DeNova: koordynowanie zaawansowanych projektów biotechnologicznych z udziałem wielu interesariuszy dzięki GanttPRO
„Kiedy dołączyłem do firmy, powiedziałem: ‘Chodźmy oszczędzić czas’. Przeprowadziłem badanie i jestem całkiem pewien, że GanttPRO działa najlepiej.”
Opowieść o tym, jak GanttPRO zapewnia koordynację i dostępność w złożonych projektach biotechnologicznych z udziałem wielu interesariuszy.
Przegląd firmy
Firma: DeNova
Role biorące udział w wywiadzie: Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering
Typy projektów: złożone projekty biotechnologicznych prac B+R
Czynniki zewnętrzne: udział wielu interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych
Historia narzędzia: Microsoft Project
Sugerowane problemy: braki w zakresie współpracy i doświadczenia użytkownika w poprzednich narzędziach
Podsumowanie
Tło firmy
Na czym koncentruje się Twoja firma?
DeNova to startup biotechnologiczny działający w obszarach żywienia pasz dla akwakultury oraz żywienia zwierząt. Firma kładzie duży nacisk na badania i rozwój, a w ciągu ostatnich dwóch lat skalowała swoją technologię opartą na laboratoriach, przenosząc ją do większego obiektu.
Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering, odpowiedzialny za rozwój tego rosnącego zaplecza komercyjnego, opowiedział, w jaki sposób GanttPRO jest zintegrowany z procesami planowania i realizacji oraz dlaczego stanowi tak ważną część codziennego działania w DeNova.
Kiedy dołączyłem do firmy, powiedziałem: „Zapiszmy czas”. Zrobiłem analizę i jestem dość pewny, że GanttPRO działa najlepiej.
Problem
Jak wyglądało twoje podejście przed GanttPRO?
Zachary odkrył GanttPRO jeszcze przed dołączeniem do DeNova, gdy zaczynał zajmować się większymi projektami jako project director. Minęło już prawie 5 lat, odkąd narzędzie stało się dla niego głównym sposobem prowadzenia prac związanych z koordynacją projektów.
Jak wspomina Zachary: „Szukaałem kompletnego, opartego na chmurze narzędzia do zarządzania projektami, które jest łatwo dostępne i daje się łatwo udostępniać. Faktycznie dość dokładnie prześwietliłem rynek i wtedy domyślną opcją wszystkich był Microsoft Project. Został wydany w wersji online i w momencie, gdy go wypróbowałem, od razu zauważyłem, że to rozwiązanie było bardzo niedopracowane: w ogóle nie było nawet zbliżone do pełnego zestawu funkcji oraz możliwości wersji desktopowej. Desktop był wprawdzie bardzo mocny, ale tak naprawdę nie był przeznaczony do współpracy opartej na chmurze. Szukałem dalej, trafiłem na Monday, Clickup i sporo innych narzędzi, ale spośród wszystkich GanttPRO okazał się najprostszy.”
Dla Zacharego GanttPRO było tak samo kompletne jak produkt Microsoft, a jednocześnie dostępne z każdego miejsca i możliwe do udostępniania wielu interesariuszom, co było niezwykle ważne. „Co mogę powiedzieć od razu: możliwość udostępniania jest znacznie potężniejsza niż w MS Project”.
„Kiedy dołączyłem do firmy, zespół również szukał oprogramowania do zarządzania projektami. Powiedziałem: oszczędźmy czas. Zrobiłem analizę i jestem dość pewny, że GanttPRO działa najlepiej”.
Rozwiązanie
Jedną z kluczowych cech procesu pracy w DeNova jest obecność wielu interesariuszy — zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych — takich jak firmy inżynieryjne, firmy konsultingowe i doradcy przemysłowi, którzy wszyscy potrzebują dostępu do śledzenia postępów projektu. I właśnie dlatego współpraca oraz raportowanie były dwoma głównymi priorytetami przy wyborze narzędzia.
„Zwykle interesariusze nie muszą wchodzić w szczegóły, tak jak również dyrektorzy. Chcą tylko kliknąć w link i zobaczyć pełny obraz wraz z najważniejszymi wyróżnieniami. Ważne jest też, aby udostępnianie nie było tylko przekazaniem migawki, ale najnowszej wersji, która aktualizuje się na żywo.”
„Nadawanie dostępu jest niezbędne i, moim zdaniem, powinno istnieć też rozwiązanie, które pozwala ograniczyć dostęp, ponieważ to nie jest dokument Word. Właściwie jest to sprzeczne z zarządzaniem projektami, żeby dawać ludziom dostęp bez ograniczeń, bo kończy się to chaosem w projekcie. Są piloci i są współpiloci w prowadzeniu projektu, tworzeniu i przypisywaniu zadań.”Chociaż współpraca przez link jest najczęściej używaną funkcją w zespole, czasami potrzebny jest też eksport. „Zawsze mam problem, kiedy próbuję wyeksportować coś jako pełną wizualizację z programu Microsoft. A sposób działania eksportu w GanttPRO jest naprawdę świetny. To może być PDF, JPEG, Excel — cokolwiek chcesz.”
Równie istotną funkcją, którą Zachary docenił, były zależności między elementami projektu: „Możliwości GanttPRO w tworzeniu zależności są bardzo potężne i elastyczne. Różne scenariusze, start lub koniec, opóźnienia (lag) albo zwłoki – tego typu rzeczy jest bardzo łatwo zarządzać i skonfigurować. Można by oczekiwać, że narzędzie do zarządzania projektami oparte na Gantcie będzie mieć to jako domyślną funkcję, ale o ile wiem, nie każdy to oferuje. Niektóre mogą wyglądać bardzo efektownie na pierwszy rzut oka, ale moim zdaniem GanttPROo jest dopracowany zarówno pod względem wyglądu, jak i działania. Pamiętam, że testowałem albo Monday, albo ClickUp. Tam nie jest to na tyle intuicyjne, jeśli chodzi o to, jak budują współzależności między zadaniami.”
Wpływ
Jak teraz wygląda twoja praca z GanttPRO?
Dziś GanttPRO służy jako główne narzędzie na każdym poziomie struktury: do codziennego planowania i aktualizacji między kierownikami, do szybkich kontroli statusu na wysokim poziomie dla interesariuszy i kierownictwa bez wchodzenia w zbyt wiele szczegółów oraz do raportowania dla małych zespołów przez liderów i naukowców w segmencie B+R. Reszta ma jedynie dostęp wizualny, aby sprawdzić bieżący status.
Gdy wszyscy widzą ten sam, aktualny na żywo obraz projektu w odpowiednim poziomie szczegółowości, koordynacja staje się szybsza i bardziej uporządkowana. Ma to szczególne znaczenie w środowisku DeNova, gdzie wielu interesariuszy potrzebuje widoczności bez zakłócania realizacji.