Airworks Inflatables: mantenere attiva la produzione creativa multi-reparto con GanttPRO
“La coordinazione tra i reparti è fondamentale ed è lì che, per noi, entra in gioco GanttPRO.”
Una storia su una società di produzione creativa che gestisce progetti multi-dipartimento in cicli di produzione di diverse settimane.
Panoramica dell'azienda
Azienda: Airworks Inflatables
Ruoli intervistati: Angelo Lamme, general manager Operations; Kaho To, senior responsabile della sartoria presso Airworks Sewing Studio
Tipi di progetto: multi-dipartimento, tra team, progetti collegati a eventi pubblici
Pressioni esterne: la pressione per pianificare la capacità, scadenze ravvicinate e aspettative dei clienti e di un pubblico su larga scala
Storia dello strumento: fogli di calcolo Excel, Trello
Problemi emersi: scarsa visibilità tra i team e difficoltà di coordinamento negli strumenti precedenti
Riepilogo
Contesto aziendale
Su cosa si concentra la Sua azienda?
Airworks Inflatables è un’azienda di produzione con un’attenzione particolare alla progettazione e alla creazione di sculture d’aria personalizzate per grandi festival musicali, artisti famosi e star della musica pop. Ogni progetto è un sistema complesso, con una durata fino a 6 settimane, composto da più fasi e che coinvolge circa 40–50 persone. La complessità principale deriva dal numero di reparti, che aumenta le difficoltà di coordinamento.
“Abbiamo più progetti attivi contemporaneamente per clienti diversi e ognuno attraversa fasi differenti. Può accadere che un progetto sia nel reparto di progettazione, nelle fasi di tracciatura o di cucitura. Il coordinamento tra i reparti è fondamentale e, per noi, è proprio qui che entra in gioco GanttPro.”
Abbiamo usato molto Trello in precedenza, abbiamo provato diverse piattaforme per diagrammi di Gantt, ma GanttPRO è stata quella a cui siamo rimasti.
Difficoltà
Com'era il Suo approccio prima di GanttPRO?
Soluzione
Come molte altre aziende, Airworks usa GanttPRO ogni giorno per prevedere l’andamento dei flussi di lavoro e individuare i colli di bottiglia di capacità. “È anche una questione di previsione: guardiamo sempre la capacità che abbiamo disponibile per i progetti futuri quando passano alla fase successiva. È quindi un elemento orientato al futuro che ci aiuta a pianificare la capacità giusta nei diversi workflow.”
Col tempo, il team è giunto alla conclusione che aveva bisogno di restringere il focus invece di provare a implementare tutte le funzioni offerte da GanttPRO: “All’inizio guardavamo troppe funzionalità, ma alla fine ci siamo concentrati solo su ciò che era necessario.” Oggi la logica complessiva dello strumento, insieme alle sue parti visive e strutturali, è ciò che i progetti devono avere per funzionare in modo efficace.
“Noi lo usiamo ogni giorno e soprattutto per le nostre riunioni di produzione quotidiane. Ogni giorno apriamo la vista Gantt e controlliamo semplicemente ogni reparto, dove siamo al momento e dove dobbiamo intervenire per risolvere eventuali problemi.”Gran parte del lavoro del team consiste nel coordinare gli input provenienti da reparti diversi e nel monitorare le fasi mentre avanzano. Di conseguenza, milestone e scadenze sono diventati indispensabili per mantenere la visibilità, ridurre il rischio di ritardi e capire con chiarezza cosa succede dopo.
Lo stesso vale per le notifiche: le finestre pop-up tengono il team allineato e rendono meno probabili le scadenze mancate. Questi piccoli avvisi svolgono un ruolo importante nel ridurre il rischio di ritardi e nel mantenere il flusso del progetto sulla rotta giusta.
