Airworks Inflatables: mantener la producción creativa con varios departamentos en marcha con GanttPRO
“La coordinación entre los departamentos es fundamental, y es ahí donde GanttPRO entra en juego para nosotros.”
Una historia sobre una productora creativa que gestiona proyectos de varios departamentos en ciclos de producción de varias semanas.
Descripción de la empresa
Empresa: Airworks Inflatables
Roles entrevistados: Angelo Lamme, gerente general de Operaciones; Kaho To, líder sénior de costura de Airworks Sewing Studio
Tipos de proyecto: proyectos multiárea, entre equipos, eventos públicos relacionados
Presiones externas: presión para planificar la capacidad, plazos ajustados y expectativas de clientes y de una audiencia amplia a gran escala
Historial de la herramienta: hojas de cálculo de Excel, Trello
Problemas detectados: poca visibilidad entre equipos y desafíos de coordinación en herramientas anteriores
Resumen
Contexto de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
Airworks Inflatables es una empresa de producción con un enfoque especial en el diseño y la creación de esculturas de aire personalizadas para grandes festivales musicales, artistas reconocidos y estrellas del pop. Cada proyecto es un sistema complejo que funciona durante hasta 6 semanas, consta de varias etapas e involucra a unas 40–50 personas. La principal complejidad radica en la cantidad de departamentos, lo que incrementa los retos de coordinación.
“Tenemos varios proyectos en marcha al mismo tiempo para distintos clientes y cada uno pasa por fases diferentes. Puede que un proyecto esté en el departamento de diseño, en las fases de planificación o de costura. La coordinación entre los departamentos es crucial y ahí es donde GanttPro entra en juego para nosotros.”
Antes utilizábamos mucho Trello, probamos distintas plataformas de diagramas de Gantt, pero GanttPRO fue la que nos acabó encajando
Desafíos
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
Solución
Como muchas empresas, Airworks usa GanttPRO a diario para predecir el flujo de trabajo y detectar cuellos de botella de capacidad. «También se trata de la predicción: siempre observamos la capacidad disponible para que los próximos proyectos pasen a la siguiente etapa. Así que es un elemento orientado al futuro que nos ayuda a programar la capacidad adecuada en flujos de trabajo diversos».
Con el tiempo, el equipo llegó a la conclusión de que necesitaba acotar el enfoque en lugar de intentar implementar todas las funciones que ofrece GanttPRO: «Al principio mirábamos demasiadas funciones, pero con el tiempo nos centramos solo en lo necesario». En este momento, la lógica general de la herramienta y sus partes visuales y estructurales son los fundamentos que los proyectos necesitan para funcionar con eficacia.
«Lo usamos a diario y, especialmente, en nuestras reuniones diarias de producción. Cada día abrimos la vista de Gantt y simplemente revisamos cada departamento: en qué punto estamos ahora y dónde hay que solucionar problemas».Una gran parte del trabajo del equipo consiste en coordinar la información procedente de distintos departamentos y seguir las etapas a medida que avanzan. Como resultado, los hitos y las fechas límite se han vuelto indispensables para mantener la visibilidad, reducir el riesgo de retrasos y ver con claridad qué viene después.
Lo mismo ocurre con las notificaciones: los pop-ups mantienen al equipo alineado y hacen que sea menos probable que se retrasen las fechas límite. Estos pequeños avisos desempeñan un papel importante para reducir el riesgo de demoras y mantener el flujo del proyecto en el rumbo previsto.
