Airworks Inflatables: hålla den kreativa produktionen i flera avdelningar igång med GanttPRO
“Samspelet mellan avdelningarna är avgörande och det är där GanttPRO kommer in för oss.”
En berättelse om ett kreativt produktionsbolag som hanterar projekt i flera avdelningar i produktionscykler som varar i flera veckor.
Företagsöversikt
Företag: Airworks Inflatables
Intervjuade roller: Angelo Lamme, general manager Operations; Kaho To, senior sömnadsledare från Airworks Sewing Studio
Projekttyper: flera avdelningar, tvärfunktionella team, projekt kopplade till offentliga evenemang
Externt tryck: pressen att planera kapaciteten, snäva tidsfrister samt förväntningar från både kunder och en stor, bred målgrupp
Verktygshistorik: Excel-kalkylblad, Trello
Problem som antyddes: begränsad insyn mellan team och samordningsutmaningar i tidigare verktyg
Sammanfattning
Företagsbakgrund
Vad fokuserar ditt företag på?
Airworks Inflatables är ett produktionsbolag med särskilt fokus på att designa och skapa anpassade luftskulpturer för stora musikfestivaler, kända artister och popstjärnor. Varje projekt är ett komplext system som pågår i upp till 6 veckor, består av flera etapper och involverar cirka 40–50 personer. Den största komplexiteten ligger i antalet avdelningar, vilket gör samordningsutmaningarna större.
”Vi har flera projekt igång samtidigt för olika kunder och varje projekt går igenom olika faser. Det kan vara att ett projekt befinner sig i designavdelningen, i planerings- eller sömnadsfasen. Koordineringen mellan avdelningarna är avgörande, och det är där GanttPro kommer in för oss.”
Vi använde mycket Trello i förväg och testade olika plattformar för Gantt-diagram, men GanttPRO var det som vi fastnade för.
Kamp
Hur såg din strategi ut innan GanttPRO?
Lösning
Som många andra team använder Airworks GanttPRO dagligen för att förutse arbetsflöden och hitta kapacitetsflaskhalsar. ”Det handlar också om förutsägelser: vi tittar alltid på den kapacitet vi har tillgänglig för kommande projekt som ska gå vidare till nästa steg. Det är alltså ett framåtblickande inslag som hjälper oss att planera rätt kapacitet i de olika arbetsflödena.”
Med tiden kom teamet fram till att de behövde snäva in sitt fokus i stället för att försöka implementera alla funktioner som GanttPRO erbjuder: ”Vi tittade på för många funktioner i början, men till slut fokuserade vi bara på det som var nödvändigt.” Just nu utgör verktygets övergripande logik och dess visuella och strukturella delar grunderna som projekten behöver för att fungera effektivt.
”Vi använder det dagligen och särskilt under våra dagliga produktionsmöten. Varje dag öppnar vi Gantt-vyn och kollar bara varje avdelning: var vi befinner oss just nu och var vi behöver felsöka.”En stor del av teamets arbete handlar om att samordna input från olika avdelningar och följa upp vilka skeden som rör sig framåt. Därför har milstolpar och deadlines blivit oumbärliga för att behålla överblicken, minska risken för förseningar och tydligt se vad som kommer härnäst.
Detsamma gäller för aviseringar: popup-fönster håller teamet synkat och gör missade deadlines mindre sannolika. De här små varningarna har stor betydelse för att minska risken för förseningar och hålla projektets flöde på rätt spår.
