DeNova: koordinoida kehittyneitä bioteknologiaprojekteja useiden sidosryhmien kanssa GanttPRO:n avulla
”Kun liityin yritykseen, sanoin: ‘Säästetään aikaa.’ Tein tutkimuksen, ja olen melko varma siitä, että GanttPRO toimii parhaiten.”
Kertomus siitä, kuinka GanttPRO tuo yhteensovittamista ja saavutettavuutta monen sidosryhmän vaativiin bioteknologiaprojekteihin.
Yrityksen yleiskatsaus
Yritys: DeNova
Haastatellut roolit: Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering
Projektityypit: monimutkaiset bioteknologian TKI-projektit
Ulkopuoliset paineet: mukana useita sisäisiä ja ulkoisia sidosryhmiä
Työkalun historia: Microsoft Project
Esille nostetut ongelmat: puutteita yhteistyössä ja käyttäjäkokemuksessa aiemmissa työkaluissa
Yhteenveto
Yrityksen tausta
Mihin yrityksesi keskittyy?
DeNova on bioteknologia-alan startup, joka toimii aqua feed -ravitsemuksen ja eläinten ravitsemuksen parissa. Yrityksellä on vahva painotus tutkimukseen ja tuotekehitykseen, ja viimeisen kahden vuoden aikana se on skaalannut laboratoriopohjaisen teknologiansa suurempaan toimipisteeseen.
Zachary Sun, Senior Director of Projects & Engineering, joka vastaa kasvusta tällä kasvavalla kaupallisella laitoksella, kertoi miten GanttPRO on integroitu suunnittelu- ja toteutusprosesseihin ja miksi se on tärkeä osa DeNovan työskentelytapaa.
Kun liityin yritykseen, sanoin: ”Säästetään aikaa.” Tein tutkimuksen, ja olen melko varma, että GanttPRO toimii parhaiten.
Taistelu
Miltä lähestymistapasi näytti ennen GanttPRO:ta?
Zachary tutustui GanttPRO:hon jo ennen kuin hän liittyi DeNovaan, kun hän oli ryhtymässä isompien projektien pariin projektijohtajana. Nyt työkalun käyttöönotosta on kulunut lähes 5 vuotta, ja siitä on tullut hänen pääasiallinen tapansa tehdä projektien koordinointiin liittyvää työtä.
Kuten Zachary muistelee: “Selvitin, etsin tasapainoista ja pilvipohjaista projektinhallintatyökalua, joka on helposti saatavilla ja jonka voi jakaa vaivattomasti. Olen itse asiassa tehnyt melkoisesti tutkimusta markkinoista, ja tuolloin kaikkien oletusvalinta oli Microsoft Project. Se julkaistiin verkkoversiona, ja heti kun kokeilin sitä, huomasin sen olevan todella puutteellinen: se ei ollut lainkaan lähellä työpöytäversion täyttä ominaisuus- ja toiminnallisuuskokonaisuutta. Vaikka työpöytäversio oli tehokas, se ei ollut käytännössä tarkoitettu pilvipohjaiseen yhteistyöhön. Jatkoinkin etsimistä, löysin Mondayn, Clickupin ja useita muita, mutta kaikista niistä GanttPRO oli kaikkein suoraviivaisin.”
Zacharyn mielestä GanttPRO oli yhtä kattava kuin Microsoftin tuote, mutta se oli saatavilla kaikkialta ja jaettavissa useille sidosryhmille, mikä oli äärimmäisen tärkeää. “Se, mitä voin sanoa heti päästäni, on että jakamismahdollisuutesi ovat paljon tehokkaammat kuin MS Projectissä.”
“Kun liityin yritykseen, tiimi etsi myös projektinhallintaohjelmistoa. Ja sanoin: säästetään aikaa. Tein tutkimuksen, ja olen melko varma, että GanttPRO toimii parhaiten.”
Ratkaisu
Yksi DeNovan työskentelytavan keskeisistä erityispiirteistä on, että mukana on useita sisäisiä ja ulkoisia sidosryhmiä, kuten insinööritoimistoja, konsulttiyrityksiä ja teollisia asiantuntijoita, jotka kaikki tarvitsevat pääsyn projektin seurantaa varten. Ja juuri siksi yhteistyö ja raportointi olivat kaksi tärkeintä prioriteettia työkalua valittaessa.
“Sidosryhmien ei yleensä tarvitse mennä kovin yksityiskohtaiseksi, samoin kuin johdon. He haluavat vain klikata linkkiä ja nähdä koko kuvan yhdessä olennaisten kohokohtien kanssa. On myös tärkeää, että jakaminen ei tarjoa vain kuvakaappausta, vaan viimeisimmän version, joka muuttuu reaaliajassa.”
“Pääsyn antaminen on olennaista, ja mielestäni sen pitäisi olla mahdollista rajata, koska tämä ei ole Word-dokumentti. Itse asiassa projektinhallinnan kannalta on väärin antaa ihmisille pääsyä vapaasti, koska se sotkee lopulta projektin. Projektissa on pilotteja ja co-pilotteja projektinhallinnassa, luomisessa ja tehtävien määrittämisessä.”Vaikka yhteistyö linkin kautta on tiimin eniten käyttämä ominaisuus, joskus tarvitaan myös export. “Joka kerta kun yritän viedä jotain Microsoftista ulos täydellisenä visuaalisena, jään aina miettimään. Ja se, miten GanttPRO:n export toimii, on todella hienoa. Se voi olla PDF, JPEG, Excel — mitä ikinä haluat.”
Myös riippuvuudet projektin elementtien välillä olivat Zacharyn mieleen jäänyt toinen merkittävä ominaisuus: “GanttPRO:n mahdollisuudet riippuvuuksien luomiseen ovat erittäin tehokkaita ja joustavia. Erilaiset skenaariot, aloitus tai lopetus, lagit tai viiveet – tämän tyyppiset asiat ovat hyvin helppoja hallita ja asettaa. Voisi odottaa, että Gantt-pohjaisessa projektinhallintatyökalussa tämä olisi oletusominaisuus, mutta tietääkseni kaikki eivät tarjoa sitä. Jotkin voivat näyttää pinnalta hyvin näyttäviltä, mutta mielestäni GanttPROo on riittävän viimeistelty sekä ulkoasun että toiminnallisuuden osalta. Muistan testanneeni joko Mondayä tai ClickUpia. Siellä ei vain ole yhtä intuitiivista, miten he rakentavat tehtävien väliset keskinäiset riippuvuudet.”
Vaikutus
Miltä työsi näyttää nyt GanttPRO:n kanssa?
Tänään GanttPRO toimii päätyökaluna rakenteen kaikilla tasoilla: päivittäiseen suunnitteluun ja päivityksiin lead managerien välillä, sidosryhmien ja johdon nopeisiin statustarkistuksiin korkealla tasolla ilman että mennään liian yksityiskohtiin sekä pienten tiimien raportointiin R&D-segmentissä leadien ja tutkijoiden tarpeisiin. Muilla on vain visuaalinen pääsy nykyisen tilanteen tarkistamiseen.
Kun kaikki näkevät saman live-näkymän projektista oikealla yksityiskohtaisuuden tasolla, yhteensovittaminen muuttuu nopeammaksi ja rakenteellisemmaksi. Tämä on erityisen tärkeää DeNovan toimintaympäristössä, jossa useiden sidosryhmien on saatava näkyvyys häiritsemättä toteutusta.