hợp giữa các bộ phận là vô cùng quan trọng và chính tại thời điểm đó, GanttPRO đã trở thành một phần trong quy trình của chúng tôi.”
Câu chuyện về một công ty sản xuất sáng tạo quản lý các dự án đa bộ phận trong chu kỳ sản xuất kéo dài nhiều tuần.
Tổng quan về công ty
Công ty: Airworks Inflatables
Chức danh được phỏng vấn: Angelo Lamme, giám đốc điều hành phụ trách vận hành; Kaho To, trưởng nhóm may cấp cao từ Airworks Sewing Studio
Loại dự án: đa phòng ban, xuyên nhóm, các dự án liên quan đến sự kiện công cộng
Áp lực bên ngoài: áp lực phải lập kế hoạch năng lực, thời hạn gấp và kỳ vọng từ phía khách hàng cũng như từ lượng khán giả quy mô lớn
Lịch sử công cụ: bảng tính Excel, Trello
Các vấn đề được gợi ý: tầm nhìn hạn chế giữa các nhóm và những khó khăn về phối hợp trong các công cụ trước đó
Tóm tắt
Bối cảnh công ty
Công ty của bạn tập trung vào điều gì?
Airworks Inflatables là một công ty sản xuất với trọng tâm đặc biệt là thiết kế và tạo các tác phẩm điêu khắc khí (điêu khắc bơm hơi) tùy chỉnh cho các lễ hội âm nhạc lớn, các nghệ sĩ nổi tiếng và ngôi sao nhạc pop. Mỗi dự án là một hệ thống phức tạp, kéo dài tối đa 6 tuần, gồm nhiều giai đoạn và có sự tham gia của khoảng 40–50 người. Mức độ phức tạp chính nằm ở số lượng phòng ban, điều này làm tăng các thách thức về phối hợp.
“Chúng tôi triển khai nhiều dự án cùng lúc cho các khách hàng khác nhau và mỗi dự án lại đi qua các giai đoạn khác nhau. Có thể một dự án đang ở bộ phận thiết kế, giai đoạn phác thảo hoặc giai đoạn may. Sự phối hợp giữa các phòng ban là yếu tố then chốt và với chúng tôi, GanttPro chính là công cụ giúp giải quyết vấn đề đó.”
Trước đó chúng tôi đã dùng rất nhiều Trello, thử nhiều nền tảng biểu đồ Gantt khác nhau, nhưng GanttPRO là nền tảng khiến chúng tôi quyết định gắn bó.
Cuộc đấu tranh
Cách tiếp cận của bạn trông như thế nào trước GanttPRO?
Giải pháp
Như nhiều đội nhóm khác, Airworks sử dụng GanttPRO hằng ngày để dự đoán luồng công việc và xác định các điểm nghẽn về năng lực. “Việc này cũng nằm ở khía cạnh dự đoán: chúng tôi luôn xem xét năng lực hiện có để các dự án sắp tới có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Vì vậy, đây là một yếu tố hướng tới tương lai, giúp chúng tôi lên lịch đúng năng lực trong nhiều luồng công việc khác nhau.”
Theo thời gian, đội nhóm đi đến kết luận rằng họ cần thu hẹp trọng tâm thay vì cố gắng triển khai tất cả các tính năng mà GanttPRO cung cấp: “Ban đầu chúng tôi xem quá nhiều tính năng, nhưng cuối cùng chúng tôi chỉ tập trung vào những gì thật sự cần thiết.” Hiện tại, logic tổng thể của công cụ cùng với các phần trực quan và cấu trúc chính là nền tảng mà dự án cần để vận hành hiệu quả.
“Chúng tôi dùng mỗi ngày, đặc biệt là trong các cuộc họp sản xuất hằng ngày. Mỗi ngày chúng tôi mở chế độ xem Gantt và chỉ cần kiểm tra từng bộ phận: hiện tại chúng tôi đang ở đâu và chỗ nào cần xử lý sự cố.”Một phần lớn công việc của nhóm liên quan đến việc phối hợp đầu vào từ nhiều phòng ban khác nhau và theo dõi các giai đoạn khi chúng tiến triển. Vì vậy, mốc quan trọng và thời hạn đã trở thành yếu tố không thể thiếu để duy trì khả năng quan sát, giảm rủi ro trễ tiến độ và nhìn rõ điều gì sẽ đến tiếp theo.
Điều tương tự cũng đúng với thông báo: các cửa sổ bật lên giúp cả nhóm đồng bộ và làm giảm khả năng bỏ lỡ thời hạn. Những cảnh báo nhỏ này đóng vai trò quan trọng trong việc giảm rủi ro trễ tiến độ và giữ cho luồng dự án diễn ra đúng kế hoạch.
