Airworks Inflatables: mantenere attiva la produzione creativa multi-reparto con GanttPRO
“La coordinazione tra i reparti è fondamentale ed è lì che, per noi, entra in gioco GanttPRO.”
Una storia su una società di produzione creativa che gestisce progetti multi-dipartimento in cicli di produzione di diverse settimane.
Panoramica dell'azienda
Azienda: Airworks Inflatables
Ruoli intervistati: Angelo Lamme, general manager Operations; Kaho To, senior responsabile della sartoria presso Airworks Sewing Studio
Tipi di progetto: multi-dipartimento, tra team, progetti collegati a eventi pubblici
Pressioni esterne: la pressione per pianificare la capacità, scadenze ravvicinate e aspettative dei clienti e di un pubblico su larga scala
Storia dello strumento: fogli di calcolo Excel, Trello
Problemi emersi: scarsa visibilità tra i team e difficoltà di coordinamento negli strumenti precedenti
Riepilogo
Contesto aziendale
Su cosa si concentra la Sua azienda?
Airworks Inflatables è un’azienda di produzione con un’attenzione particolare alla progettazione e alla creazione di sculture d’aria personalizzate per grandi festival musicali, artisti famosi e star della musica pop. Ogni progetto è un sistema complesso, con una durata fino a 6 settimane, composto da più fasi e che coinvolge circa 40–50 persone. La complessità principale deriva dal numero di reparti, che aumenta le difficoltà di coordinamento.
“Abbiamo più progetti attivi contemporaneamente per clienti diversi e ognuno attraversa fasi differenti. Può accadere che un progetto sia nel reparto di progettazione, nelle fasi di tracciatura o di cucitura. Il coordinamento tra i reparti è fondamentale e, per noi, è proprio qui che entra in gioco GanttPro.”
Abbiamo usato molto Trello in precedenza, abbiamo provato diverse piattaforme per diagrammi di Gantt, ma GanttPRO è stata quella con cui siamo rimasti
Difficoltà
Com'era il Suo approccio prima di GanttPRO?
Soluzione
Come molte altre aziende, Airworks usa GanttPRO ogni giorno per prevedere l’andamento dei flussi di lavoro e individuare i colli di bottiglia di capacità. “È anche una questione di previsione: guardiamo sempre la capacità che abbiamo disponibile per i progetti futuri quando passano alla fase successiva. È quindi un elemento orientato al futuro che ci aiuta a pianificare la capacità giusta nei diversi workflow.”
Col tempo, il team è giunto alla conclusione che aveva bisogno di restringere il focus invece di provare a implementare tutte le funzioni offerte da GanttPRO: “All’inizio guardavamo troppe funzionalità, ma alla fine ci siamo concentrati solo su ciò che era necessario.” Oggi la logica complessiva dello strumento, insieme alle sue parti visive e strutturali, è ciò che i progetti devono avere per funzionare in modo efficace.
“Noi lo usiamo ogni giorno e soprattutto per le nostre riunioni di produzione quotidiane. Ogni giorno apriamo la vista Gantt e controlliamo semplicemente ogni reparto, dove siamo al momento e dove dobbiamo intervenire per risolvere eventuali problemi.”Gran parte del lavoro del team consiste nel coordinare gli input provenienti da reparti diversi e nel monitorare le fasi mentre avanzano. Di conseguenza, milestone e scadenze sono diventati indispensabili per mantenere la visibilità, ridurre il rischio di ritardi e capire con chiarezza cosa succede dopo.
Lo stesso vale per le notifiche: le finestre pop-up tengono il team allineato e rendono meno probabili le scadenze mancate. Questi piccoli avvisi svolgono un ruolo importante nel ridurre il rischio di ritardi e nel mantenere il flusso del progetto sulla rotta giusta.
